A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i propri dati di timbratura o di altre persone in diversi formati. Ad esempio, il formato Excel consente di ottenere un file organizzato con la visione d'insieme delle timbrature registrate.
Questo tipo di export è pensato per offrire una struttura di facile lettura e consultazione del periodo selezionato (mese o anno), a differenza del formato grezzo (CSV) che è invece dedicato principalmente all'importazione dei dati in altri software.
I dati di timbratura possono essere esportati su base mensile o annuale per l'intera azienda, per una singola persona, oppure filtrati per sede e team.
Cosa contiene il file
Il file Excel delle timbrature riporta i dati mensili relativi alle registrazioni di tutte le persone incluse nei filtri selezionati in fase di esportazione (azienda, team o sede), raggruppate all'interno dello stesso foglio di calcolo. In caso di esportazione annuale, il file è suddiviso in più fogli, uno per ogni mese.
L'organizzazione del file prevede la disposizione dei giorni del mese in colonna e diverse righe dedicate alle informazioni di dettaglio di ciascuna timbratura registrata. Di seguito, spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Esempio di export Excel dei dati di timbratura mensili di un utente
Organizzazione delle colonne
All'interno del file, la struttura si sviluppa in orizzontale:
Anagrafica, verso e totale
La prima colonna a sinistra raccoglie le informazioni del dipendente (Cognome e Nome), il verso della timbratura (Entrata o Uscita) in base alla riga e il totale complessivo delle ore rilevate dalle timbrature registrate.
Giornate del mese
Le colonne successive rappresentano i singoli giorni del mese selezionato in fase di esportazione, disposti in sequenza da sinistra a destra (es. dal giorno 1 al giorno 30/31). Nel caso di un export annuale, a ciascun foglio corrisponde un mese dell'anno.
Organizzazione delle righe
All'interno del file, le righe sono strutturate in tre sezioni principali per facilitare la lettura dei dati:
Righe delle giornate
Le prime righe in alto nel blocco di ciascuna persona mostrano i giorni della settimana e le date del mese disposte in sequenza orizzontale.
Righe delle timbrature
Sotto ogni data, sono presenti le righe dedicate a ciascuna timbratura in Entrata e in Uscita, dove vengono riportati in ordine cronologico i dettagli relativi a orario, sede, tecnologia timbratura certificata oppure, nel caso in cui non sia certificata, la sua natura (Leggi questo articolo per saperne di più).
💡 L'export include le timbrature in stato Eliminata, mentre quelle in stato Da approvare e in Attesa eliminazione sono evidenziate in arancione.
Riga Totali
In fondo al blocco di ciascun dipendente è presente una riga dedicata al calcolo totale delle ore lavorate giornaliere e, nella colonna finale a destra, al totale complessivo mensile della persona.
Se in una giornata è presente una sola timbratura, il calcolo delle ore lavorate viene effettuato a partire dalla mezzanotte. Nello specifico:
Se è presente solo una timbratura in Entrata (es. ore 09:00), il totale delle ore verrà calcolato dalle 09:00 fino alla mezzanotte dello stesso giorno.
Se è presente solo una timbratura in Uscita (es. ore 18:00), il totale delle ore verrà calcolato dalla mezzanotte del giorno stesso fino alle 18:00.