Das Modul Wochenprogramm hilft Ihnen dabei, alle Aktivitäten digital an Ihre Gäste zu übermitteln. Gäste können sich selbstständig für Veranstaltungen anmelden – mit oder ohne Anmeldung im System. Damit sorgen Sie für ein modernes, kontaktloses Erlebnis – direkt integriert in Ihre Guestnet-Plattform.

Diese Funktionen stehen Ihnen im Modul Wochenprogramm zur Verfügung:

Gehen Sie auf:
​Einstellungen > Einstellungen, um folgende Funktionen zu aktivieren:

Wenn die Schaltfläche grün ist, ist diese Funktion aktiviert.
Sind diese grau, ist die Funktion nicht sichtbar.
​

Um weitere eigene Felder für das Anmeldeformular zu erstellen, gehen Sie auf:
​Einstellungen > Eigene Felder – Anmeldeformular

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem eigene Felder erstellt oder bereits bestehende bearbeitet werden können.

Klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder „Neuer Eintrag“, um folgendes Eingabefenster zu öffnen:

Die Bearbeitung der Anmeldefelder kann in mehreren Sprachen erfolgen.

Feldname:
Hier wird der Titel für das neue Feld hinterlegt.

Feldtyp – Auswahlmöglichkeiten:

Zusätzlich kann bei jedem Feld durch das grüne Häkchen definiert werden, ob es:

Um weitere eigene Felder zu erstellen, welche dann in den Aktivitäten hinzugefügt werden können, gehen Sie auf:

Einstellungen > Eigene Felder – Aktivität

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem bereits definierte Felder bearbeitet oder gelöscht werden können. Alternativ fügen Sie unter „+ Neuer Eintrag“ ein neues Feld hinzu.

Wenn Sie auf „Bearbeiten“ oder „+ Neuer Eintrag“ klicken, öffnet sich folgendes Fenster:

Diese eigenen Felder stehen anschließend in jeder Aktivität zur Verfügung.

Hinweis: Wird ein Feld nicht ausgefüllt, so wird es auch nicht angezeigt.

Um weitere Kategorien hinzuzufügen, welche pro Aktivität ausgewählt werden können und den Gästen zur Orientierung dienen, gehen Sie auf:

Einstellungen > Kategorien

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem bereits vorhandene Kategorien bearbeitet oder gelöscht werden können. Über „+ Neue Kategorie“ fügen Sie eine weitere Kategorie hinzu.

Wenn Sie eine Kategorie bearbeiten oder neu erstellen, können Sie:

Bereits angelegte Kategorien finden Sie bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aktivität auf der rechten Seite im Konfigurationsbereich.

Mit der Funktion „Show Only“ können Sie im Wochenprogramm ausschließlich bestimmte Kategorien anzeigen lassen, ohne dass die Leiste mit den anderen Kategorien sichtbar ist.

So funktioniert es:

So können Sie gezielt nur die Kategorien anzeigen, die für Sie relevant sind.

Um einen Wochenprogramm-Eintrag zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Neuer Eintrag“.

Geben Sie der neuen Aktivität folgende Informationen:

Laden Sie ein passendes Bild hoch. Dieses muss im Format JPG oder PNG vorliegen und darf nicht größer als 12 MB sein.
Wenn das Häkchen bei „Bild in Export Datei anzeigen“ aktiviert ist, wird das Bild in der Exportdatei angezeigt.

Unter „Termine“ können Sie:

Es besteht die Möglichkeit, die Aktivität regelmäßig wiederholen zu lassen – als Serientermin.

Möchten Sie die Aktivität für weitere Termine festlegen, klicken Sie auf „+ Eintrag hinzufügen“ und tragen das gewünschte Datum ein. Die Aktivität wird dann an dem festgelegten Datum angezeigt.

Wählen Sie eine Kategorie, der die Aktivität zugeordnet werden soll, damit Gäste nach Kategorien wie z. B. Fitness filtern können.
Die Kategorien können individuell für Ihren Betrieb erstellt werden (siehe Kategorien hinzufügen).

Fügen Sie optionale Zusatzinformationen hinzu, wie z. B. ob die Aktivität familienfreundlich ist, Verpflegung, Kosten oder Schwierigkeit.
Diese Zusatzinformationen müssen vorher unter „Eigene Felder“ angelegt worden sein und können anschließend bei der gewünschten Aktivität hinzugefügt werden (siehe Eigene Felder erstellen).

