ドキュメントを組織の一部のメンバー・グループにのみ共有したい場合に共有設定が利用できます。

組織全体に公開と限定公開の２種類の公開範囲があります。

限定公開では、メンバーを1人ずつ共有設定することもできますが、グループ機能にて「人事部」「開発部」といったよく共有するグループをあらかじめ作成・招待しておくと複数人への共有設定がしやすくなります。

初期設定の公開範囲は、「組織全体に公開」です。

・組織全体に公開から限定公開にする

共有設定は、ドキュメントのエディター画面から設定変更できます。

ドキュメント名の下に、現在の共有設定が表示されています。
クリックすると、共有設定のポップアップが表示されます。

全体公開から限定公開に変更したい場合は、限定公開を選択して、「メンバーを追加」または「グループを追加」より、共有先を選択します。

限定公開にすると、初期値でドキュメントの作成者と操作しているアカウントの人に共有され、共有リストに表示されます。

共有リストから外したい場合、名前の右のXマークをクリックしてください。

ご注意

ドキュメントの作成者は、必ずドキュメントを閲覧・編集できます。そのためドキュメントの共有から外すことはできません。
ドキュメントの作成者の閲覧・編集権限を削除するには、お問い合わせください。

共有リストに追加する

共有リストの右上または、リストの下部からメンバー、グループを追加できます。
「共有先を選択」画面で、共有したいメンバー・グループにチェックを入れて、追加ボタンを押すと追加できます。

メンバーの追加

共有したいメンバーにチェックを入れて、追加ボタンを押すと追加できます。

グループの追加

共有したいグループにチェックを入れて、追加ボタンを押すと追加できます。

メンバーやグループの除外

限定共有の共有リストに追加されているメンバーを除外したい時は、共有リストの名前の右に表示されているXマークをクリックしたあと「変更を保存する」をクリックすると共有リストから除外できます。
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誤ってXマークを押してしまっても、キャンセルをすれば共有リストは変更されません。

「ドキュメントを作成」ボタンクリックで表示されるポップアップで、公開範囲を選択するプルダウンがあります。

そのプルダウンで「非公開」を選択してドキュメントを作成すると、ドキュメントを作成した人とOwner権限の人のみが閲覧・編集できる限定公開ドキュメントが作成されます。

限定公開のドキュメントは、チャットツール連携通知で通知されません。

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「限定公開」から「組織全体に公開」に設定を変更したい時、ポップアップ上部の「組織全体に公開」を選択し、保存します。