Introduction
Dans le contexte en constante évolution de la durabilité en entreprise, comprendre les impacts doubles des activités commerciales à la fois sur l’environnement et la société, ainsi que leurs implications financières, est primordial. Cette évaluation complète, appelée Analyse de Double Matérialité, est essentielle pour les entreprises cherchant à se conformer à la Directive Européenne sur le Reporting de Durabilité des Entreprises (CSRD). La plateforme de Greenly simplifie ce processus complexe, guidant les utilisateurs à travers chaque étape pour garantir un reporting précis et efficace. Cet article vous accompagnera dans le processus de réalisation d'une analyse de Double Matérialité.
1. La Page d'Accueil de la Plateforme
Lorsque vous vous connectez pour la première fois à la plateforme de Greenly, vous serez accueilli par la page d'accueil. C'est votre point de départ pour initier l'Analyse de Double Matérialité.
Image: Page d'Accueil
2. Déterminer si certains ESRS ne sont pas matériels pour votre entreprise
Au début du processus de Double Matérialité, notre système part du principe que tous les sujets ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) sont pertinents pour votre entreprise par défaut. Cependant, en fonction de votre secteur, de vos opérations ou de circonstances spécifiques, certains sujets peuvent ne pas être matériels, c’est-à-dire qu’ils n’ont pas d’impact significatif sur votre entreprise ou vos parties prenantes.
Pour simplifier votre évaluation, vous pouvez effectuer un contrôle de matérialité sur chaque ESRS avant de vous lancer dans une analyse détaillée. Voici comment cela fonctionne :
Exemple dans le secteur technologique
Une entreprise technologique peut estimer que la biodiversité n’est pas un sujet matériel pour ses activités, car ses opérations (développement de logiciels, gestion de centres de données) n’ont pas d’impact direct sur la biodiversité et n’en dépendent pas non plus. Seule une partie éloignée de la chaîne d'approvisionnement, comme les entreprises minières extrayant les métaux pour les serveurs, pourrait être concernée par des enjeux de biodiversité, trop distants pour être considérés comme matériels pour l’entreprise elle-même.Exemple dans le secteur manufacturier
Un fabricant de vêtements peut estimer que l'ESRS S2 (Travailleurs dans la chaîne de valeur) n’est pas matériel, car même s’il s'approvisionne en matériaux dans des pays aux pratiques de travail discutables, ces fournisseurs représentent une part mineure de leurs dépenses, et il n’existe aucune preuve de conditions de travail problématiques. En l'absence de preuve concrète et d’impact financier significatif, l'entreprise peut décider que l'ESRS S2 n’est pas matériel.
A. Comment compléter le contrôle de matérialité des ESRS
Chaque fois que vous démarrez un formulaire ESRS, une question de "Contrôle de Matérialité" vous est posée :
Si Oui, continuez avec les questions détaillées pour calculer les scores finaux de matérialité.
Si Non, le système attribuera automatiquement un score de matérialité de zéro (0) pour la matérialité d’impact et la matérialité financière. Vous n’aurez pas besoin de traiter cet ESRS davantage.
Si Je ne sais pas, le système exclura la question de l’analyse et de la notation. Vous ne devez utiliser cette réponse que lorsque vous n’êtes vraiment pas sûr de la réponse et que vous souhaitez l’exclure pour éviter toute erreur ou d’intégrer un sujet qui ne semble pas important pour votre entreprise.
Important : Si vous sélectionnez "Non" dans le contrôle de matérialité, vous devrez fournir une justification pour cette décision afin d’assurer la transparence et pour les besoins d’audit.
B. Retourner au contrôle de matérialité
Si vous avez déjà commencé à répondre aux questions détaillées pour un ESRS et que vous réalisez ensuite qu’il n’est pas matériel, vous pouvez toujours revenir au contrôle de matérialité. En haut à droite de votre formulaire ESRS, vous trouverez le bouton "Matérialité ESRS", qui vous permet de revoir la décision initiale de matérialité. Cette flexibilité est conçue pour vous aider à adapter votre évaluation à mesure que vous obtenez davantage d’informations.
