Wenn es vorkommt, dass die Willkommensmail nicht versendet wird oder dass sich der Gast nicht einloggen kann, kannst Du folgende Punkte prüfen, damit die Login Funktion funktioniert:

Sollten Daten, wie die Mail erst nach Check In aktualisiert werden in ASA, so dauert die Aktualisierung 60 min. Noch nicht eingecheckte Reservierungen werden alle 15 min aktualisiert.

Sollten alle der oben genannten Punkte erfüllt sein und der Gast wird trotzdem noch nicht bei "Aktuelle Gäste" angezeigt, so bitten wir, uns direkt eine Mail an support@guest.net mit Nachname, Mail und Zimmernr. des Gastes zuzusenden.

Wenn du die Pre-Check In Login Funktion aktiviert hast, kann sich der Gast bereits vor Check In mit seinem Nachname und seiner Reservierungsnummer einloggen. Auch hier gilt:

Die Self-Check In Seite ist unter folgenden URLs erreichbar und kann in Korrespondenz-Systeme eingebunden und mit dem Gast kommuniziert werden:

Mit folgenden Parametern können Informationen an den Self-Check In übertragen werden.

Beispiel: https://hospitality.guestnet.info/self-checkin/?arrival=2020-06-18&departure=2020-06-20&name=max&surname=mustermann&reservation=12345

Bitte berücksichtigen:

In manchen Fällen wird ein ASA-Betrieb für mehrere Häuser verwendet. Standardmäßig erhalten wir vom ASA-Techniker eine Schnittstelle, über die wir die Daten aller Gäste erhalten. Es kann jedoch vorkommen, dass nur die Gäste eines bestimmten Hauses sich im Guestnet einloggen sollen.
​
In diesem Fall müsst ihr uns einfach die entsprechenden Haus Kodes an Support senden support@guest.net.
​
Die genauen Hausnamen und Codes findet ihr in ASA unter Hotel > Vorgaben > Häuser.

Wenn mehrere Zimmer auf die selbe Reservierung laufen, dann werden die Konten nicht automatisch in Guestnet pro Gast angezeigt. Damit dies aber trotzdem nach Zimmer aufgeteilt wird, muss in ASA bei der gewünschten Reservierung nur eine kleine Einstellung geändert werden. Dafür die Reservierung öffnen und anschließen Konten. Bei Konten "Getrennte Konten pro Zimmer" auswählen.

Sobald die Daten neu an Guestnet übertragen wurden, werden sie richtig angezeigt.

Damit Rechnungsposten, wie z.B. eine Überraschung, den Gast nicht angezeigt werden, kann dies wie folgt gelöst werden:

Beim gewünschten Gast bei "Konten" “Konten anlegen" oder ein "R-Konto" erstellen. Die Konsumation/Leistung/Extra, welche nicht in Guestnet beim Gast aufscheinen darf auf dieses Konto geben und anschließend auf Definitiv stellen. Bei der Auflistung wird der Posten nicht mehr angezeigt. Beim Check-Out das Konto löschen und wieder alles wie gewünscht anlegen

Achtung: damit es nicht beim Check-Out vergessen wird diesen Posten zu verrechnen, sollte eine Notiz bei "Hinweis Check Out" hinterlegt werden

In Deutschland/Österreich ein Konto anlegen, bei Dokumenttyp Lieferschein auswählen und auf Definitiv stellen. Bevor der Gast bezahlt herauslöschen und wie gewünscht anlegen.

Sollte Lieferscheine noch nicht angelegt sein, dann bei "Systemkonfiguration" > "Betrieb" > "Abrechnung" > "Sonstiges" > unter dem Punkt "Bezahlungslimit" scheint "Lieferscheine verwalten" auf. Diese auf aktiv setzten. Es ist als Dokumenttyp anschließend auswählbar.

Wenn die Schnittstelle zu ASA aktiv ist, können Bestellungen aus den Modulen Brötchenservice, Roomservice und Shop direkt als Extra in ASA gebucht werden.

Um die Schnittstelle einzurichten, muss in ASA ein Produkt anlegt werden und der Kode dieses Produkts an support@guest.net gesendet werden. Idealerweise sollte ein einheitlicher Code verwendet werden, z.B. "GUESTNET-ROOMSERVICE", "GUESTNET-SHOP" usw..

Pro Modul kann ein Artikel in ASA hinterlegt werden.

Wenn der Gast den Roomservice bestellst, wird der Gesamtbetrag als Extra in ASA hinterlegt, auch wenn die Bestellung erst für einen späteren Zeitpunkt bestellt wird.

Im aufgebuchten Extra sind als Info alle bestellten Einträge hinterlegt.
​

Die Bestellung wird wie gewohnt per E-Mail, SMS oder falls konfiguriert, an den Bondrucker gesendet.

Die Frühstücksbestellung wird immer nach Bestellungsschluss innerhalb 30 Minuten aufgebucht, sodass auch noch evtl. Abänderungen beachtet werden und nur die finale Bestellung übertragen wird.

Die automatische Synchronisation von Spa-Anfragen mit dem ASA Wellnessplaner steht allen Kunden mit "Wellness & Beauty" und "Gäste-Login" Funktion kostenlos zur Verfügung.

