외근이나 출장, 그리고 초과 근무 (연장, 휴일 근무 등) 를 미리 계획 후 근무를 등록해 사전에 관리자의 승인을 받는 형태로 근무를 관리하고 싶은 대표님과 관리자님들을 위해 준비한 가이드에요.
연장근로 사전승인 정책이란?
연장근로 사전신청제도란, 연장근로를 실시하고자 하는 근로자들에게 사전에 미리 연장근로 신청을 하고 승인을 얻도록 하는 제도입니다.
연장근로 사전승인 정책을 통해 근로자와 사용자 간의 합의를 문서화할 수 있는 방법입니다. 정책 운영 시 비용 및 관리 부담이 거의 없고, 초과근무시간을 예측하기 쉽다는 장점 때문에 최근 많은 기업에서 사전승인 절차를 통해 연장근로를 관리하고 있습니다.
연장근로 사전신청제도를 운영하고자 할 경우, 근로자들에게 사전에 승인받지 않은 연장근로는 허용되지 않는다는 사실을 충분히 안내·공지하여 근로자들의 자발적 연장근로가 발생하지 않도록 유의해야합니다. 이러한 사전승인 제도는 연장, 야간, 휴일, 외근까지 범위를 넓혀 적용할 수 있습니다.
"그럼 사전에 승인을 받지 않는 경우라면 연장 근무가 발생하였어도 추가로 수당을 지급하지 않아도 되나요?"
그렇지 않습니다!
고용노동부는 사전승인을 받지 않은 연장근로에 대해 연장근로수당을 지급하지 않아도 된다는 유권해석을 발표했으나, 판례는 다른 경우도 있었기 때문입니다. 판례는 현실적으로 연장근로를 신청할 수 없는 기업의 분위기를 고려하여, 이 경우에는 연장근로신청을 하지 않았더라도 실제 연장근로 시간에 대해 수당을 지급해야 한다고 판단하였습니다.
그러므로 연장근로 사전승인 제도를 원활하게 운영하기 위해서는 아래 내용을 확인 후, 고려해야합니다.
1) 사전승인을 받지 않더라도 업무 수행이 필요했다는 사실이 합리적으로 인정되면 연장근로수당을 지급해야 합니다.
2) 사업주의 묵시적인 지시가 있었다면 사전승인을 받지 않더라도 연장근로수당을 지급해야 합니다.
flex에서 사전 승인으로 초과 근무 관리하기
flex에서는 구성원이 워크플로우를 통해 결재 문서를 작성해 사전에 초과 근무 신청서를 작성하거나, 근무를 사전에 등록하여 초과 근무일 전에 사전 승인을 발생시킬 수 있습니다.
아래 상황은 기본적으로 구성원에게 본인의 근무를 편집할 수 있는, [근무 편집] 권한을 보유한 상황을 가정하고 있어요.
근무 기능을 통해 초과 근무 관리하기
정시 퇴근 설정 활용하기
[설정] → [근무 유형] → [정시 출퇴근 설정] → [출근 기록 시각을 반영한 정시 퇴근] 비활성화
[기본 퇴근 설정]에서 기본 퇴근 방식을 [정시 퇴근 시각으로 퇴근을 우선]으로 해두면, 구성원이 정시가 지난 시각에 퇴근할 때 기본적으로 구성원의 근무 유형 기준 정시로 기록을 남길 수 있어요.
단, 해당 설정을 구성원도 변경이 가능하기 때문에, 사전에 관련 내용을 가이드해주세요.
사전 등록한 연장근무가 있을 때 정시 퇴근 동작
구성원이 사전에 오전 9시 ~ 20시까지 근무를 등록하여, 18시~20시 2시간의 연장근무가 발생된 경우
당일 실시간으로 근무 시작을 누르면, 출근 시간의 정시 판단은 오전 9시, 퇴근 시간의 정시 판단은 20시로 해요. 이에 따라 오전 9시에 실제로 근무 시작을 누르고 근무를 진행하는 과정 중, 사전에 연장 근무를 등록한 시간보다 1시간 늦게 퇴근하여 21시에 근무 종료를 누른 경우 [정시]인 20시에 근무가 종료 및 등록돼요.
[추천] 실시간 기록 + 반영 OFF로 사전승인 정책 운영하기
근무 유형에 추가된 "실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영" 설정을 OFF로 하면,
사전승인 정책을 가장 깔끔하게 운영할 수 있어요.
