In base alle autorizzazioni, è possibile esportare in diversi formati i dati di più note spese, di una o più persone contemporaneamente, per verificare e analizzare i dati relativi alle spese aziendali, archiviarli e condividerli sia internamente che esternamente all'azienda.
I dati sono esportabili a livello aziendale, oppure filtrati per singola persona specifica, per una sede o un team specifici, a seconda dello stato di approvazione della nota spese, nonché per uno specifico periodo.
Oltre all’esportazione delle spese in formato CSV e delle note spese (comprensive delle singole spese associate) in formato Excel, è possibile includere anche l’esportazione delle stesse in formato PDF, per poter visualizzare anche gli allegati, come fatture e scontrini.
Esporta i dati di più note spese
Prima di cominciare:
Hai l'autorizzazione a esportare i dati delle note spese
È attiva la funzionalità Nota spese per l'azienda.
Per esportare i dati di più note spese contemporaneamente:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Clicca Esporta di fianco a Nota spese.
Scegli il tipo di file da esportare:
Specifica di chi vuoi esportare i dati (tutta l'azienda, per sede o team, o una persona specifica).
Se hai scelto il formato Excel, scegli gli stati delle note spese che vuoi esportare.
💡 Se hai scelto gli stati Approvata e/o Rimborsata, oltre all'export in Excel puoi ottenere gli export massivi delle note spese in formato PDF, comprensivi quindi degli allegati dei giustificativi di spesa, come fatture e scontrini. Ti basterà spuntare l'opzione Includi archivio allegati PDF.Scegli il periodo di esportazione (annuale, mensile o personalizzato).
💡 Le logiche temporali dell’esportazione variano in base al tipo di file scelto.Seleziona Esporta per scaricare il file.
Il file viene scaricato, ed è pronto per essere consultato o condiviso.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato tramite email.
Il filtro per team e sede dei dati delle note spese
Esportare le note spese di un team
Quando si filtrano le note spese per team, Fluida esporta i dati relativi al periodo selezionato, ma solo per le persone che fanno parte del team selezionato al momento dell'esportazione, indipendentemente dal team a cui appartenevano quando hanno inserito le note spese.
Esempio:
Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 ottobre.
Il 16 ottobre è stato spostato nel team B.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di ottobre in formato Excel filtrate per il team A, vedrà le note spese di ottobre solo delle persone che fanno parte del team A al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese non appariranno nel file del team A.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di ottobre filtrate per il team B, vedrà le note spese di ottobre per le persone che fanno parte del team B al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese di saranno incluse nel file del team B.
Esportare le note spese di una sede
Filtrando le note spese per sede, Fluida esporta i dati di tutto il periodo selezionato per le persone la cui sede principale, al momento dell'esportazione, coincide con quella selezionata.
Esempio:
Luca ha avuto come sede principale Milano dall'1 al 20 novembre.
Dal 21 novembre la sua sede principale è diventata Roma.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Milano, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Milano. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese non appariranno nel file della sede di Milano.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Roma, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Roma. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese di novembre saranno incluse nel file della sede di Roma.
Il filtro per periodo dei dati delle note spese
Quando viene selezionato un periodo di esportazione, la logica con cui i dati vengono inclusi nel file dipende dal tipo di file scelto.
Esportazione in Excel
Nel file Excel il periodo viene determinato a livello di nota spese. Una nota spese viene inclusa nel periodo selezionato in base alla data della spesa più vecchia registrata al suo interno.
Esempio:
Una nota spese contiene una spesa del 28 marzo e una spesa del 3 aprile.
La nota spese verrà inclusa nell’esportazione del mese di marzo, perché è il mese di riferimento della spesa più vecchia.
Esportazione in CSV
Nel file CSV vengono esportate le singole spese. Per questo motivo, il periodo selezionato viene applicato alla data di ogni singola spesa. Vengono quindi esportate tutte le spese la cui data rientra nel periodo scelto, anche se appartengono a una nota spese classificata in un periodo diverso.
Esempio:
Una nota spese contiene una spesa del 28 marzo e una spesa del 3 aprile
Se viene esportato il mese di aprile in formato CSV, verrà inclusa la spesa del 3 aprile, anche se la nota spese sarebbe classificata nel mese di marzo nell’esportazione Excel.
Cosa potrebbe andare storto durante l'esportazione dei dati delle note spese
Quando esporto le note spese in formato Excel sullo smartphone, non si generano i link che portano ai dettagli della nota spese o delle spese in app
Il problema potrebbe essere dovuto al “visualizzatore di anteprima” dei file Excel su dispositivi iOS. Prova ad aprire il file con un’altra applicazione (ad esempio Numbers o Excel) oppure a inviarti il file sul PC e aprirlo da lì.
Alcune note spese non compaiono nel file che ho esportato, anche se si riferiscono al periodo che ho selezionato
Quando viene selezionato un periodo di esportazione, la logica con cui i dati vengono inclusi nel file dipende dal tipo di file scelto (se Excel/PDF o CSV). Leggi qui come funzionano i filtri di esportazione per periodo.
Non vedo l’opzione “Includi archivio allegati PDF”
L'opzione è disponibile solo quando esporti note spese in stato Approvata o Rimborsata. Questi stati sono selezionati di default. Se selezioni anche altri stati, l'opzione Includi archivio allegati PDF non sarà più disponibile.
Le nota spese esportate sono in una lingua diversa da quella utilizzata in azienda
La lingua dei documenti esportati è sempre quella impostata sul profilo di chi effettua l'esportazione. Se vuoi esportare le nota spese di un'altra persona ma utilizzi Fluida in una lingua differente da quella aziendale, per ottenere il file nella lingua corretta clicca sulla tua icona del profilo, seleziona Impostazioni > Lingua e modifica temporaneamente la lingua prima di procedere con l'esportazione.
Una volta scaricato il file, potrai ripristinare la tua lingua preferita seguendo lo stesso percorso.