​
Dabei ist das ASA Modul "Reservierungsdienst (erweitert)" (kostenpflichtig) notwendig. Bei der Aktivierung dieses Modules ist zudem wichtig, dass der Benutzer für Guestnet das Recht bekommt, diesen zu benutzen. Zunächst müssen die unten beschriebenen Guestnet- und ASA Konfigurationen durchgeführt werden, damit die Funktion aktiviert werden kann.
​
In ASA unter "Einrichtung" > "System" > "Benutzer" im Reiter „Web“ muss das Häkchen bei "Reservierungsdienst (erweitert)" aktiviert werden:

Um Wellness & Beauty und ASA-Behandlungen zu verknüpfen, müssen sowohl die Gäste-Web-App als auch das Upselling-Modul verfügbar sein. Weiters muss in ASA die Funktion "Reservierungsdienst (erweitert)" (kostenpflichtig) freigeschalten sein und der Guestnet User muss die nötigen Rechte dafür haben.

Auch folgende Funktionen müssen in ASA aktiviert werden:

getSpaAppointments
​getSpaTreatments
​getSpaEmployees
​getAvailableSpaSlots
​postSpaAppointment
​
​

Dafür müssen vorab folgende Konfigurationen in ASA hinterlegt werden:
(hier ein Lösungsvorschlag, wobei es hier auch weitere Möglichkeiten in ASA gibt)

In der Konfiguration der einzelnen Anwendungen kann ausgewählt werden, ob eine Behandlung nur an gewissen Wochentagen oder auch nur zu gewissen Uhrzeiten buchbar ist.

Unter Hotel > Vorgaben > Anwendungsplätze kann pro Anwendungsplatz die Anwendungsarten oder Anwendung ausgewählt werden.

Anwendungen Mitarbeiter zuweisen

Unter Allgemein > Stammdaten > Mitarbeiter können ausgewählt werden welche Anwendungsarten oder Anwendungen der Mitarbeiter ausübt.

Mitarbeiter Verfügbarkeit

Unter Allgemein > Stammdaten > Mitarbeiter wird die Verfügbarkeit pro Arbeitnehmer hinterlegt.

Unter Einrichtung > System > Systemkonfiguration > Betrieb > Spa kann das Startzeitraster ausgewählt werden. Dies beeinflusst in welchen zeitlichen Abschnitten die Termine verfügbar sind.

Um die Behandlung in Guestnet mit der Anwendung in ASA zu verknüpfen, wird der Kodex der hinterlegten ASA-Spa Anwendung benötigt.

Dieser ist bei der jeweiligen Spa-Behandlung hinterlegt. Unter Hotel > Stammdaten > Anwendung findet man eine Übersicht.

Den Kode der Anwendung kopieren.

Die gewünschte Anwendung im Backend des Guestnets öffnen und dort bei Produkt ID in PMS den Kode hinterlegen.

Sobald die Produkt ID im PMS hinterlegt ist, kann der Gast direkt die Behandlung in ASA buchen.

Sobald ein Gast eine Anwendung bucht und auf 'Anfragen' klickt, erhält er eine Bestätigungsmail, während der hinterlegte Kontakt des Hotels ebenfalls eine Benachrichtigung erhält.

Die Reservierung wird innerhalb weniger Minuten automatisch in das ASA-System als Spa-Buchungen importiert. Dort muss die Reservierung nur noch von 'Reserviert' auf 'Bestätigt' geändert werden.

Sobald dieser Status aktualisiert wird, wird auch der Status der Spa-Behandlung im Bereich 'Mein Aufenthalt' des Gastes entsprechend aktualisiert.

Das für den Gäste-Login erforderliche Passwort zur Anmeldung mit "Zimmernummer" und "Passwort" ist identisch mit dem im ASA hinterlegten Passwort:

ACHTUNG: das Password soll aber nie hier kontrolliert werden und nicht dem Gast gesendet werden. Das Passwort soll in ASA auf keinen Fall geändert werden! Diese werden nach der Änderung nicht in Guestnet übertragen. Guestnet übernimmt nicht das Passwort, wenn es in ASA nachträglich geändert wird. Der Gast erhält das Passwort per Mail. Sollte in ASA eine falsche Einstellung vorhanden sein, kann es passieren, dass in ASA kein Password automatisch generiert wird, wenn in diesem Fall dass Password in ASA fehlt, generiert Guestnet automatisches eines. Hierzu soll immer das Password geprüft werden, welches in der Mail dem Gast zugesendet wird.
​
Der beste Weg, um das Password zu prüfen, ist es folgende Felder im Modul "Mein Aufenthalt" auszufüllen und die eigene Hotel-Mail zu hinterlegen um sich dann als Gast einzuloggen, so könnt ihr überprüfen, ob das Password funktioniert, oder ob eine Fehlermeldung aufscheint:

Auch wenn der Gast eingecheckt ist, wird die "Ortstaxe" erst bei den "Leistungen" aufgebucht, sobald im Gästebereich bei Konten ein "Konto" erstellt wurde. Vorher sind bei den "Leistungen" keine Ortstaxen hinterlegt. Guestnet zeigt den Gast nur die hinterlegten Posten an.

Die Angaben werden nur als Anfrage per E-Mail an das Hotel gesendet. In ASA ist eine Buchung nur möglich, wenn der Gast direkt mit eingebucht wird.