이 방식이 적합한 회사
별도 신청·합의된 초과근무만 인정하는 회사
출퇴근 기록은 근태 확인용으로만 활용하고, 인정 근무는 사전 승인된 것만 반영하고 싶은 회사
설정 방법
[설정] → [근무 유형] → 해당 근무 유형 선택 → [실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영]을 OFF로 설정해주세요.
구성원이 실제 회사에 체류한 기록과 근무 시간으로 인정하는 기록이 달라질 수 있어요.
이로 인해 일부 연장 근무 시간은 보상되지 않을 수 있어요. 구성원과의 사전 합의가 필요하며, 이를 증명할 수 있는 수단이 없는 상태에서 반영 해제 시, 추후 위법의 소지가 될 수 있으므로 유의해 주세요.
[설정] → [근무 정책·승인] 에서 연장, 휴일, 야간, 과거 근무 수정 및 기본 근무 정책에 승인 및 사유 입력을 필수로 설정해주세요.
연장 / 휴일 / 야간 근무와 같은 초과 근무 발생 시 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
과거 근무 기록 수정이 발생될 경우 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
수정 가능 기한은 1일로 설정할 경우 [달력일 기준으로 1일이 지난] 근무를 수정할 때 승인이 발생돼요.
예) 24년 4월 11일 당일 날 확정된 근무 기록 수정 → 승인 미 발생.
24년 4월 11일, 4월 10일 전날 근무 기록 수정 → 승인 미 발생
24년 4월 11일, 4월 9일 전전날(달력일 기준 1일이 지남) 근무 기록 수정 → 승인 발생
근무 정책에 승인 설정을 할 경우, 당일 근무 기록 수정/등록 시 승인자에게 승인이 발생돼요.
[설정] → [근무 정책·승인] 에서 연장, 휴일, 야간, 과거 근무 수정 및 기본 근무 정책에 승인 및 사유 입력을 필수로 설정해주세요.
연장 / 휴일 / 야간 근무와 같은 초과 근무 발생 시 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
과거 근무 기록 수정이 발생될 경우 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
수정 가능 기한은 1일로 설정할 경우 [달력일 기준으로 1일이 지난] 근무를 수정할 때 승인이 발생돼요.
예) 24년 4월 11일 당일 날 확정된 근무 기록 수정 → 승인 미 발생.
24년 4월 11일, 4월 10일 전날 근무 기록 수정 → 승인 미 발생
24년 4월 11일, 4월 9일 전전날(달력일 기준 1일이 지남) 근무 기록 수정 → 승인 발생
근무 정책에 승인 설정을 할 경우, 당일 근무 기록 수정/등록 시 승인자에게 승인이 발생돼요.
이렇게 동작해요
홍길동은 4월 28일 연장 근무가 예정되어 있어 전날에 근무를 등록했어요. 이에 따라 초과근무(연장 근무) 승인이 발생되었어요.
구성원은 4월 28일 당일 오전 9시에 근무 시작 버튼을 눌러 근무를 시작했어요.
실시간 기록(얇은 줄) 시작 — 실제 출근 시각 기록을 확인할 수 있어요.
홍길동은 기존에 예정되어있던 19시 30분 보다 늦게 업무가 마무리 되어 실제로 20시 30분에 근무를 종료했어요.
확정 및 기록된 근무 그래프에 [실시간 기록만 추가] 되었고, 보상휴가 및 급여의 기준이 되는 인정 근무(굵은 막대)는 사전에 등록 및 승인된 근무가 그대로 유지된 것을 확인할 수 있어요.
💡 핵심: 구성원이 사전 승인 없이 늦게까지 일해도, 인정 근무에는 반영되지 않아요.
실시간 기록(얇은 줄)에는 실제 체류 시간이 남아 근태 참고용으로 활용할 수 있어요.
활용 예시
상황 | 인정 근무 | 실시간 기록 |
09~18시로 사전에 근무 등록 | 09~18시 유지 | 09~20시로 기록 |
09~20시 사전 근무 등록 및 승인 후, 실제 18시 퇴근 | 09~20시 유지 | 09~18시로 기록 |
사전 계획 없이 출퇴근만 기록 | 실제 출퇴근 기록 시간으로 반영 | 실시간 기록만 남음 |
실시간 기록 + 반영 ON으로 운영하는 경우
실시간으로 근무를 기록하고, 퇴근 시 실시간 기록을 인정 근무에 바로 반영하는 방식이에요.
