ドキュメントを組織の一部のメンバー・グループにのみ共有したい場合に共有設定が利用できます。

ドキュメントの共有設定の種類

組織全体に公開と限定公開の2種類の公開範囲があります。

  • 組織全体に公開: 組織全員が閲覧・編集可能
  • 限定公開: ドキュメント作成者と、選択されたメンバー・グループが閲覧・編集可能

限定公開では、メンバーを1人ずつ共有設定することもできますが、グループ機能にて「人事部」「開発部」といったよく共有するグループをあらかじめ作成・招待しておくと複数人への共有設定がしやすくなります。

ご注意事項

  • 組織のOwner権限のユーザーは、限定公開のすべてのドキュメントを閲覧・編集できます。
  • ドキュメントの作成者は、必ずドキュメントを閲覧・編集できます。ドキュメントの作成者の閲覧・編集権限を削除するには、お問い合わせください。
  • 全体公開のドキュメントのみ、チャットツール連携通知の対象となります。
    チャットツール連携通知の対象外にしたいドキュメントは、限定公開にしてください。

ドキュメントの共有設定の操作方法

初期設定の公開範囲は、「組織全体に公開」です。

共有設定を変更する

・組織全体に公開から限定公開にする

共有設定は、ドキュメントのエディタ画面から設定変更できます。

ドキュメント名の下に、現在の共有設定が表示されています。
クリックすると、共有設定のポップアップが表示されます。

全体公開から限定公開に変更したい場合は、限定公開を選択して「保存して次へ」をクリックし、共有先を選択します。

限定公開にすると、初期値でドキュメントの作成者と操作しているアカウントの人に共有され、共有リストに表示されます。

共有リストから外したい場合、名前の右のXマークをクリックしてください。

ご注意

ドキュメントの作成者は、必ずドキュメントを閲覧・編集できます。そのためドキュメントの共有から外すことはできません。
ドキュメントの作成者の閲覧・編集権限を削除するには、お問い合わせください。

共有リストに追加する

共有リストの右上または、リストの下部からメンバー、グループを追加できます
「共有先を選択」画面で、共有したいメンバー・グループにチェックを入れて、追加ボタンを押すと追加できます。

メンバーの追加

グループの追加

限定共有の共有リストに追加されているメンバーを除外したい時は、共有リストの名前の右に表示されているXマークをクリックしたあと「変更を保存する」をクリックすると共有リストから除外できます。

誤ってXマークを押してしまっても、キャンセルをすれば共有リストは変更されません

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ドキュメントを作成するときに限定公開で作成する

「ドキュメントを作成」ボタンクリックで表示されるポップアップで、ドキュメント名フォーム下の「限定公開で作成する」チェックボックスがあります。

チェックを入れて作成すると、ドキュメントを作成した人とOwner権限の人のみが閲覧・編集できる限定公開ドキュメントが作成されます。

限定公開のドキュメントは、チャットツール連携通知で通知されません。

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限定公開から全体公開に変更する

「限定公開」から「組織全体に公開」に設定を変更したい時、ポップアップ上部の限定公開と表示されている部分をクリックします。

組織全体に公開か限定公開を選ぶ画面になりますので、組織全体に公開にチェックを入れて、保存するボタンを押してください。

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