Besteht Anmeldepflicht, kann diese unter „Anmeldung“ aktiviert werden. Welche Funktionen es bei der Anmeldung gibt, finden Sie direkt bei Anmeldefunktion.

Aktivieren Sie diese Funktion, wird die Aktivität als Vorlage abgespeichert. Weitere Infos finden Sie unter Als Vorlage speichern.

Durch die Aktivierung des Sterns wird die Aktivität als Highlight festgelegt.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Aktivität ohne Uhrzeit in der Gästeansicht angezeigt.

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Aktivität zu löschen.

Wenn Sie wissen, dass eine Aktivität zu einem späteren Zeitpunkt nochmals stattfinden wird, können Sie diese „als Vorlage speichern“.

Mit dieser Funktion wird die Aktivität im Ordner „Vorlagen“ gespeichert, auf den Sie jederzeit zugreifen können.

Direkt in den Vorlagen können Sie auch neue Vorlagen erstellen, die später als Aktivität verwendet werden können.

Dabei werden alle Daten wie beim Erstellen einer Aktivität hinterlegt, jedoch wird kein Datum abgefragt.

Bei bereits erstellten Vorlagen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Wenn eine Aktivität sich regelmäßig wiederholt, kann diese als Serientermin eingetragen werden.
Beim Erstellen einer Aktivität muss unter Termine die Option „Serientermin“ aktiviert werden.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:

Klicken Sie auf „Übernehmen“ und im Wochenprogramm wird diese Aktivität automatisch wiederholt angezeigt.

Besteht Anmeldepflicht? Wenn ja, muss dieser Hinweis unter Anmeldung ausgefüllt werden. Der Gast kann sich dann direkt über Guestnet zur Aktivität anmelden.
Aktivieren Sie hierfür „Anmeldefunktion aktivieren“ durch Klicken auf die Schaltfläche (grün = aktiv).

Bei „Anmeldung erforderlich“ - Hinweis anzeigen kann ein zusätzlicher Hinweis angegeben werden.

Definieren Sie über „Anmeldung ab“ und „Anmeldung bis“ die Zeitspanne, in der sich der Gast für die Aktivität anmelden kann.

Unter „Max. Teilnehmer pro Anmeldung“ legen Sie fest, wie viele Gäste pro Anmeldung angemeldet werden können.

Der E-Mail-Empfänger für Anmeldungen kann verwendet werden, wenn die Anmeldungen an einen anderen Empfänger versendet werden sollen, als in den Stammdaten bei den E-Mails hinterlegt sind, z. B. wenn ein Mitarbeiter direkt die Anmeldungen zu einer Aktivität erhalten soll.

Wenn nur eine bestimmte Platzanzahl verfügbar ist, geben Sie die Maximalteilnehmeranzahl unter „Verfügbare Tickets/ Plätze“ ein. Sobald diese Anzahl erreicht ist, ist die Anmeldung gesperrt.

Ist die Warteliste aktiv, können sich auch nach Erreichen der verfügbaren Tickets noch Gäste auf die Warteliste anmelden. Diese kann durch eine maximale Anzahl begrenzt werden.
Sollte die Warteliste für alle Aktivitäten gewünscht sein, kann dies im Wochenprogramm unter den Einstellungen aktiviert werden.

Ist der Button „Anmeldung benötigt Bestätigung“ aktiv, kann der Gast nur eine Anfrage für die Aktivität stellen.

Der Gast erhält eine E-Mail, in der bestätigt wird, dass er die Aktivität angefragt hat. Diese Anfrage muss jedoch noch vom Betrieb bestätigt werden, der ebenfalls eine Mail erhält. Der Gast wird nicht automatisch von Guestnet benachrichtigt; der Betrieb muss ihn informieren.

Mit der Mindestteilnehmeranzahl erhalten die Gäste erst eine feste Anmeldebestätigung für eine Aktivität, wenn die Mindestteilnehmer erreicht sind.

Aktivieren Sie bei der gewünschten Aktivität die Anmeldefunktion und geben Sie bei „minimale Teilnehmer“ die gewünschte Mindestteilnehmeranzahl sowie das Zieldatum bis wann diese erreicht sein muss, ein.

Beispiel: Bis 17:00 Uhr am Vortag muss die Mindestteilnehmeranzahl erreicht sein, danach sind keine Anmeldungen mehr möglich. Sollte die Mindestteilnehmeranzahl erreicht werden, können sich Gäste bis 20:00 Uhr weiterhin anmelden. Nach 20:00 Uhr sind keine Anmeldungen mehr möglich. Wenn sich bereits 3 Gäste angemeldet haben, können 2 weitere auf die Warteliste gesetzt werden.

