ASA

Se capita che l’e-mail di benvenuto non venga inviata o che l’ospite non riesca ad accedere, puoi verificare i seguenti punti per assicurarti che la funzione di login funzioni correttamente:

Se i dati come l’e-mail vengono aggiornati in ASA solo dopo il check-in, l’aggiornamento richiede 60 minuti. Le prenotazioni non ancora con check-in vengono aggiornate ogni 15 minuti.

Se tutti i punti sopra riportati sono stati rispettati e l’ospite non viene comunque visualizzato sotto “Ospiti attuali”, ti chiediamo di inviarci direttamente una mail a support@guest.net con cognome, email e numero della camera dell’ospite.

Se hai attivato la funzione di login per il Pre-Check-in, l’ospite può accedere già prima del check-in con il proprio cognome e numero di prenotazione. Anche in questo caso vale:

La pagina di Self-Check-in è accessibile ai seguenti URL e può essere integrata nei sistemi di corrispondenza e comunicata all’ospite:

Con i seguenti parametri è possibile trasferire informazioni al Self-Check-in.

Esempio: https://hospitality.guestnet.info/self-checkin/?arrival=2020-06-18&departure=2020-06-20&name=max&surname=mustermann&reservation=12345

In alcuni casi viene utilizzata un’istanza ASA per più strutture. Di default riceviamo dal tecnico ASA un’interfaccia attraverso la quale otteniamo i dati di tutti gli ospiti. Può tuttavia accadere che solo gli ospiti di una determinata struttura debbano potersi connettere a Guestnet.
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In questo caso è sufficiente inviarci i relativi codici delle strutture al supporto: support@guest.net.
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I nomi e i codici esatti delle strutture si trovano in ASA sotto Hotel > Impostazioni > Strutture.

Se più camere sono collegate alla stessa prenotazione, i conti non vengono visualizzati automaticamente per ogni ospite in Guestnet. Affinché la suddivisione avvenga comunque per camera, è sufficiente modificare una piccola impostazione nella prenotazione ASA. A tal fine aprire la prenotazione e quindi Conti. Nella sezione Conti selezionare “Conti separati per camera”.

Non appena i dati vengono nuovamente trasferiti a Guestnet, verranno visualizzati correttamente.

Per evitare che voci di fattura, come ad esempio una sorpresa, vengano mostrate all’ospite, è possibile procedere come segue:

Per l’ospite desiderato, in “Conti”, creare un nuovo conto o un “conto R”. Inserire il consumo/prestazione/extra che non deve apparire in Guestnet su questo conto e poi impostarlo come Definitivo. Nella visualizzazione delle voci, l’addebito non verrà più mostrato. Al momento del check-out eliminare il conto e reinserire tutto come previsto.

Attenzione: per evitare che al check-out venga dimenticato di addebitare la voce, è consigliabile inserire una nota in “Nota Check Out”

In Germania/Austria creare un conto, selezionare come tipo documento “Bolla di consegna” e impostarlo su Definitivo. Prima che l’ospite paghi, eliminare e ricreare tutto come desiderato.

Se le bolle di consegna non sono ancora state attivate, andare in “Configurazione del sistema” > “Struttura” > “Fatturazione” > “Varie” > alla voce “Limite di pagamento” apparirà “Gestire bolle di consegna”. Attivare questa funzione. Sarà quindi selezionabile come tipo documento.

Se l’interfaccia con ASA è attiva, gli ordini provenienti dai moduli Servizio breakfast, Roomservice e Shop possono essere registrati direttamente come extra in ASA.

Quando l’ospite ordina il roomservice, l’importo totale viene registrato come extra in ASA, anche se l’ordine è per un momento successivo.

Nel supplemento registrato sono indicate come informazione tutte le voci ordinate.

L’ordine viene inviato come di consueto via e-mail, SMS o, se configurato, alla stampante per scontrini.

L’ordine della colazione viene sempre registrato entro 30 minuti dalla chiusura dell’ordinazione, in modo da considerare eventuali modifiche e trasferire solo l’ordine finale.

Per configurare l’interfaccia, è necessario creare un prodotto in ASA e inviare il codice di questo prodotto a support@guest.net. Idealmente, dovrebbe essere utilizzato un codice unificato, ad esempio "GUESTNET-ROOMSERVICE", "GUESTNET-SHOP" ecc.

Per ogni modulo può essere memorizzato un articolo in ASA.
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La sincronizzazione automatica delle richieste SPA con il pianificatore wellness ASA è disponibile gratuitamente per tutti i clienti con la funzione "Wellness & Beauty" e "Login ospite".

