Artikkelimme "kirjaustositteiden tekeminen kirjanpidon ulkopuolella" kuvaa sitä, kuinka Finazillassa voidaan luoda tositteita. Tässä artikkelissa kuvaamme vaihtoehtoisen tavan luoda tositteita hyödyntämällä Exceliä.

Tositteen luominen lähtee liikkelle siitä, että Finazillassa navigoidaan valikkoon company ja sieltä kohtaan "vouchers". Valikossa painetaan painiketta "create new voucher" ja tämän jälkeen valitaan vaihtoehto "import voucherlines".

Kuva: import voucherlines mahdollistaa tositteiden luomisen excelistä

Tämän jälkeen käyttäjälle aukeaa ikkuna, mihin voidaan "copy pastettaa" halutut tositerivit kerralla.

Kuva: import voucherlines kenttään voidaan kopioida Excelistä tositteet. Samalla voidaan kopioida useita tositteita.

Excel, mistä tiedot tuodaan kopioimalla, voi olla hyvin monenlainen ja näköinen. Excelille ei sinällään ole tarkkaa muotovaadetta, eikä tietojen tarvitse olla Excelissä missään tietyssä järjestyksessä. Tietoja voidaan erikseen vielä määritellä, lisätä ja muokata.

Havainnollistamme asiaa tarkemmin muutamalla esimerkillä.

Tositteen tiedot ovat Excelissä oheisesti. Excel sisältää sekä myyntiä, että ostoa. Tiedostossa on kirjanpidon tili, summa sekä selite.

Kuva: excel -tiedoston data

Seuraavaksi Excelissä maalataan haluttu alue (eli kaikki rivit mitkä halutaan tuoda tositteelle) ja valitaan Ctrl + C. Tämän jälkeen navigoidaan Finazillaan ja mennään "voucher" näkymässä kohtaan create new voucher ja valitaan päivä mille tosite halutaan tehdä sekä kirjoitetaan tositteelle selite kohtaan "description". Seuraavaksi valitaan vaihtoehto "import voucherline". Tiedot liitetään tyhjään kenttään painikkeella Ctrl + V.

Kuva: näkymä kun Excelin data on kopioitu Finazillaan

Näkymässä voidaan määritellä, että mitä mikin Excelistä tuotava tieto on klikkaamalla näkymässä olevia otsikoita.

Kuva: Otsikoista voidaan määritellä kyseisen sarakkeen sisältämä tieto, mikäli se on väärin

Kun tiedot on tarkistettu ja määritelty halutusti, painike "generate voucher" luo tositteen esikatselun/manuaalisen syöttöikkunan. Tositetta voidaan vielä tässä kohdin täydentää tai muuttaa. Painamalla "create voucher" tosite luodaan ja tallennetaan.

Kuva: create voucher luo tositteen

Tositteen tiedot ovat Excelissä oheisesti. Excel sisältää sekä myyntiä, että ostoa. Tiedostossa on kirjanpidon tili, summa sekä selite. Tiedostossa oleva osto kohdistuu yrityksen dimension arvolle "hallinto" (sarake D).

Kuva: excel -tiedoston data

Seuraavaksi Excelissä maalataan haluttu alue (eli kaikki rivit mitkä halutaan tuoda tositteelle) ja valitaan Ctrl + C. Tämän jälkeen navigoidaan Finazillaan ja mennään "voucher" näkymässä kohtaan create new voucher ja valitaan päivä mille tosite halutaan tehdä sekä kirjoitetaan tositteelle selite kohtaan "description". Seuraavaksi valitaan vaihtoehto "import voucherline". Tiedot liitetään tyhjään kenttään painikkeella Ctrl + V.

Kuva: näkymä kun Excelin data on kopioitu Finazillaan

Näkymässä voidaan määritellä, että mitä mikin Excelistä tuotava tieto on klikkaamalla näkymässä olevia otsikoita. Erityisesti mikäli aineisto sisältää dimensioita, tulee määritellä mistä dimensiosta on kyse. Kyseisessä esimerkissä oleva "hallinto" on dimension "maa/alue" arvo, jolloin valikosta valitaan vaihtoehto "maa/alue".

Kuva: Otsikoista voidaan määritellä kyseisen sarakkeen sisältämä tieto, mikäli se on väärin

Kun tiedot on tarkistettu ja määritelty halutusti, painike "generate voucher" luo tositteen esikatselun/manuaalisen syöttöikkunan. Tositetta voidaan vielä tässä kohdin täydentää tai muuttaa. Painamalla "create voucher" tosite luodaan ja tallennetaan.

