Versiopäivityksessä 8.6.2023 tuotu kokonaan uusi toiminto. Toiminto mahdollistaa toisen saman asiakkuuden yrityksen lukujen tuomisen yrityksen budjetille. Toimintoa on laajennettu 26.2.2024 osalla.
Tuotu ominaisuus on osa laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa esitelty ominaisuus on osa 1, joka keskittyy nimenomaan usean tietolähteen yhtäaikaisesta tuonnista Tuotavia osia on yhteensä 5 Toimintoon liittyy myös seuraavat ominaisuudet:
Tämä artikkeli koskettaa erityisesti asiakkaita, joilla on omassa asiakkuudessaan useampia yrityksiä kuin yksi. Toiminto on suunniteltu erityisesti konserniyrityksien tarpeisiin, mutta toimintoa voivat käyttää muutkin useamman yrityksen asiakkaat.
Tämän artikkelin ymmärtämisen edellytys on, että käyttäjä tietää, kuinka toteumaa voidaan tuoda budjetille pohjadataksi. Olemme kertoneet ominaisuudesta mm. artikkelissamme "Toteumadatan tuominen budjetille pohjatiedoksi".
Toiminnon mahdollisuudet
Toiminto mahdollistaa toisen yrityksen budjettilukujen tuomisen tietylle tilille, tiliryhmälle tai koko budjettinäkymään. Tämän lisäksi toimintoa voidaan käyttää myös toteumalukujen tuomiseen.
Kuva: tässä artikkelissa kuvattu ominaisuus löytyy budjetilta import budget or actuals -painikkeesta
Datan yhdistäminen
Import -toiminto yhdistää tulevan datan tilinumeron perusteella, joten edellytys on, että yrityksillä on samat tilit. Mikäli toiselta yritykseltä puuttuu jokin tili, ei tämän tilin lukuja tuoda, vaan tili ohitetaan.
Tuonti
Tuonti tehdään tiliryhmätasolta/tilitasolta tai koko budjettiin kerrallaan. Laajuus määrää sen, mitä kautta import balance työkaluihin mennään.
Kuva: yleiset myyntilit rivin perästä aukeaa rivityökalut. Työkaluista löytyy import balance -toiminto. Kyseinen tuonti tehtäisiin nyt ko. tiliryhmän kaikille tileille
Import balances -ikkunassa tehdään määrittelyt sen suhteen, että halutaanko budjetille tuoda toteumadataa (actuals) vai budjettidataa (budget) sekä se, miltä yritykseltä dataa halutaan tuoda.
Tuonnissa voidaan määritellä myös, että tuodaan jonkin tietyn dimension/dimensioiden data. Lisäksi aina tulee määritellä ajanjaksot mistä dataa tuodaan (from) ja minne ne budjetilla tuodaan (to).
Kuva: import balances -näkymä
Datasource kohtaan valitaan yritys keneltä lukuja tuodaan (Yritys 2). Oletuksena kentässä on aina se yritys, jossa ollaan. Valikosta löytyy kaikki muut asiakkuuden yritykset.
Yritys kentän perässä olevaan kenttään määritellän tuodaanko toteumaa vai budjettia. Oletuksena kentässä on toteumadata. Mikäli halutaan tuoda jonkin budjetin dataa, valitaan kenttään se budjetti, mistä lukuja halutaan tuoda. Listauksessa näkyy kaikki edeltävään kenttään valitun yrityksen budjetit (yritys 2).
Yritys kentän alla on valinnat liittyen dimensioihin. Single target tarkoittaa, että tuodaan jokin tietty dimensionarvo. Mikäli jälkimmäisessä kentässä ei ole mitään valintaa (kenttä on tyhjä), tuodaan kaikki dimensioimattomat/kohdistamattomat luvut. Finazillassa nämä esiintyvät tunnistella blank. Mikäli single target valinnan jälkeiseen kenttään valitaan jokin dimensionarvo, tuodaan vain sen luvut.
pelkkä single target tuo vain dimensioimattomat luvut (nk. blankit) ja yhdessä jonkin dimensiovalinnan kanssa tuodaan kyseisen dimension luvut. Multiple targets tuo kaikki luvut. Sillä kenelle luvut tuodaan, kaikki luvut näkyvät aina "blankilla".
Havainnollistavat esimerkit
Havainnollistamme asiaa muutamalla esimerkillä.