Per questo è necessario il modulo ASA "Servizio di prenotazione (esteso)" (a pagamento). È inoltre importante, al momento dell’attivazione di questo modulo, che l’utente Guestnet abbia il diritto di utilizzarlo. Prima, devono essere effettuate le configurazioni Guestnet e ASA descritte di seguito per poter attivare la funzione.

In ASA, sotto "Impostazioni" > "Sistema" > "Utenti", nella scheda “Web” deve essere selezionata la casella "Servizio di prenotazione (esteso)":

Per collegare Wellness & Beauty e i trattamenti ASA, devono essere disponibili sia l’app web per gli ospiti sia il modulo di upselling. Inoltre, in ASA la funzione "Servizio di prenotazione (esteso)" (a pagamento) deve essere attivata e l’utente Guestnet deve avere i diritti necessari.

Devono inoltre essere attivate le seguenti funzioni in ASA:

getSpaAppointments
getSpaTreatments
getSpaEmployees
getAvailableSpaSlots
postSpaAppointment

A tal fine, devono essere salvate in anticipo le seguenti configurazioni in ASA:
(questa è una proposta di soluzione, ma in ASA sono disponibili anche altre possibilità)

Nella configurazione delle singole applicazioni può essere definito se un trattamento è prenotabile solo in determinati giorni della settimana o solo in determinate fasce orarie.

Sotto Hotel > Impostazioni > Spazi applicativi è possibile selezionare, per ogni spazio, i tipi di applicazioni o applicazioni disponibili.

Sotto Generale > Anagrafica > Collaboratori è possibile selezionare quali tipi di applicazioni o applicazioni può svolgere ogni collaboratore.

Sotto Generale > Anagrafica > Collaboratori viene registrata la disponibilità di ciascun dipendente.

Sotto Impostazioni > Sistema > Configurazione sistema > Struttura > Spa può essere definito l’intervallo degli orari di inizio. Questo determina in quali intervalli temporali gli appuntamenti sono disponibili.

Per collegare il trattamento in Guestnet con l’applicazione ASA, è necessario il codice dell’applicazione SPA memorizzata in ASA.

Questo è indicato per ogni trattamento SPA. In Hotel > Anagrafica > Applicazioni si trova una panoramica.

Copiare il codice dell’applicazione.

Aprire il trattamento desiderato nel backend di Guestnet e inserire il codice nel campo ID prodotto nel PMS.

Non appena l’ID prodotto è stato memorizzato nel PMS, l’ospite può prenotare direttamente il trattamento in ASA.

Non appena un ospite prenota un trattamento e clicca su “Richiesta”, riceverà una mail di conferma e il contatto dell’hotel memorizzato riceverà anch’esso una notifica.

La prenotazione viene importata automaticamente come prenotazione SPA nel sistema ASA entro pochi minuti. Lì, la prenotazione deve solo essere modificata da “Prenotato” a “Confermato”.

Non appena questo stato viene aggiornato, viene aggiornato anche lo stato del trattamento SPA nella sezione “Il mio soggiorno” dell’ospite.

La password richiesta per il login dell’ospite con "numero di camera" e "password" è identica a quella salvata in ASA.

⚠️ ATTENZIONE: La password non deve mai essere controllata direttamente qui né inviata all’ospite. Non deve essere modificata in ASA! Le modifiche non vengono trasmesse a Guestnet. Guestnet non importa le password che vengono modificate successivamente in ASA. L’ospite riceve la password tramite e-mail.

Se in ASA è configurata in modo errato e non viene generata automaticamente una password, Guestnet ne crea una in automatico. In questo caso, la password da considerare è quella presente nell’e-mail inviata all’ospite.

Il modo migliore per verificare la password è compilare i campi nel modulo "Il mio soggiorno", inserire l’indirizzo e-mail dell’hotel e accedere come ospite. In questo modo si può verificare se la password funziona correttamente o se compare un messaggio di errore.

Anche se l’ospite ha effettuato il check-in, la tassa di soggiorno viene registrata tra i “Servizi” solo quando è stato creato un conto nella sezione "Conti" dell’area ospiti. Prima di allora, la tassa di soggiorno non è visibile. Guestnet mostra solo le voci effettivamente registrate nel conto.

Le informazioni vengono inviate solo come richiesta via e-mail all’hotel. In ASA, una prenotazione è possibile solo se l’ospite viene registrato direttamente.