A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i propri dati di timbratura o di altre persone in diversi formati. Ad esempio, il formato Excel consente di ottenere un file organizzato con la visione d'insieme delle timbrature registrate. I dati di timbratura possono essere esportati su base mensile o annuale per l'intera azienda, per una singola persona, oppure filtrati per sede e team.
Questo tipo di export è pensato per offrire una struttura di facile lettura e consultazione del periodo selezionato (mese o anno), a differenza del formato grezzo (CSV) che è invece dedicato principalmente all'importazione dei dati in altri software.
Il file Excel delle timbrature riporta i dati mensili relativi alle timbrature di tutte le persone incluse nei filtri selezionati in fase di esportazione (azienda, team o sede), raggruppate all'interno dello stesso foglio di calcolo. In caso di esportazione annuale, il file è suddiviso in più fogli, uno per ogni mese.
Organizzazione del file
Il report è organizzato in blocchi orizzontali per ciascun lavoratore, rendendo semplice la lettura cronologica delle timbrature dal primo all'ultimo giorno del mese selezionato.
💡 Nel caso in cui un dipendente non abbia effettuato timbrature nel mese o i filtri applicati escludano i suoi dati, il blocco standard viene sostituito dalla dicitura "Non ci sono dati da esportare per il periodo selezionato in base ai filtri applicati".
Organizzazione dei dati per dipendente
Ogni collaboratore presente nel report dispone di un blocco di righe dedicato. La struttura di ogni blocco segue un ordine preciso:
Anagrafica e Calendario: la prima riga riporta il cognome e il nome del dipendente, seguiti dai giorni della settimana disposti in ordine cronologico. La riga immediatamente successiva indica le date esatte del mese di riferimento (ad esempio, dal 2026-04-01 al 2026-04-30).
Righe di Entrata e Uscita: sotto le date sono presenti le righe destinate alla registrazione delle timbrature. A seconda delle timbrature effettuate nella giornata, possono esserci più righe alternate di Entrata o Presenza e Uscita.
Dettaglio delle timbrature
Per ogni giorno del mese, i dati relativi a una timbratura di entrata o di uscita sono suddivisi in tre informazioni consecutive all'interno delle celle:
Orario: l'ora esatta in cui è stata effettuata la registrazione (es. 09:00).
Sede di timbratura: viene mostrata la sede aziendale in cui è stata registrata la timbratura, oppure è presente la dicitura Da remoto, se la timbratura è stata registrata, appunto, da remoto.
Tecnologia di certificazione o stato della timbratura: La tecnologia utilizzata per certificare la timbratura (GPS, BT, NFC), o la tipologia di timbratura non certificata (Dimenticata, Forzata, o dichiarata).
💡 L'export include le timbrature in stato Eliminata, mentre quelle in stato Da approvare e in Attesa eliminazione sono evidenziate in arancione.
Riga dei totali
Il blocco di ciascun dipendente si chiude con informazioni di riepilogo utili per il controllo delle ore:
Riga TOTALE: posizionata alla fine del blocco del dipendente, mostra il calcolo delle ore lavorate. Nella prima colonna viene indicato il conteggio complessivo mensile (es. 104h 14m), mentre in corrispondenza dei singoli giorni viene mostrato il totale parziale delle ore svolte in quella specifica data.
💡Se in una giornata è presente una sola timbratura, il calcolo delle ore lavorate viene effettuato a partire dalla mezzanotte. Nello specifico:
Se è presente solo una timbratura in Entrata (es. ore 09:00), il totale delle ore verrà calcolato dalle 09:00 fino alla mezzanotte dello stesso giorno.
Se è presente solo una timbratura in Uscita (es. ore 18:00), il totale delle ore verrà calcolato dalla mezzanotte del giorno stesso fino alle 18:00.