En la gestión diaria de un alojamiento, registrar a todas las personas bajo la misma categoría puede generar inconsistencias tributarias y desorden en tus informes operacionales. En GoFeels, diferenciamos claramente entre Cliente, Huésped y Pasante.
A continuación, te explicamos la definición, responsabilidad y requisitos de registro de cada uno.
1. Cliente (El Pagador o Titular de la Reserva)
El Cliente es la persona o entidad que financia la reserva o el servicio prestado por el alojamiento.
Definición: Es la figura comercial responsable del pago.
Tipo de perfil: Puede ser una persona natural (un particular) o una persona jurídica (una empresa o agencia).
Impacto en facturación: Es a nombre de quien se emite el comprobante tributario (Factura o Boleta).
Ejemplo: Una empresa que reserva 3 habitaciones para sus ejecutivos. La empresa es el Cliente al que se le emitirá la factura corporativa.
2. Huésped (El Ocupante)
El Huésped es la persona que hace uso de las instalaciones del hotel para hospedarse y pernoctar.
Definición: Es quien pernocta en la propiedad, independientemente de si pagó o no la estancia.
Tipo de perfil: Siempre es una persona natural.
Requisito obligatorio: Todos los huéspedes deben ser registrados obligatoriamente durante el proceso de check-in por exigencias legales, estadísticas e internacionales de seguridad.
Datos requeridos: Nombre, Apellido, RUT/Pasaporte y Dirección.
Ejemplo: En una reserva de 5 personas pagada por un solo Cliente, habrá 1 Cliente registrado para el cobro y 5 Huéspedes registrados con sus fichas individuales de check-in.
3. Pasante (Cliente de Día / Consumidor Casual)
El Pasante es aquella persona que ingresa a las instalaciones del establecimiento a consumir un producto o servicio puntual, sin alojarse en la propiedad.
Definición: Un visitante de paso que no realiza check-in de pernocta. Consume, paga y se retira.
Enfoque en el PMS: Lo prioritario en el sistema es el registro del consumo y del pago.
Datos requeridos: No es necesario exigir un registro completo de datos personales, agilizando la venta en punto de venta (POS) o restaurante.
Ejemplos habituales: Un cliente que solo ingresa a almorzar al restaurante del hotel, compra un producto en recepción o utiliza un servicio de cafetería.
⚠️ EXCEPCIÓN PARA PASANTES EN SERVICIOS TURÍSTICOS: Si bien los pasantes no requieren registro de datos por consumos gastronómicos o compras generales, existen excepciones reglamentarias para ciertos servicios turísticos adicionales como termas, circuitos de spa o actividades de turismo aventura de intensidad media a alta. En estos casos específicos, por normativas de seguridad, seguros y fichas médicas, sí deberás solicitar y registrar los datos personales del pasante.