C. Pourquoi la justification de la matérialité est importante
En choisissant “Non” ou "Je ne sais pas" dans l'évaluation de matérialité de l’ESRS, vous devez clairement justifier cette décision dans la plateforme. Cette justification est nécessaire pour se conformer aux exigences d’audit et garantit que votre processus d’Évaluation de la Double Matérialité est bien documenté et transparent.
3. Assigner des Parties Prenantes aux questions dans votre évaluation de Double Matérialité
Dans le cadre de la réalisation d'une évaluation de double matérialité sur la plateforme, certaines questions sont mieux répondues par des spécialistes internes provenant de différents départements de votre entreprise. Bien que les experts ESG puissent gérer plusieurs questions, d'autres sujets peuvent nécessiter l'apport d'équipes comme les ressources humaines, les achats, les opérations ou la conception de produits. Assigner les questions pertinentes aux parties prenantes appropriées permet de répartir efficacement la charge de travail et de garantir que les personnes les plus compétentes fournissent les réponses.
A. Pourquoi assigner des Parties Prenantes aux questions ESRS ?
Certaines questions de votre évaluation de double matérialité peuvent dépasser l'expertise de votre équipe ESG. Par exemple, les questions relatives aux émissions de gaz à effet de serre (GES) pourraient être mieux traitées par l'équipe des opérations, tandis que celles concernant les conditions de travail pourraient être mieux gérées par le département des ressources humaines. Assigner des questions spécifiques aux parties prenantes appropriées garantit que les informations les plus précises et pertinentes sont recueillies au cours du processus d'évaluation de matérialité.
L'objectif est de répartir la responsabilité entre les spécialistes internes identifiés lors de la phase de cadrage de votre projet de double matérialité, améliorant ainsi la précision et l'efficacité.
B. Comment assigner des questions aux Parties Prenantes
Suivez ces étapes pour assigner des questions spécifiques issues d’un formulaire ESRS (Normes Européennes de Reporting de Durabilité) aux spécialistes internes :
Ajouter des Parties Prenantes à la Plateforme : Tout d’abord, assurez-vous que les parties prenantes concernées ont été ajoutées comme utilisateurs sur la plateforme. Pour cela :
Accédez au menu “Paramètres”.
Allez dans l'onglet “Utilisateurs et rôles” pour ajouter ou gérer les utilisateurs
Ouvrir le Formulaire ESRS Concerné : Dans le module d’Évaluation de Double Matérialité, ouvrez le formulaire ESRS sur lequel vous souhaitez travailler
Sélectionner la Question à Assigner : Dans le formulaire ESRS, trouvez la (ou les) question spécifique que vous souhaitez assigner à une partie prenante. Cliquez dessus pour la sélectionner
Assigner la (ou les) Question : Choisissez une personne à assigner puis cliquer sur "Attribuer un responsable"
C. Filtrer les questions par Partie Prenante
Une fois les questions assignées à différentes parties prenantes, vous pouvez facilement faire un suivi en filtrant les questions par assigné. Pour ce faire, utilisez le filtre “Responsable” en haut de la liste des questions dans le formulaire ESRS. Cela permet de :
Voir quelles questions ont été assignées à quelle partie prenante.
Suivre les progrès et relancer les questions incomplètes.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la gestion de projet et pour garantir que l’Évaluation de Double Matérialité respecte les délais.
D. Pourquoi est-il important d’assigner les bonnes Parties Prenantes
En assignant les questions aux experts internes adéquats, vous garantissez que :
Les personnes les plus compétentes fournissent des réponses dans leur domaine d'expertise.
Le processus de remplissage du formulaire est rationalisé, ce qui fait gagner du temps et des efforts à votre équipe ESG.
Le suivi est facilité, chaque partie prenante étant responsable de sa section respective.
4. Intégrer les Parties Prenantes et les guider pour compléter les formulaires ESRS
Pour mener à bien l’évaluation de double matérialité, il est essentiel d’intégrer les parties prenantes internes pertinentes et de s'assurer qu'elles comprennent leurs tâches. Cela permet à chaque intervenant de traiter les sujets ESG liés à son domaine d'expertise, en contribuant des données précises pour l’évaluation.
