Il modulo Programma settimanale ti aiuta a trasmettere digitalmente tutte le attività ai tuoi ospiti. Gli ospiti possono iscriversi autonomamente agli eventi – con o senza registrazione nel sistema. Così offri un’esperienza moderna e senza contatto – direttamente integrata nella tua piattaforma Guestnet.

Queste funzioni sono disponibili nel modulo Programma settimanale:

Vai su:
​Impostazioni > Impostazioni per attivare le seguenti funzioni:

Se il pulsante è verde, la funzione è attiva.
Se è grigio, la funzione non è visibile.

Per creare altri campi personalizzati per il modulo d’iscrizione, vai su:
​Impostazioni > Campi personalizzati – Modulo d’iscrizione

Si apre una finestra dove puoi creare o modificare campi già esistenti.

Clicca su “Modifica” o “Nuova voce” per aprire la finestra di inserimento:

La modifica dei campi d’iscrizione può essere fatta in più lingue.

Nome campo:
Inserisci il titolo per il nuovo campo.

Tipo campo – Opzioni:

Inoltre, con il segno di spunta verde si definisce se il campo:

Per creare altri campi personalizzati da aggiungere poi alle attività, vai su:
​Impostazioni > Campi personalizzati – Attività

Si apre una finestra dove puoi modificare o cancellare campi già definiti oppure aggiungerne di nuovi con “+ Nuova voce”.

Cliccando su “Modifica” o “+ Nuova voce” si apre questa finestra:

Questi campi saranno disponibili in ogni attività.

Nota: se un campo non viene compilato, non viene mostrato.

Per aggiungere nuove categorie da assegnare alle attività e per orientare gli ospiti, vai su:
​Impostazioni > Categorie

Si apre una finestra dove puoi modificare o cancellare categorie esistenti oppure aggiungerne con “+ Nuova categoria”.

Modificando o creando una categoria puoi:

Le categorie già create le trovi nel pannello di configurazione a destra durante la creazione o modifica di un’attività.

Con la funzione “Show Only” puoi mostrare nel programma settimanale solo determinate categorie senza visualizzare la barra con le altre.

Come funziona:

Così puoi mostrare solo le categorie rilevanti per te.

Per creare una voce nel programma settimanale clicca in alto a destra su “Nuova voce”.

Inserisci le seguenti informazioni per la nuova attività:

Carica un’immagine adatta in formato JPG o PNG, max 12 MB.
Se la casella “Mostra immagine nel file export” è selezionata, l’immagine apparirà nell’export.

In “Date” puoi:

Puoi far ripetere regolarmente l’attività come evento ricorrente.

Per aggiungere date ulteriori clicca su “+ Aggiungi voce” e inserisci la data desiderata. L’attività apparirà nella data specificata.

Seleziona una categoria per associare l’attività, così gli ospiti possono filtrare per categoria (es. fitness). Le categorie possono essere create su misura per la tua struttura.

Aggiungi informazioni opzionali come “adatto alle famiglie”, pasti, costi o difficoltà.
Queste informazioni devono essere create prima in “Campi personalizzati” e poi assegnate all’attività (vedi sezione campi personalizzati).

Se serve iscrizione obbligatoria, attivala sotto “Iscrizione”. Le funzioni disponibili sono descritte nella sezione dedicata.

Attivando questa opzione l’attività viene salvata come modello. Ulteriori informazioni nella sezione “Salva come modello”.

Attiva la stellina per evidenziare l’attività come highlight.

Se attivata, l’attività viene mostrata senza orario nella vista ospiti.

Clicca sull’icona cestino per cancellare l’attività.

Se sai che un’attività si ripeterà, puoi salvarla come modello.
Il modello si trova nella cartella “Modelli” sempre accessibile.

Puoi creare modelli direttamente nella cartella “Modelli” da usare poi come attività.

Tutti i dati vengono salvati come per una normale attività, ma senza data.

Per modelli già creati puoi:

Se un’attività si ripete regolarmente, puoi impostarla come evento ricorrente.
Quando crei l’attività, attiva “Evento ricorrente” in Date.

Si apre una finestra dove puoi scegliere:

Clicca “Applica” e l’attività si ripeterà automaticamente nel programma settimanale.

