Modul:
Dieses Feature ist in goTom Publisher enthalten.
Rolle:
Für das Erfassen von Aktivitäten benötigt der Benutzer eine entsprechende Rolle.
Wo zu finden:
Aktivitäten können an folgenden Orten erfasst werden:
Kunden
Leads und Kontakte
Opportunitäten
Kampagnen
Deal-Gruppen
Publisher-Verträge (nur mit goTom Marketer und goTom Marketer Light)
Funktionalität:
In den Aktivitäten kann man die Kommunikation mit Auftraggebern festhalten. Die Aktivitäten stehen dabei immer in Abhängigkeit zu einem Datensatz in goTom, beispielsweise eine Kampagne. Zur Verfügung stehen diese Aktivitäts-Typen:
Aufgabe (siehe auch CRM-Aufgaben)
Zusätzlich mit Fälligkeitsdatum und Datum für E-Mail-Erinnerung
Aufgaben können per Klick auf der rechten Seite als "erledigt markiert" werden
E-Mail
Lunch
Zusätzlich mit einem Feld für den Ort
Meeting
Zusätzlich mit einem Feld für den Ort
Telefonat
Videocall
Notiz
Thema einer Aktivität
Jeder Aktivität muss ein Thema zugeordnet werden. Je nach Ort, an dem eine Aktivität erfasst wird, stehen unterschiedliche Themen zur Verfügung.
Leads/Kontakte | Opportunität | Kampagne | Deal-Gruppe | Publisher-Vertrag |
Kundengewinnung Kundenpflege Sonstiges Verhandlung | Absage Angebot Qualifizierung Sonstiges Verhandlung Zusage | Abrechnung Absage (abgelehnt) Angebot Freigabe Monitoring Reklamation Reporting Reservation Screenshots Sonstiges Werbemittel | Deal Sheet Monitoring Neue Deal Gruppe Sonstiges | Payout Sonstiges Verhandlungen
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Teilnehmer einer Aktivität
Externe Teilnehmer einer Aktivität sind Kontakte, die beispielsweise in einer Kampagne als Kontakt beim Kunden, Vermittler oder der Agentur hinterlegt sind.
Interne Teilnehmer einer Aktivität sind interne Benutzer. Ein interner Teilnehmer kann beispielsweise Verkauf oder Kamapgnen-Management sein.
Anhänge
Pro Aktivität können bis zu drei Dokumente und maximal drei Links angehängt werden.
Filter "Aktivitätszugehörigkeit"
Mit der Zugehörigkeit einer Aktivität, können auf einem bestimmten Objekt auch die Aktivitäten aus anderen Objekten angezeigt werden, die im Zusammenhang mit dem entsprechenden Objekt stehen. Standardmässig ist immer das Objekt gesetzt, auf dem man sich befindet.
Beispiel: Auf der Aktivitätsansicht eines Kontaktes kann man sich mit der Zugehörigkeit "Kunde" noch alle Aktivitäten des im Zusammenhang stehenden Kunden anzeigen lassen. Zudem kann man im Filter "Externe Teilnehmer" noch den Kontak eingeben, um wiederum alle Aktivitäten dieses Kontaktes im Zusammenhang mit Aktivitäten auf dem Kunden anzeigen zu lassen.
Auf der Aktivitätsansicht eines Kunden kann man so beispielsweise nach Aktivitäten im Zusammenhang mit Kampagnen filtern, bei denen der Kunde zugewiesen ist.
Automatisch von goTom erstellte E-Mail-Aktivitäten
Wenn eine E-Mail aus goTom versendet wird, legen wir diese automatisch als Aktivität beim entsprechend zugehörigen Objekt ab (Kampagne, Kunde, Kontakt, usw.).
Erinnerungs-E-Mails von Geburtstagen der Kontakte
werden immer in der Sprache des goTom Benutzers versendet und als Aktivität angelegt
Aus Screenshot-Aufgaben versendete E-Mails
werden immer viersprachig (DE, EN, FR, IT) versendet und entsprechend als Aktivität abgelegt
Aus Reporting-Aufgaben versendete E-Mails
werden immer viersprachig (DE, EN, FR, IT) versendet und entsprechend als Aktivität abgelegt
Aus Ad Management-Aufgaben versendete Werbemittel-Einforderungen
werden immer in der Sprache der Instanz als Aktivität abgelegt, können aber je nach Einstellungen im Kunde/Kontakt in unterschiedlichen Sprachen versendet werden
Aus Finanz-Aufgaben versendete Rechnungen
werden immer viersprachig (DE, EN, FR, IT) versendet und entsprechend als Aktivität abgelegt
Aus Publisher Payouts versendete Abrechungen
werden immer in der im Publisher Vertrag definierten Sprache versendet und als Aktivität abgelegt
Hinweis: Aktivitäten, die automatisch aus E-Mails generiert wurden, können nicht bearbeitet werden. Ein "Erfasser" - also jene Person (goTom Benutzer), die den Versand ausgelöst hat - kann die Aktivität aber komplett löschen. Das automatische Anlegen von E-Mails als Aktivität kann nicht deaktiviert werden.
E-Mails beim Versand in goTom erfassen
Aktivitäten vom Typ E-Mail kann man direkt beim Versand aus dem eigenen E-Mail Programm in goTom erfassen lassen. Das Vorgehen ist wie folgt:
Bei Leads, Kontakten, Opportunitäten, Kunden, Kampagnen und Deal-Gruppen
Den goTom-Datensatz öffnen, bei dem man die E-Mail als Aktivität erfassen möchte
Im Header neben "Letzte Aktivität" auf das Kopier-Symbol klicken
Die dadurch kopierte E-Mail-Adresse im E-Mail Programm als BCC-Empfänger einfügen und die E-Mail versenden
Bei Publisher-Verträgen
In dem Publisher-Vertrag, bei dem man die E-Mail erfassen möchte, die Aktivitäten öffnen
Auf "Neue Aufgabe oder Aktivität" klicken
Den Typ "E-Mail" auswählen
Die von goTom generierte E-Mail-Adresse kopieren, im E-Mail Programm als BCC-Empfänger einfügen und die E-Mail versenden
Den Dialog in goTom wieder schliessen (nicht auf "Weiter" klicken)
Wichtig:
Die E-Mail-Adresse des Absenders muss in goTom in einem Benutzer hinterlegt sein.
Es kann dazu auch ein Benutzer mit einer allgemeinen E-Mail-Adresse erstellt werden (bspw. support@gotom.io)
Die von goTom generierte E-Mail-Adresse bezieht sich auf einen spezifischen Datensatz (bspw. einen bestimmten Kunden oder eine bestimmte Kampagne) und kann nicht für andere Datensätze wiederverwendet werden.