Voici comment les parties prenantes peuvent accomplir leurs tâches :
Critères Clés Avant de Commencer les Formulaires ESRS Détaillés
Avant que les parties prenantes ne commencent à travailler sur les formulaires ESRS, assurez-vous que les étapes suivantes ont été réalisées :
Revue des Thèmes et Sous-thèmes : Vous devriez avoir déjà examiné les thèmes et sous-thèmes de chaque formulaire ESRS pour comprendre ce qui doit être traité (voir Étape 1).
Détermination des ESRS non Matériels : Identifiez les thèmes ESRS qui ne sont manifestement pas matériels pour votre entreprise. Ces thèmes ne nécessiteront pas de collecte de données détaillée (voir Étape 2).
Assignation des Parties Prenantes : Vérifiez que toutes les parties prenantes concernées sont bien assignées aux questions qui leur sont destinées dans les formulaires ESRS (voir Étape 3).
Étapes pour les Parties Prenantes pour Compléter leurs Tâches de Double Matérialité
En tant que partie prenante, suivez ces étapes pour accomplir vos tâches dans la plateforme :
Connectez-vous à la Plateforme : accédez à la plateforme et ouvrez le module CSRD – Évaluation de Double Matérialité.
Ouvrez les Formulaires ESRS : sur la page d’accueil du module, ouvrez le formulaire ESRS affiché pour vos tâches assignées.
Filtrez par Votre Nom ou Email : dans chaque formulaire ESRS, utilisez le filtre de destinataire en haut du formulaire pour afficher uniquement les questions qui vous sont assignées.
Complétez les Questions Assignées : Ouvrez les questions en statut « À faire » ou « En cours » et complétez-les. Votre tâche est terminée une fois que toutes les questions assignées affichent le statut « Complété ».
Fournissez des Justifications : Après chaque réponse, ajoutez une justification ou explication dans le champ commentaire. Cela apporte le contexte et les raisons de vos réponses, ce qui est essentiel pour l'auditabilité.
Demandez de l'Aide si Nécessaire :
Si vous ne savez pas comment répondre à une question, utilisez le chatbot de la plateforme (en bas à droite de l'écran) pour demander de l'aide.
Si vous restez bloqué, contactez le chef de projet de votre entreprise pour obtenir des conseils supplémentaires.
Informez Votre Chef de Projet : Une fois que vous avez terminé toutes les questions qui vous sont assignées dans tous les formulaires ESRS, informez votre chef de projet. Il pourrait être nécessaire qu'il révise vos réponses.
5. Suivre la progression de la complétion des formulaires en tant que Chef de Projet
En tant que chef de projet chargé de superviser le processus d'évaluation de double matérialité, il est essentiel de suivre l'avancement des formulaires ESRS (Normes Européennes de Reporting de Durabilité) afin de garantir que toutes les tâches de collecte de données soient terminées à temps. Notre plateforme met à votre disposition un tableau de bord qui vous permet de surveiller l'état d'avancement des formulaires, facilitant ainsi la gestion des contributeurs et le suivi du statut global du projet.
A. Suivi de la progression via le Tableau de Bord
Dans le module d'évaluation de double matérialité, la page d'accueil comprend un tableau de bord de progression qui montre l'état de votre processus de collecte de données :
Statut Global (%) : affiche le pourcentage de questions qui ont été complétées dans l'ensemble des formulaires ESRS.
Formulaires Complétés : indique le nombre de formulaires ESRS qui ont été entièrement complétés et traités. Chaque formulaire est considéré comme terminé lorsque toutes les questions ont été répondues et justifiées.
Formulaires en Cours : affiche le nombre de formulaires ESRS encore en cours de traitement et nécessitant une attention particulière.
Remarque : le processus de collecte de données est considéré comme terminé lorsque le Statut Global atteint 100 %, ce qui signifie que toutes les questions de tous les formulaires ESRS ont été complétées.