Iscrizione obbligatoria? Se sì, inserisci il relativo avviso in “Iscrizione”. L’ospite potrà iscriversi direttamente via Guestnet.
Attiva “Funzione iscrizione” cliccando il pulsante (verde = attivo).

Puoi indicare un messaggio sotto “Iscrizione obbligatoria – mostra avviso”.

Definisci il periodo di iscrizione con “Iscrizione da” e “Iscrizione fino”.

Imposta il numero massimo di partecipanti per iscrizione.

Puoi indicare un destinatario diverso dalle email base per ricevere le iscrizioni, es. un dipendente che gestisce le iscrizioni.

Se i posti sono limitati, inserisci il numero massimo in “Biglietti/Posti disponibili”.
Quando raggiunto, l’iscrizione sarà bloccata.

Se attiva, gli ospiti possono iscriversi alla lista d’attesa anche dopo aver raggiunto il limite posti.
Puoi limitare la lunghezza della lista.
Se vuoi lista d’attesa per tutte le attività, attivala nelle impostazioni del programma settimanale.

Se il pulsante “Iscrizione richiede conferma” è attivo, l’ospite può solo inviare una richiesta per l’attività.

L’ospite riceve una e-mail che conferma di aver richiesto l’attività. Tuttavia, questa richiesta deve ancora essere confermata dalla struttura, che riceve anch’essa una mail. L’ospite non viene notificato automaticamente da Guestnet; la struttura deve informarlo.

Con il numero minimo di partecipanti, gli ospiti ricevono una conferma definitiva per un’attività solo quando viene raggiunto il numero minimo di partecipanti.

Attiva la funzione di iscrizione per l’attività desiderata e inserisci in “partecipanti minimi” il numero minimo di partecipanti desiderato e la data obiettivo entro la quale deve essere raggiunto.

Esempio: Entro le 17:00 del giorno prima deve essere raggiunto il numero minimo di partecipanti, dopodiché non sono più possibili iscrizioni. Se il numero minimo viene raggiunto, gli ospiti possono iscriversi fino alle 20:00. Dopo le 20:00 non sono più possibili iscrizioni. Se ci sono già 3 ospiti iscritti, altri 2 possono essere messi in lista d’attesa.

La data obiettivo può essere anche lo stesso orario della chiusura iscrizioni.

Quando un ospite si iscrive, riceve una mail di richiesta finché il numero minimo non è raggiunto. Solo al raggiungimento del numero minimo l’ospite riceve una mail di conferma.

La struttura riceve una mail di conferma appena il numero minimo di partecipanti viene raggiunto.

Tutti gli ospiti iscritti precedentemente devono essere confermati manualmente nel backend. Dopo la conferma, anche questi ospiti ricevono la conferma d’iscrizione.

Se il numero minimo non viene raggiunto, la struttura riceve una notifica via email.

Con “+ Aggiungi campo” si può inserire un campo personalizzato creato in precedenza.
Se il campo è collegato a un supplemento/sconto, qui si può inserire il valore corrispondente. Se la funzione di pagamento è attiva, l’ospite deve pagare direttamente durante l’iscrizione.

Se per un’attività è previsto un costo, può essere mostrato già durante l’iscrizione. I costi possono essere calcolati direttamente.

È possibile che l’ospite paghi subito con carta di credito dopo l’iscrizione.
Per attivare questa funzione, contattare prima support@guest.net.
Dopo l’attivazione, va configurata la sezione “Pagamenti”.

Dopo l’impostazione, durante l’iscrizione deve essere attivata l’opzione “Pagamento online” per permettere il pagamento.

Se il pagamento online è attivo, la cancellazione può essere fatta solo nell’area amministrativa. Gli ospiti non possono cancellare l’iscrizione nella vista ospiti. Nell’area amministrativa è possibile rimborsare l’importo.

Gli ospiti possono iscriversi da soli oppure un dipendente può iscriverli nel backend.

Nel backend clicca sull’evento desiderato nella sezione iscrizioni (numero partecipanti).

Si apre una pagina dove si può iscrivere l’ospite e aggiungere altri partecipanti.

Se Guestnet è collegato a un PMS, viene mostrata la lista degli ospiti disponibili.

L’ospite riceve automaticamente una mail di conferma iscrizione.

Sotto Programma settimanale > Iscrizioni trovi una panoramica di tutte le iscrizioni attive per attività.

