Introduction
Une réunion de lancement réussie est essentielle au succès de votre projet CSRD. Cette réunion fixe le cadre de l'ensemble du projet en rassemblant les principales parties prenantes, en alignant les attentes et en établissant les objectifs, le périmètre et la structure de gouvernance du projet.
Ce guide propose une approche étape par étape pour planifier et exécuter votre réunion de lancement du projet CSRD, y compris un modèle d'ordre du jour, des conseils pour engager les parties prenantes et des meilleures pratiques pour fixer des objectifs et des attentes clairs.
Pourquoi la réunion de lancement est importante
La réunion de lancement est plus qu'une simple formalité ; c'est une occasion stratégique pour :
Aligner les parties prenantes : S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les objectifs, les délais et les responsabilités du projet.
Fixer des objectifs clairs : Établir des résultats mesurables et définir les critères de succès du projet.
Clarifier les rôles : Identifier qui sera impliqué, leurs rôles et comment ils contribueront au succès du projet.
Créer de l'élan : Générer de l'enthousiasme et de l'engagement parmi l'équipe de projet et les parties prenantes.
Utilisez ce template pour support votre présentation de lancement!
Préparation avant la réunion de lancement
Avant la réunion de lancement, il est essentiel de s'assurer que toutes les tâches préparatoires sont complétées. Celles-ci incluent :
Mettre en place le fichier "Gouvernance du projet, Cartographie & Activités" (également appelé fichier de "Cartographie").
Passer en revue les diapositives de lancement pour guider la discussion et les présentations pendant la réunion.
Vous devriez avancer avant de vous occuper de ces tâches !
Modèle d'ordre du jour pour la réunion de lancement
Un ordre du jour bien structuré est essentiel pour maintenir la réunion de lancement concentrée et productive. Voici un modèle d'une heure que vous pouvez utiliser pour organiser votre réunion :
Point de l'ordre du jour | Description | Durée |
1. Accueil & Présentations | Brève introduction de tous les participants, leurs rôles et leur implication dans le projet. | 5 minutes |
2. Aperçu du projet | Vue d'ensemble des objectifs, du périmètre et des résultats attendus du projet CSRD. | 15 minutes |
3. Chronologie & Jalons | Revue de la chronologie du projet, des jalons clés et des échéances. | 5 minutes |
4. Brève introduction au CSRD | Présentation des connaissances clés sur le CSRD pour que les parties prenantes comprennent les enjeux de l'initiative. | 15 minutes |
5. Prochaines étapes & Attentes | Présentation des prochaines étapes, y compris le remplissage de la "checklist de préparation" et du fichier de "Cartographie". Fixer les attentes pour les premières phases du projet. | 5 minutes |
6. Q&R et Remarques finales | Ouverture des questions, traitement des préoccupations et résumé des points clés de la réunion. | 15 minutes |
Conseils pour engager les parties prenantes
Personnaliser la communication : S'assurer que toutes les communications sont adaptées aux besoins et préoccupations spécifiques de chaque partie prenante.
Encourager la participation : Inviter les parties prenantes à partager leurs idées et à poser des questions pendant la réunion.
Clarifier la valeur ajoutée : Insister sur l'importance du projet pour la conformité et les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Fixer des objectifs et des attentes clairs
Pour que la réunion de lancement soit un succès, il est essentiel de :
Définir clairement les objectifs du projet : S'assurer que les objectifs sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART).
Fixer des attentes réalistes : Être transparent sur les défis et les ressources nécessaires pour le projet.
Établir la responsabilité : Définir clairement qui est responsable de quoi et s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent leurs rôles.
Actions post-réunion de lancement
Une fois la réunion de lancement terminée, en tant que chef de projet, vous devriez :
Envoyer un e-mail à tous les participants pour les remercier de leur attention et de leur future contribution au projet.
Partager les diapositives de lancement pour que chacun puisse examiner le contenu plus en détail.
Définir les prochaines étapes et assigner des référents si nécessaire.
Passer à la prochaine phase, à savoir l'analyse de la double matérialité.