B. Suivi avec les contributeurs
Pour vous assurer que toutes les tâches sont terminées et pour traiter les questions en attente, vous pouvez faire un suivi auprès des contributeurs individuels. Voici comment suivre leur progression :
Ouvrez le Formulaire ESRS Concerné : commencez par ouvrir le formulaire ESRS que vous souhaitez examiner.
Filtrez par Nom ou Email du Contributeur : utilisez le filtre "Attribué à" en haut du formulaire pour afficher uniquement les questions assignées à un contributeur spécifique.
Vérifiez les Questions en Cours : examinez la liste des questions et concentrez-vous sur celles marquées comme « En cours ». Ce sont les questions que le contributeur n’a pas encore terminées.
Contactez le Contributeur si Nécessaire : si un contributeur a des questions qui restent incomplètes, vous pouvez le contacter pour discuter de sa progression et lui fournir le soutien nécessaire. Encouragez-le à finaliser ses réponses et à ajouter des justifications dans la zone de commentaire.
C. Finaliser le processus de collecte de données
Une fois que tous les contributeurs ont terminé leurs questions et que le Statut Global atteint 100 %, le processus de collecte de données pour votre Évaluation de la Double Matérialité est considéré comme terminé. Vous pouvez alors examiner les données collectées, analyser les résultats et passer à la phase de reporting.
Surveiller régulièrement la progression et faire un suivi auprès des contributeurs aide à garantir que l'Évaluation de la Double Matérialité est réalisée de manière efficace et précise.
6. Revoir vos résultats une fois que les Parties Prenantes ont complété leurs questions
Après avoir atteint un Statut Global de 100 % dans votre Évaluation de Double Matérialité, en tant que chef de projet, vous devez vous assurer que les réponses fournies sont exactes et cohérentes avec les impacts, risques et opportunités ESG pertinents pour votre entreprise. Cette révision garantit l'intégrité des résultats et identifie toute incohérence nécessitant une attention supplémentaire.
Étapes pour réviser les résultats :
Suivez ce guide étape par étape pour examiner les scores des sous-thèmes et les questions associées sur la plateforme :
Accéder à l’Onglet "Analyses"
Voir le Tableau des Résultats des Sous-Thèmes : Faites défiler vers le bas jusqu'à trouver le tableau affichant les résultats pour chaque sous-thème
Vérifier les Scores de Matérialité d’Impact et de Matérialité Financière : Pour chaque sous-thème, passez en revue les scores de Matérialité d’Impact et de Matérialité Financière affichés dans le tableau
Cliquer sur le Nom du Sous-Thème : Pour approfondir, cliquez sur le nom du sous-thème (dans la deuxième colonne du tableau). Cela ouvrira une vue détaillée de toutes les questions liées à ce sous-thème
Examiner les Questions Associées : Dans la fenêtre qui s’affiche, examinez attentivement toutes les questions liées au sous-thème sélectionné. Cela vous permettra de voir comment chaque question a contribué au score global
Identifier la Question avec la Valeur de Score Maximale : Pour chaque type de matérialité (impact ou financière), identifiez la question ayant la valeur de score maximale. Il s'agit de la question ayant le plus d’influence sur le score final du sous-thème
Vérifier les Scores Incohérents : Si certains scores vous semblent incohérents avec vos attentes, retournez dans l’onglet Évaluation de Double Matérialité et accédez au formulaire ESRS pertinent. Examinez les réponses fournies pour ce sous-thème afin de vous assurer qu’elles sont correctes et justifiées
Prochaines Étapes
Exporter les Scores : Si nécessaire, vous pouvez exporter vos scores de matérialité en utilisant le bouton « Export Materiality Scores » pour partager les résultats ou pour une analyse plus approfondie.
Faire des Ajustements : En cas d’incohérences ou d’inexactitudes constatées lors de la révision, effectuez les ajustements nécessaires en collaboration avec les parties prenantes concernées ou en modifiant les réponses dans les formulaires ESRS.
Cette approche garantit que l’Évaluation de Double Matérialité est complète, précise et prête pour les étapes suivantes de reporting.