연장, 휴일, 야간 근무는 사전에 승인을 받아야 하는 사업장 경우 아래와 같이 운영해볼 수 있어요.
⚠️ 주의: 반영 ON일 때, 사전에 등록한 근무 그래프가 있어도 퇴근 확정 시 실시간 기록으로 덮어써져요. 예를 들어 09:00~18:00으로 사전 등록했어도, 09:05에 출근 → 20:00에 퇴근 확정하면 인정 근무가 09:05~20:00(정책 조정 후)으로 변경돼요.
설정 방법
[설정] → [근무 유형] → 해당 근무 유형 선택 → [실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영]을 ON로 설정해주세요.
[설정] → [근무 정책·승인] 에서 연장, 휴일, 야간, 과거 근무 수정 및 기본 근무 정책에 승인 및 사유 입력을 필수로 설정해주세요.
연장 / 휴일 / 야간 근무와 같은 초과 근무 발생 시 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
과거 근무 기록 수정이 발생될 경우 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
수정 가능 기한은 1일로 설정할 경우 [달력일 기준으로 1일이 지난] 근무를 수정할 때 승인이 발생돼요.
예) 24년 4월 11일 당일 날 확정된 근무 기록 수정 → 승인 미 발생.
24년 4월 11일, 4월 10일 전날 근무 기록 수정 → 승인 미 발생
24년 4월 11일, 4월 9일 전전날(달력일 기준 1일이 지남) 근무 기록 수정 → 승인 발생
근무 정책에 승인 설정을 할 경우, 당일 근무 기록 수정/등록 시 승인자에게 승인이 발생돼요.
이렇게 동작해요
홍길동은 4월 29일 연장 근무가 예정되어 있어 전날에 근무를 등록했어요. 이에 따라 초과근무(연장 근무) 승인이 발생되었어요.
구성원은 4월 29일 당일 오전 9시에 근무 시작 버튼을 눌러 근무를 시작했어요.
실시간 기록(얇은 줄) 시작 — 실제 출근 시각 기록을 확인할 수 있어요.
홍길동은 기존에 예정되어있던 19시 30분 보다 늦게 업무가 마무리 되어 실제로 21시에 근무를 종료했어요.
실시간 근무 기록 기능을 통해 구성원이 근무를 종료하면 구성원이 pc나 모바일 앱에서 승인 요청 메세지를 필수로 남길 수 있어요.
근무 확정 화면 내 근무 미리보기에서 사전에 등록한 근무 그래프와 기록 후 근무 그래프를 확인할 수 있어요.
관리자는 승인 요청 화면에서 이전에 등록된 근무 그래프와, 기록 후 반영 예정인 근무 그래프를 확인할 수 있어요.
승인 시, 실시간 근무 기록으로 구성원이 등록한 오전 9시 ~ 21시 근무 기록이 인정 근무로 반영돼요.
반려 시, 실시간 근무 기록(오전 9시 ~ 21시)은 그대로 있고 인정 근무 그래프는 사전에 구성원이 등록한 오전 9시 ~ 19시 30분으로 반영돼요.
승인 시 구성원이 실제 타각한 시각으로 인정 근무 그래프도 반영되며, 일별 리포트 등에서도 실시간으로 퇴근한 기록을 기준으로만 확인이 가능하니 승인 전에 반드시 이전 근무 기록과 비교해주세요!
실시간 근무 기록을 이용하고 있지 않은 경우
실시간으로 근무를 기록하고 있지 않고, 구성원이 내 근무 시간 편집 권한을 통해 직접 근무를 등록하지만 연장, 휴일, 야간 근무는 사전에 승인을 받아야 하는 사업장 경우 아래와 같이 운영해볼 수 있습니다.
실시간 근무 기록을 이용하고 있지 않으며 워크플로우를 통해 초과 근로 신청서를 운영하고 싶은 경우
워크플로우를 통해 예시 이미지와 같이 우리 회사 운영 정책에 맞는 초과근로 신청서 양식을 만들어주세요.