Das Zieldatum kann auch die gleiche Zeit wie der Anmeldeschluss sein.

Wenn sich ein Gast anmeldet, erhält er eine Anfrage-E-Mail, solange die Mindestteilnehmerzahl noch nicht erreicht ist. Erst wenn die Mindestteilnehmerzahl erreicht ist, erhält der Gast eine Bestätigungsmail.

Der Betrieb erhält eine Bestätigungsmail, sobald die Mindestteilnehmerzahl erreicht ist.

Alle Gäste, die sich vorher angemeldet haben, müssen im Backend manuell bestätigt werden. Nach der Bestätigung erhalten auch diese Gäste eine Anmeldebestätigung.

Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird, erhält der Betrieb eine E-Mail-Benachrichtigung.

Durch „+ Feld hinzufügen“ kann ein zuvor erstelltes eigenes Feld hinzugefügt werden.
Wenn das Feld mit einem Aufpreis/Reduzierung verbunden ist, kann hier der entsprechende Wert eingegeben werden. Ist die Zahlungsfunktion aktiv, muss der Gast direkt bei der Anmeldung bezahlen.

Sollten für eine Aktivität Kosten berechnet werden, können diese bereits in der Anmeldung dargestellt werden. Die Kosten können direkt berechnet werden.

Es besteht die Möglichkeit, dass der Gast nach der Anmeldung direkt mit Kreditkarte bezahlt. Dafür kontaktieren Sie zuerst support@guest.net, damit die Zahlungsfunktion aktiviert wird. Sobald dies erfolgt ist, muss der Bereich „Zahlungen“ entsprechend konfiguriert werden.

Nachdem alles eingerichtet ist, muss bei der Anmeldung die Option „Online-Zahlung“ aktiviert werden, um die Bezahlung zu ermöglichen.

Ist die Online-Zahlung aktiv, kann die Stornierung nur im Adminbereich durchgeführt werden. Gäste können in der Gästeansicht die Anmeldung nicht stornieren. Im Adminbereich kann der Betrag zurückerstattet werden.

Gäste können sich sowohl selbst anmelden als auch im Backend von einem Mitarbeiter angemeldet werden.

Im Backend klicken Sie bei der gewünschten Veranstaltung auf die Anmeldungen (Teilnehmeranzahl).

Anschließend öffnet sich eine Unterseite, auf der der Gast angemeldet werden kann. Außerdem können Sie dort + weitere Teilnehmer hinzufügen.

Ist Guestnet mit einem PMS-System verknüpft, wird die Auswahl der Gäste angezeigt.

Der Gast erhält bei der Anmeldung automatisch eine Bestätigungsmail.

Unter Wochenprogramm > Anmeldungen finden Sie einen Überblick über alle Anmeldungen der einzelnen Aktivitäten, bei denen eine Anmeldung aktiv ist.

Jede Anmeldung kann bearbeitet werden, das heißt, es können weitere Teilnehmer hinzugefügt, storniert oder Teilnehmer per E-Mail kontaktiert werden.

Über das Briefsymbol in der Zeile des jeweiligen Teilnehmers können Sie direkt E-Mails senden. Wenn eine Aktivität abgesagt wird, können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer versenden. Klicken Sie hierfür auf „Nachricht an alle“ und verfassen Sie Ihre Rundmail an die gesamte Teilnehmerliste.

Teilnehmer auf der Warteliste werden unter den Anmeldungen angezeigt. Um diese nachrücken zu lassen, müssen Sie manuell auf Anmelden klicken, damit sie in die Anmeldeliste aufgenommen werden.

Sobald die maximale Teilnehmeranzahl erreicht ist und Gäste auf der Warteliste stehen, bleibt die Anzeige auf „ausgebucht“. Diese Anzeige bleibt bestehen, bis die Summe aus angemeldeten Teilnehmern und Warteliste nicht mehr die maximale Teilnehmerzahl beträgt.

Sie können eine Liste aller Teilnehmer exportieren und drucken. Beim globalen Export Alle Anmeldungen exportieren lässt sich der Exportzeitraum mit einem Datumsfilter auswählen. Das Datum bezieht sich auf die Registrierung der Anmeldung, nicht auf das Aktivitätsdatum.