Kuva: create voucher luo tositteen

Tositteen tiedot ovat Excelissä oheisesti. Excel sisältää sekä myyntiä, että ostoa. Tiedostossa on kirjanpidon tili, summa sekä selite. Tiedostossa oleva myynti kohdistuu yrityksen dimension arvolle "kuukausisopimukset" (sarake D) ja osto kohdistuu yrityksen dimension arvolle "hallinto" (sarake E).

Huomaa, että koska tiedosto sisältää kahta eri dimensiota, tulee nämä laittaa Excelissä eri sarakkeisiin, jotta ne voidaan myöhemmässä vaiheessa määritellä omikseen.

Kuva: excel -tiedoston data

Seuraavaksi Excelissä maalataan haluttu alue (eli kaikki rivit mitkä halutaan tuoda tositteelle) ja valitaan Ctrl + C. Tämän jälkeen navigoidaan Finazillaan ja mennään "voucher" näkymässä kohtaan create new voucher ja valitaan päivä mille tosite halutaan tehdä sekä kirjoitetaan tositteelle selite kohtaan "description". Seuraavaksi valitaan vaihtoehto "import voucherline". Tiedot liitetään tyhjään kenttään painikkeella Ctrl + V.

Kuva: näkymä kun Excelin data on kopioitu Finazillaan

Näkymässä voidaan määritellä, että mitä mikin Excelistä tuotava tieto on klikkaamalla näkymässä olevia otsikoita. Erityisesti mikäli aineisto sisältää dimensioita, tulee määritellä mistä dimensiosta on kyse. Kyseisessä esimerkissä oleva "hallinto" on dimension "maa/alue" arvo, jolloin valikosta valitaan vaihtoehto "maa/alue". Vastaavasti taas dimensionarvo "kuukausisopimukset" on dimension "asiakasryhmä" arvo.

Kuva: Otsikoista voidaan määritellä kyseisen sarakkeen sisältämä tieto, mikäli se on väärin

Kun tiedot on tarkistettu ja määritelty halutusti, painike "generate voucher" luo tositteen esikatselun/manuaalisen syöttöikkunan. Tositetta voidaan vielä tässä kohdin täydentää tai muuttaa. Painamalla "create voucher" tosite luodaan ja tallennetaan.

Kuva: create voucher luo tositteen

Tositteen tiedot ovat Excelissä oheisesti. Excel sisältää sekä myyntiä, että ostoa. Tiedostossa on kirjanpidon tili, summa sekä selite. Tiedostossa oleva myynti kohdistuu yrityksen dimension arvolle "kuukausisopimukset" (sarake D) sekä dimension arvolle "hallinto" (sarake E). Kyseessä on nk. matriisidimensio.

Huomaa, että koska tiedosto sisältää kahta eri dimensiota, tulee nämä laittaa Excelissä eri sarakkeisiin, jotta ne voidaan myöhemmässä vaiheessa määritellä omikseen.

Kuva: excel -tiedoston data

Seuraavaksi Excelissä maalataan haluttu alue (eli kaikki rivit mitkä halutaan tuoda tositteelle) ja valitaan Ctrl + C. Tämän jälkeen navigoidaan Finazillaan ja mennään "voucher" näkymässä kohtaan create new voucher ja valitaan päivä mille tosite halutaan tehdä sekä kirjoitetaan tositteelle selite kohtaan "description". Seuraavaksi valitaan vaihtoehto "import voucherline". Tiedot liitetään tyhjään kenttään painikkeella Ctrl + V.

Kuva: näkymä kun Excelin data on kopioitu Finazillaan

Näkymässä voidaan määritellä, että mitä mikin Excelistä tuotava tieto on klikkaamalla näkymässä olevia otsikoita. Erityisesti mikäli aineisto sisältää dimensioita, tulee määritellä mistä dimensiosta on kyse. Kyseisessä esimerkissä oleva dimensionarvo "kuukausisopimukset" on dimension "asiakasryhmä" arvo. Vastaavasti taas

"hallinto" on dimension "maa/alue" arvo, jolloin valikosta valitaan vaihtoehto "maa/alue".

Kuva: Otsikoista voidaan määritellä kyseisen sarakkeen sisältämä tieto, mikäli se on väärin

Kun tiedot on tarkistettu ja määritelty halutusti, painike "generate voucher" luo tositteen esikatselun/manuaalisen syöttöikkunan. Matriisi kohdistuksen tiedot näkyvät nyt yhdessä kentässä kohdassa "dimensions". Tositetta voidaan vielä tässä kohdin täydentää tai muuttaa. Painamalla "create voucher" tosite luodaan ja tallennetaan.

Kuva: create voucher luo tositteen