7. Améliorez l’auditabilité en commentant vos réponses
Le processus de Double Matérialité est intrinsèquement subjectif, car les entreprises sont souvent amenées à fournir des réponses basées sur des perspectives internes plutôt que sur des données concrètes ou des preuves scientifiques. L'objectif est de garantir que vos réponses reflètent fidèlement la vision de l’entreprise sur ses impacts, risques et opportunités. Pour renforcer l’auditabilité de vos réponses, vous devriez inclure des justifications là où c’est pertinent. Ces commentaires seront examinés par des auditeurs externes pour vérifier la validité de votre démarche.
A. Pourquoi les commentaires sont importants
Vos réponses peuvent être auditées par des fournisseurs de garantie tiers, et fournir du contexte améliore la transparence. En ajoutant des détails supplémentaires, vous renforcez la crédibilité de vos réponses, en montrant qu’elles sont complètes et bien réfléchies.
La plateforme propose une zone de commentaire à la fin de chaque question dans les formulaires ESRS, où vous pouvez justifier vos réponses.
B. Quand ajouter des commentaires
Il n'est pas nécessaire de commenter chaque question, mais ajouter des justifications pour certaines questions clés est essentiel. Voici les moments où se concentrer :
Questions avec des Scores Élevés : priorisez les commentaires sur les questions qui ont généré les scores les plus élevés pour un sous-thème, car elles auront un impact significatif sur vos résultats de matérialité finaux.
Sous-thèmes ESG Clés : commentez sur des sujets ESG importants comme le bien-être des employés, les émissions de GES et la gestion des déchets, car ils intéressent souvent les parties prenantes et les auditeurs.
Questions Incertaines ou Débattues : si des discussions ou débats internes ont eu lieu pour répondre à une question, il est important de documenter ces informations pour clarifier pourquoi un score ou une réponse particulière a été choisie.
3. Que faut-il inclure dans vos commentaires
Voici quelques idées pour renforcer l’auditabilité de vos commentaires :
Exemples Concrets : ajoutez des exemples concrets ou des études de cas illustrant les activités, produits ou services de votre entreprise qui ont influencé votre réponse.
Raisonnement Derrière les Scores : fournissez le raisonnement pour les scores assignés en termes d’échelle, de portée et de capacité de remédiation, surtout si la question concerne des seuils de matérialité.
Échelles de Temps : précisez si votre réponse se réfère à un impact actuel, passé ou futur pour contextualiser les risques et opportunités financiers ou d’impact.
Informations Supplémentaires Pertinentes : toute information supplémentaire influençant l'évaluation de matérialité globale peut être utile, comme les tendances de l'industrie, les changements réglementaires à venir, ou les évolutions stratégiques de l’entreprise.
4. Conclusion : Cibler les questions clés
Toutes les questions ne nécessiteront pas de commentaires, mais se concentrer sur les plus significatives garantira que votre Évaluation de Double Matérialité est robuste et prête pour un audit. En ajoutant du contexte, vous fournissez une explication claire de vos réponses, aidant ainsi les auditeurs et les parties prenantes à comprendre pleinement vos choix.
8. Définissez vos seuils de matérialité
Une fois que vous avez atteint un Statut Global de 100 % pour la complétion des formulaires et que vous avez examiné toutes les réponses, vous devriez maintenant avoir des scores de matérialité pour chaque ESRS et sous-thème. Vous devez maintenant déterminer les seuils de matérialité de ces scores.
Ces seuils doivent être déterminés par l'entreprise, afin que l'évaluation finale de la matérialité fournisse des résultats représentatifs des enjeux ESG de l'entreprise et de ses priorités adéquates.
Vous pouvez conserver les valeurs par défaut si vous ne savez pas comment remettre en question les valeurs proposées, bien sûr.
9. Finalisez votre évaluation pour passer à la collecte de données ESG
Une fois que vous êtes complètement satisfait de vos résultats et qu'aucune mise à jour n'est nécessaire, cliquez sur le bouton « Geler mes résultats » (onglet Analytics, au-dessus du tableau des résultats détaillés).