이미지는 예시 이며, 초과근로 신청서 운영시 노무 상담 후 회사 내규에 맞는 양식을 만들어 운영해주세요!
좌측 메뉴 하단 [설정] → [근무 설정] → [연장, 휴일, 야간 근무] 시 승인 및 사유 입력을 필수로 작성하도록 설정해주세요.
연장 / 휴일 / 야간 근무와 같은 초과 근무 발생 시 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
과거 근무 기록 수정이 발생될 경우 관리자가 설정한 승인자에게 승인이 발생돼요.
수정 가능 기한은 1일로 설정할 경우 [달력일 기준으로 1일이 지난] 근무를 수정할 때 승인이 발생돼요.
예) 24년 4월 11일 당일 날 확정된 근무 기록 수정 → 승인 미 발생.
24년 4월 11일, 4월 10일 전날 근무 기록 수정 → 승인 미 발생
24년 4월 11일, 4월 9일 전전날(달력일 기준 1일이 지남) 근무 기록 수정 → 승인 발생
근무 정책에 승인 설정을 할 경우, 당일 근무 기록 수정/등록 시 승인자에게 승인이 발생돼요.
구성원이 pc나 모바일 앱에서 [근무] → [내 근무]에서 근무를 직접 입력, [승인 요청 메세지]를 남길 수 있어요.
근무 시간 편집 권한이 있는 경우에만 구성원이 아래와 같이 근무를 등록할 수 있어요.
좌측 [워크플로우] → [회사 문서함]에서 양식 필터와, 기간별 필터를 걸어 문서를 엑셀 파일로 내려 받은 뒤
좌측 메뉴 [근태관리]메뉴에서 기간별 또는 일별 근태기록을 내려받아 구성원의 실 근무 기록 시간과 결재문서 내 초과근무 일자와 시간을 비교해볼 수 있어요.
실시간 근무 기록을 이용하고 있지 않으며 구성원이 [내근무]에서 근무를 등록하는 방식으로 운영하고 싶은 경우
근무 편집 권한을 보유한 구성원은 근무 - 내근무에서 근무를 등록할 수 있어요.
연장 근무 승인 요청을 설정할 경우, 구성원은 사유를 남긴 뒤 승인 요청을 보낼 수 있어요.
FAQ
워크플로우로 근무를 사전 승인 받으면 근무가 자동으로 등록되나요?
워크플로우로 근무를 사전 승인 받으면 근무가 자동으로 등록되나요?
워크플로우로 외근, 출장, 원격 등의 근무 계획을 상신하고, 이를 승인 받았다고 해도 근무 기록으로 연동되는 것은 아니에요! 사전 승인을 받은 것이고, 실제 근무 등록은 구성원이 직접, 혹은 관리자 권한이 있는 구성원이 대신 등록하는 방식으로 진행해 주셔야 해요.
실제로 구성원 근무 혹은 홈피드 캘린더 등에서 조회하기 위해서는 근무를 꼭 등록해 주세요!
실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF로 설정했는데, 사전 계획 없이 출퇴근만 하면 어떻게 되나요?
실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF로 설정했는데, 사전 계획 없이 출퇴근만 하면 어떻게 되나요?
실시간 기록(얇은 줄)만 남고, 인정 근무(굵은 막대)는 생성되지 않아요. 인정 근무를 등록하려면 구성원이 직접 근무를 등록하거나 관리자가 등록해야 해요.
실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF 시 실시간 기록은 어디서 확인하나요?
실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF 시 실시간 기록은 어디서 확인하나요?
[근무] → [구성원 근무] 화면에서 얇은 줄로 확인하거나, 일별 근태 리포트의 실시간기록시작시각/실시간기록종료시각 컬럼에서 확인할 수 있어요. 사전 승인 없이 연장근무를 하는 구성원을 파악하는 데 활용할 수 있어요.
"실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF "와 "실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영ON "의 차이가 무엇인가요?
"실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영 OFF "와 "실시간 근무 기록을 구성원의 근무 시간으로 반영ON "의 차이가 무엇인가요?
반영 OFF : 사전 승인된 근무만 인정 근무로 남아요. 퇴근 시 실시간 기록이 인정 근무를 변경하지 않아요.
반영 ON : 퇴근 시 실시간 기록이 인정 근무에 반영돼요.
사전승인 정책을 엄격하게 운영하려면 반영 OFF 를 권장해요.