Votre plateforme propose une solution SAAS. Le logiciel facture des commissions aux distributeurs pour l'utilisation du service. Les clubs peuvent bénéficier d'un cashback sur les achats réalisés par leurs licenciés, ce qui soulève des questions comptables et opérationnelles chez les distributeurs. Les flux de paiement du cashback sont centralisés et gérés par votre plateforme.
Comment est calculé le montant du cashback ?
Le cashback correspond à la commission que vous choisissez de reverser au club, exprimée en pourcentage du prix de vente conseillé (PVC) de l'article commandé. Vous configurez ce pourcentage depuis l'onglet Gestion des commissions de chaque boutique. Voir Gérer la commission reversée au club.
Note : quelle que soit l'option comptable retenue ci-dessous, le cashback et les frais de transaction sont toujours déduits à la source de votre versement mensuel — voir Comprendre les versements pour gérer votre comptabilité. Seule la façon de l'inscrire dans vos livres change selon l'option choisie ci-dessous.
Quel document utiliser comme justificatif ?
Deux documents sont disponibles depuis votre tableau de bord pour justifier le montant du cashback retenu :
L'export Détails des transactions (onglet Revenus), qui détaille chaque transaction, y compris le montant de cashback associé, exportable en .xls ou .csv.
L'état détaillé club par club transmis par votre plateforme en fin de saison (voir Option A ci-dessous).
Option A – constater à la fin de saison
Le cashback est constaté en fin de saison sur la base de justificatifs fournis par votre plateforme (un état détaillé club par club).
Selon cette option, le distributeur facture au club (ou au licencié) le montant de la vente TTC. Cette opération est enregistrée en comptabilité comme une vente standard. Votre plateforme facture sur cette transaction une commission correspondant aux frais de transaction. Dans cette situation, les flux bancaires liés aux cashbacks ne sont pas comptabilisés chez le distributeur. Une écriture est passée pour constater le cashback dans le compte client, la contrepartie étant un compte tiers (467 ou 411) créé pour centraliser les cashbacks.
À la fin de la saison, le compte de cashback s'est étoffé de toutes les factures de ventes passées sur l'année. Un état est alors envoyé afin de constater le montant réel de cashback à appliquer.
🗃️ Schéma comptable — exemple pour une vente à 100 € TTC
Compte | Libellé écriture | Débit | Crédit | Débit | Crédit |
| Facturation au club par le distributeur |
|
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411 | Facture de vente TTC | X |
| 100 |
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70 | Chiffre d'affaires HT |
| X |
| 83.33 |
4457 | TVA collectée |
| X |
| 16.67 |
| Commission à votre plateforme |
|
|
|
|
401 | Facture de commission TTC |
| X |
| 3 |
622 | Commission HT | X |
| 2.5 |
|
4456 | TVA déductible | X |
| 0.5 |
|
| Solde compte client pour la partie Cashback |
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|
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411 | Cashback TTC |
| X |
| 7 |
467 | Cashback TTC | X |
| 7 |
|
| Paiement facture vente |
|
|
|
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411 | Paiement reçu TTC part pour le distributeur |
| X |
| 90 |
512 | Paiement reçu TTC part pour le distributeur | X |
| 90 |
|
| Ecriture de compensation pour solder vente |
|
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401 | Compensation de la commission TTC sur la vente | X |
| 3 |
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411 | Compensation de la commission et du cashback TTC |
| X |
| 3 |
| Constatation cashback en fin de saison en fonction de l'état transmis par votre plateforme |
|
|
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|
467 | Constatation cashback TTC |
| X |
| 7 |
709 | Constatation cashback HT | X |
| 5.83 |
|
4457 | TVA sur cashback | X |
| 1.17 |
|
Option B – constater le cashback au fil de l'eau
Le cashback est déduit directement sur la facture émise au club.
Avec cette option, la constatation du cashback se fait au fil de l'eau. C'est une diminution du chiffre d'affaires qui est appliquée tout au long de l'année et pas seulement à la fin de la saison. Votre plateforme facture sur cette transaction une commission. Le distributeur enregistre cette facture fournisseur en comptabilité. Une écriture de compensation client/fournisseur est effectuée pour imputer la commission de votre plateforme sur la vente correspondante.
À la fin de la saison, un état est envoyé afin de constater le montant de cashback restant à distribuer. Le cashback est à considérer comme une remise et vient donc en diminution du chiffre d’affaires.
🗃️ Schéma comptable — exemple pour une vente à 100 € TTC
Compte | Libellé écriture | Débit | Crédit | Débit | Crédit |
| Facturation au club par le distributeur |
|
|
|
|
411 | Facture de vente TTC | X |
| 100 |
|
70 | Chiffre d’affaires HT |
| X |
| 83.33 |
4457 | TVA collectée |
| X |
| 16.67 |
| Constatation du cashback |
|
|
|
|
411 | Cashback TTC |
| X |
| 7 |
709 | Cashback HT | X |
| 5.83 |
|
4457 | TVA collectée | X |
| 1.17 |
|
| Commission à votre plateforme |
|
|
|
|
401 | Facture de commission TTC |
| X |
| 3 |
622 | Commission HT | X |
| 2.5 |
|
4456 | TVA déductible | X |
| 0.5 |
|
| Paiement facture vente |
|
|
|
|
411 | Paiement reçu TTC part pour le distributeur |
| X |
| 90 |
512 | Paiement reçu TTC part pour le distributeur | X |
| 90 |
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| Ecriture de compensation pour solder vente |
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401 | Compensation de la commission TTC sur la vente | X |
| 3 |
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411 | Compensation de la commission et du cashback TTC |
| X |
| 3 |
| Constatation utilisation cashback fin de saison |
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467 | Solde des cashback non utilisés | X |
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709 | Solde des cashback non utilisés |
| X |
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4457 | Solde TVA afférente |
| X |
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