※本機能はβ版になります。正式提供の際に機能が変更される可能性があります。また不具合がありましたらチャット窓口までご連絡ください。

ゲスト共有機能とは

通常、flouuはユーザーアカウントを取得し、組織にメンバーとして参加をしないとドキュメントにアクセスすることができませんが、特定のドキュメントに対してゲストとして共有をすることができます。

ゲストはユーザー数にカウントされないため、料金がかからずに特定の共有対象者にflouuのドキュメントを共有することができます。その代わり、一部の機能のみ使えるようになっています。

ゲストができること

・共有されたドキュメントの閲覧

・共有されたドキュメントに添付されているファイルのプレビュー・ダウンロード

※一般公開されていないgoogle系のドキュメントは閲覧不可

・チャット(ピン止めコメントは不可)

ゲストへの共有の仕方

公開範囲設定の画面から、ゲストの招待をすることができます。

参考:公開範囲の設定

公開範囲設定画面では「組織内(メンバー)」「組織外(ゲスト)」それぞれの公開範囲を設定できますが、「組織外」のタブをクリックするとゲストの招待メニューになります。

ゲストとしての共有先メールアドレスを入力します。複数の場合はカンマ区切りで入力することができます(メールアドレスが赤で囲まれている場合、メールアドレスの形式で入力できていないので、確認してください)。

共有するボタンを押すと、ゲストに共有されます。

ゲストとして公開された相手には以下のようなメールが送信されます。

メールにはドキュメントへのリンクに加え、アクセスする際のパスワードが記載されていますので、

リンク先からメールアドレスとパスワードを入力してアクセスします。

※注意※

・パスワードは変更できません。メールに記載されたものを大事に保管してください。もしパスワードを忘れた場合、組織のメンバーに依頼し、再発行してください。

・パスワード情報は流出しないよう注意してください。流出した可能性がある場合、速やかに組織内のユーザーに報告し、共有を解除してください。

初回アクセスの際には名前の設定を求められますので、設定してください。

入力せずにアクセスすると、自動で名前を作成します。

ゲストがアクセスすると以下のような形でドキュメントを閲覧できます。

ゲストはドキュメントの閲覧、ファイルプレビュー・ダウンロード、チャットが可能です。

組織のメンバーは公開範囲の表示欄にゲスト共有がされている旨の表示がされます。

パスワード再発行

共有リストに表示されているゲストの「パスワード再発行」リンクをクリックすると、ゲストに新しいパスワードを送信することができます。ゲストがパスワードを紛失した場合にご利用ください。

共有解除

共有リストに表示されているゲストの「共有解除」リンクをクリックすると、そのドキュメントに対するゲスト共有が解除されます。複数のドキュメントに対する共有を一括で解除したい場合は、管理メニューの「ゲスト管理」より一括解除してください。

参考ヘルプ:ゲスト管理

ゲストからのアクセスを一時的に無効にする

ゲスト共有画面の下部にある「組織外のユーザーアクセスを許可」をオフにすると、共有されている全ゲストからのアクセスを無効にすることができます。

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