Möchten Sie einen einzelnen Tag exportieren, geben Sie das Datum des aktuellen Tages und des darauffolgenden Tages an.

Eine Stornierung ist nur solange möglich, wie die Anmeldung aktiv ist. Die hinterlegte Mailadresse erhält eine Benachrichtigung, sobald sich ein Gast anmeldet oder abmeldet.

Wird eine Anmeldung von der Rezeption storniert, erhalten der Gast und die hinterlegte Mailadresse keine automatische E-Mail.

Ist die Online-Zahlung aktiviert, kann eine Stornierung nur im Adminbereich durchgeführt werden. Gäste können ihre Anmeldung in der Gästeansicht nicht stornieren. Im Adminbereich kann der Betrag bei Bedarf zurückerstattet werden.

Ist die Zahlung aktiviert und die Anmeldung wurde über den Adminbereich durchgeführt, kann der Status bei einem bezahlten Gast auf „Als bezahlt markieren“ geändert werden.

Eine Aktivität kann als Highlight markiert werden, das heißt, diese Aktivität wird an dem jeweiligen Tag stärker hervorgehoben als alle anderen.

Öffnen Sie hierfür die gewünschte Aktivität über „Bearbeiten“ (siehe Aktivität bearbeiten). Rechts oben finden Sie ein Stern-Symbol, mit dem Sie die Aktivität als Highlight markieren können.

Aktivitäten, die als Zwischenelement angezeigt werden, erscheinen in der Gästeansicht ohne Uhrzeit. So können Sie Ihren Gästen beispielsweise Empfehlungen oder Tipps für den Tag geben.

Das Zwischenelement wird wie eine Aktivität erstellt, wobei die Uhrzeit lediglich zur Reihenfolge der Darstellung in der Gästeansicht dient.

Um das Datum einer bereits erstellten Aktivität zu ändern, klicken Sie bei der jeweiligen Aktivität ganz rechts auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit den Optionen:

Neben dem Wort „Termin“ befindet sich ein Bearbeiten-Symbol.

Durch Klick darauf gelangen Sie zurück zur Aktivität, wo Sie den Termin und den Zeitraum bearbeiten können (siehe Aktivität bearbeiten).

Wichtig: Wenn der Termin bearbeitet wird, wird dieser Termin von der Serientermin-Serie getrennt.

In der Listenansicht werden die eingetragenen Aktivitäten übersichtlich aufgelistet.

Über die Schaltfläche „Kalenderansicht“ rechts oben kann die Ansicht gewechselt werden.

In der Kalenderansicht können Aktivitäten per Drag & Drop auf einen anderen Tag verschoben werden.

Im Suchfeld können bereits eingetragene Aktivitäten schnell gefunden werden. Zusätzlich ist eine Filterung nach Kategorien möglich.

Gefundene Aktivitäten können direkt bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.

Um eine bestehende Aktivität zu bearbeiten, klicken Sie bei der gewünschten Aktivität rechts auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit drei Optionen. Wählen Sie neben „Aktivität“ das Bearbeiten-Symbol aus.

Die Aktivität öffnet sich und Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen.

Möchten Sie nur einen einzelnen Termin bearbeiten, nutzen Sie bitte die Funktion „Termin bearbeiten“.

Sobald sich ein Gast zu einer Aktivität angemeldet hat, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail. Diese enthält alle wichtigen Informationen zur Aktivität.

Ganz unten in der E-Mail findet der Gast den Hinweis „Add to Calendar“. Über diese Funktion kann der Gast den Termin direkt in seinen eigenen Handy-Kalender integrieren.

Um verschiedene Preiskategorien anzugeben, klicken Sie auf:

Einstellungen > Preiskategorien

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie vorhandene Preiskategorien bearbeiten oder löschen können. Über den Button „+ Neuer Eintrag“ können Sie eine neue Preiskategorie erstellen.

Beim Erstellen einer neuen Preiskategorie öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die Preiskategorie und eine zusätzliche Beschreibung hinzufügen können.

Die bereits angelegten Preiskategorien finden Sie in den jeweiligen Aktivitäten unter „Preise“. Dort können Sie über „+ Preiskategorie hinzufügen“ Ihre definierten Preiskategorien mit einem Preis versehen.

Das Modul Wochenprogramm ist Teil der Pakete Premium & Professional. Für das Paket Essential ist es für 19,00 € pro Monat erhältlich.
Unser Customer Success Team berät Sie gerne, wie Sie das Modul optimal einsetzen:
📩 support@guest.net