Modul:
Dieses Feature ist in goTom Publisher enthalten.
Rolle:
Für den Zugriff auf dieses Setup benötigt der Benutzer eine entsprechende Rolle.
Wo zu finden:
Die Mandanten befinden sich im Admin Center unter "Mandanten":
Funktionalität:
Mandanten steuern, welche Firma der Rechnungssteller bzw. der Leistungserbringer eines Flights ist.
Plattformen
goTom verlangt daher, dass jede Plattform einem Mandant zugeordnet wird. Somit setzt goTom standardmässig den auf der Plattform definierten Mandant auf einen Flight. Im Workspace werden abhängig von den gebuchten Plattformen in einer Kampagne die Rechnungen auf die entsprechenden Mandanten aufgeteilt.
Eine Plattform kann nur einem Mandanten zugewiesen sein. Es ist jedoch möglich die Zuweisung wieder zu ändern. Wenn die Zuweisung geändert wird, müssen folgende Punkte beachtet werden:
Schon verrechnete Rechnungen für die entsprechende Plattform können nicht mehr auf den neuen Mandanten angepasst werden.
Schon geplante Rechnungen für die entsprechende Plattform werden nicht automatisch angepasst auf den neuen Mandanten. Es wird bei der geplanten Rechnung ein Hinweis angezeigt, dass die Rechnungsplanung eventuell neu gemacht werden muss.
Noch zu planende Rechnungen für die entsprechende Plattform werden automatisch auf den neuen Mandanten geplant.
Mandanten-Währung
Wenn in goTom mehrere Währungen freigeschaltet sind, kann man hier die Währung definieren, in der die Rechnungen dieses Mandanten ausgestellt werden sollen.
Sobald in einer Kampagne oder Deal-Gruppe der erste Flight oder Deal erfasst wird, übernimmt die Kampagne oder Deal-Gruppe automatisch die Währung des entsprechenden Mandanten.
Land
Wenn goTom Publisher: Finance nicht aktiv ist, muss auf dem Mandant zusätzlich das Land des Mandanten angegeben werden. Dies ist notwendig, damit die korrekte MWST bzw. UST auf den Kampagnen angewendet wird.
Kampagnendokumente konfigurieren
In diesem Bereich werden die Dokumente des Mandanten eingerichtet.
Text
Man kann pro Dokumentsprache unterschiedliche Texte erfassen. Mit dem Auswahlfeld "Übersetze in eine andere Sprache" kann die Sprache umgestellt werden.
Name: Der hier definierte Text erscheint auf der Auftragsbestätigung, Angebot, Kunden-Reporting und der externen Deal-Liste. Der "Name" wird unterhalb von den restlichen Texten platziert.
Buchungstext: Dieser Text erscheint nur auf der Auftragsbestätigung.
Angebotstext: Dieser Text erscheint nur auf dem Angebot.
Reportingtext: Dieser Text erscheint nur auf dem Kunden-Reporting.
Deal-Liste Text: Dieser Text erscheint nur auf der externen Deal-Liste.
Text für Kreation: Dieser Text erscheint nur auf dem Kreation-Dokument.
Texte verlinken
Falls in den Dokumenten ein Link ausgeben werden soll, um beispielsweise auf AGBs oder Spezifikationen zu verweisen, müssen folgende Punkte für die Texte berücksichtigt werden:
Um den Direktlink im Dokument anzugeben, muss der Link mit https eingegeben werden. Im Dokument wird dieser Textteil anschliessend als Hyperlink dargestellt.
Wenn anstelle eines Links nur ein Begriff im Text als Hyperlink dargestellt werden soll, muss der gewünschte Begriff in einer grossen Klammer [] eingegeben werden. Direkt nach dieser Klammer muss der Link in einer kleiner Klammer () erfasst werden.
Beispiel: der Begriff "Spezifikationen" soll als Hyperlink auf dem Dokument angezeigt werden: [Spezifikationen](https://help.gotom.io/)
Dezimalstellen
Unter "Dezimalstellen" kann pro Tarif und Preistyp definiert werden, wie viele Dezimalstellen auf den Dokumenten dargestellt werden sollen. Diese Einstellung gilt für die Auftragsbestätigung, Angebot und die externe Deal-Liste.
Pro Preistyp können die Dezimalstellen für den Einheitspreis und für die gebuchten Einheiten festgelegt werden. Zudem kann ein Minimum und Maximum definiert werden.
Beleg-Layout konfigurieren
Mit goTom Publisher: Finance kann das Layout für die Finanzdokumente pro Mandant konfiguriert werden.
Beleg-Absender
In diesem Bereich wird die Adresse des jeweiligen Mandanten
(= Rechnungssteller) gepflegt.Die Adresse erscheint in der Fusszeile der Finanzdokumente.
Sobald im Beleg-Absender des Mandanten die Adresse samt zugehörigem Land eingetragen wird, wird der entsprechende MWST-Satz für dieses Land automatisch in die MWST-Einstellungen übernommen.
Finanzdaten
In der Schweiz wird für Geldforderungen oft ein Einzahlungsschein mit QR-Code verwendet. Geldforderungen ausserhalb der Schweiz werden oftmals über die Lastschrift gemacht. Deshalb kann dieser Bereich von nicht Schweizer Nutzern leer gelassen werden.
Um den QR-Code zu verwenden, muss die entsprechende Box angehakt sein.
Interne Teilnehmer-Nr: Diese Nummer kann von der Post oder Bank mitgeteilt werden. Wenn keine interne Teilnehmer-Nr. benötigt wird, muss "000000" in das Feld eintragen werden.
Für QR-Rechnungen muss zwingend die IBAN eingetragen werden.
Beleg-Texte
Die Beleg-Texte können in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch eingetragen werden.
Der Beleg-Absender kann ebenfalls pro Sprache gespeichert werden.
Die QR-Einstellungen hingegen sind Sprach-unabhängig.
Für Nutzer ohne QR-Rechnung wird empfohlen die Bankverbindungen bei dem "Rechnungstext" zu erfassen.
Die Zahlungsfristen müssen nicht in diesem Bereich festgehalten werden. Diese werden separat im Bereich "Zahlungsfristen" übersetzt und gepflegt.
Logo
Das Logo wird von den Kampagnendokumenten übernommen. Man kann es aber anpassen, wenn die Rechnungen des Mandanten ein anderes Logo haben sollen.