Ogni iscrizione può essere modificata, cioè si possono aggiungere o cancellare partecipanti o contattare i partecipanti via email.

Cliccando sull’icona della busta nella riga del partecipante si possono inviare mail direttamente. Se un’attività viene cancellata, si può inviare un messaggio a tutti i partecipanti tramite “Messaggio a tutti”.

I partecipanti in lista d’attesa sono indicati sotto i partecipanti iscritti.
Per farli passare in lista iscritti, devono essere contattati manualmente e poi cliccare su “Iscrivi”.

Quando si raggiunge il numero massimo di partecipanti e ci sono persone in lista d’attesa, la visualizzazione resta “completo”. Questa resta fino a quando la somma tra iscritti e lista d’attesa raggiunge il numero massimo.

Anche se qualcuno si cancella, i partecipanti in lista d'attesa non salgono atuomaticamente in lista d’attesa. Bisogna cliccare manualmente su "Iscrivi". Se il numero scende temporaneamente, la visualizzazione rimane “completo” per evitare che la lista venga saltata e nuovi partecipanti aggirino la lista d’attesa.

Si può esportare e stampare la lista di tutti i partecipanti.
Nell’esportazione globale “Esporta tutte le iscrizioni” si può scegliere il periodo con filtro data, riferito alla data di iscrizione e non alla data dell’attività.

Per esportare un singolo giorno, inserisci la data del giorno attuale e quella del giorno seguente.

La cancellazione è possibile solo finché l’iscrizione è attiva.
L’indirizzo email registrato riceve una notifica quando un ospite si iscrive o si cancella.

Se la cancellazione è fatta dalla reception, ospite e indirizzo email non ricevono mail automatica.

Se il pagamento online è attivo, la cancellazione può essere fatta solo nell’area amministrativa. Gli ospiti non possono cancellare dall’area ospiti. Nell’area amministrativa si può rimborsare se necessario.

Se il pagamento è attivato e l’iscrizione è fatta dall’area amministrativa, lo stato può essere cambiato a “Contrassegna come pagato” per un ospite che ha pagato.

Un’attività può essere contrassegnata come Highlight, cioè evidenziata maggiormente nel giorno corrispondente.

Apri l’attività con “Modifica”. In alto a destra trovi un’icona a forma di stella per marcarla come Highlight.

Le attività mostrate come elemento intermedio appaiono nella vista ospiti senza orario, così puoi dare consigli o raccomandazioni per la giornata.

L’elemento intermedio si crea come un’attività, ma l’orario serve solo per l’ordine di visualizzazione.

Per modificare la data di un’attività già creata, clicca a destra sull’icona con i tre puntini.

Si apre una finestra con opzioni:

Accanto a “Appuntamento” c’è un’icona modifica.

Cliccandola torni all’attività, dove puoi modificare data e orario.

Attenzione: modificando l’appuntamento questo viene scollegato dalla serie ricorrente.

In vista lista le attività sono elencate ordinatamente.

Con il pulsante “Vista calendario” in alto a destra puoi cambiare vista.

Nel calendario puoi spostare attività trascinandole in un altro giorno.

Nel campo ricerca trovi velocemente attività già inserite.
Puoi filtrare anche per categorie.

Le attività trovate si possono modificare, duplicare o cancellare direttamente.

Per modificare un’attività clicca a destra sui tre puntini e scegli “Modifica” accanto ad “Attività”.

L’attività si apre e puoi fare le modifiche desiderate.

Per modificare solo un appuntamento usa “Modifica appuntamento”.

Quando un ospite si iscrive a un’attività, riceve una mail di conferma con tutte le informazioni.

In fondo alla mail c’è il link “Add to Calendar” per aggiungere l’appuntamento direttamente al calendario del cellulare.

Vai su:
​Impostazioni > Categorie prezzo

Si apre una finestra per modificare o cancellare categorie prezzo esistenti.
Con “+ Nuova voce” crei una nuova categoria prezzo con descrizione.

Le categorie prezzo create si trovano nelle attività sotto “Prezzi”.

Con “+ Aggiungi categoria prezzo” assegni il prezzo.

Il modulo Programma settimanale è incluso nei pacchetti Premium e Professional.
Per il pacchetto Essential è disponibile a 19,00 € al mese.
Il nostro Customer Success Team ti consiglia come usarlo al meglio:
📩 support@guest.net