Esimerkki 1:
Asiakkuudessa on kaksi yritystä; yritys 1 ja yritys 2. Yritykset eivät muodosta konsernia. Kummallakin yrityksellä on olemassa budjetit Finazillassa. Yritys 2 haluaisi saada omaan budjettiinsa yrityksen 1 budjetoimat myynnit.
Myynnit voidaan tässä tapauksessa hakea tiliryhmätasoisesti, sillä näin saadaan kerralla haettua useamman tilin myynnit yritykseltä 1 yritykseen 2.
Ensimmäisenä mennään yrityksen 2 budjetille, minne myynnit halutaan tuoda. Budjetilla aukaistaan import balance -työkalu tiliryhmästä "yleiset myyntitilit". Datasource kohtaan valitaan yritys 1 ja sen perässä olevaan kenttään valitaan yrityksen 2 budjetti, missä myynnit on budjetoitu.
Yritykselle 2 halutaan tuoda kaikki yrityksen 1 myynnit, huolimatta siitä, onko niitä kohdistettu yrityksen 1 dimensioille vai ei. Näin ollen dimensio -valitsimiin valitaan "multiple targets" ja jälkimmäinen kenttä jätetään tyhjäksi.
Kummankin yrityksen luvut ovat vuodella 2023 ja luvut halutaan tuoda koko vuoden ajanjaksolle. Siksi from to to aikajaksot ovat 1-12/2023.
Kuva: tuodaan toisen yrityksen budjettilukuja siten, että kaikki luvut tuodaan huolimatta siitä, millä dimensioilla ne ovat (multiple targets)
Painamalla preview, voidaan esikatsella lukuja ja import tekee tuonnin. Yritys 2 saa nyt kaikki yrityksen 1 myynnit budjettiinsa. Yrityksellä 2 luvut ovat dimensioimattomia.
Esimerkki 2:
Yrityksellä 1 on budjetoitu myyntiä tilille 3000 ja 3004. Yrityksellä 2 ei ole olemassa tiliä 3004, mutta yrityksellä on olemassa tili 3000.
Yritykselle 2 tuodaan import -työkalulla yrityksen 1 budjetoidut myynnit koko tiliryhmään "yleiset myyntitilit". Tiliryhmään kuuluu mm. tilit 3000 sekä 3004. Yritykselle 2 tulee yrityksen 1 budjetoidut myynnit tililtä 3000 tilille 3000. Tili 3004 ohitetaan, sillä yrityksellä 2 ei ole kyseistä tiliä olemassa.
Esimerkki 3:
Yrityksellä 1 on toteumaa kausilla 1-2 yleisillä myyntitileillä oheisesti. Yritys 2 haluaa saada samat toteumat omat budjettiinsa kausille 5-6.
Kuva: yrityksen 1 toteumaa
Ensimmäisenä mennään yrityksen 2 budjetille ja aukaistaan import balance -työkalu tiliryhmästä "yleiset myyntitilit". Datasource kohtaan valitaan yritys 1 ja valinta "import actuals". Multiple targets kentällä kerrotaan, että kaikki myynnit halutaan tuoda.
Koska tuotava data on kausilla 1-2, valitaan from kohtaan kaudet 1-2. Yrityksen 2 budjetilla luvut halutaan kuitenkin tuoda kausille 5-6, jolloin to kentässä täytyy olla kaudet 5-6.
Kuva: toisen yrityksen kausien 1-2 toteumadatan tuominen kausille 5-6
Esimerkki 4:
Yrityksellä 1 on toteumaa kaudella 4. Toteuma on tilillä 3004. Toteumasta osa kohdistuu dimensionarvolle "Jyväskylä" ja loput muihin dimensionarvoihin. Myyntiä on myös dimensioimattomana.
Yritys 2 haluaa saada omaan budjettiinsa yrityksen 1 myynnit, jotka kohdistuvat dimensionarvolle "Jyväskylä".
Ensimmäisenä mennään yrityksen 2 budjetille ja aukaistaan import balance -työkalu tilistä 3004. Datasource kohtaan valitaan yritys 1 ja valinta "import actuals". Valitaan single targets sekä sen perässä olevaan kenttään dimensionarvo "Jyväskylä". Tällä valinnalla kerrotaan, että vain dimensioarvon "Jyväskylä" myynnit halutaan tuoda.
Kuva: yhdelle tilille tietyn dimensioarvon lukujen tuominen toteumasta
Myös kertoimella tuonnit (multiplier) sekä tasamääräiset muutokset (static addition) ovat mahdollisia