Sabemos que mantener el listado de tus activos de información en una hoja de cálculo puede ser una tarea muy complicada y tediosa. Por ello te traemos el módulo de Activos donde podrás realizar todas las actividades de gestión de manera fácil y rápida 🚀.
Para ir a este módulo solo debes ir a “Activos” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma. Si es la primera vez que ingresas, verás la siguiente pantalla:
Puedes comenzar a cargar tus activos de dos formas:
+ Importar activos
Descubrir activos
Añadir
¡Vayamos a conocer cómo se realiza cada una de estas acciones!
+ Importar activos
¡No te preocupes si algo te falta en la primera carga! Podrás seguir importando activos de manera masiva aún cuando ya tengas activos cargados.
Para realizar esta carga, debes dar clic al botón “+ Importar activos” y descargar el template el cual debes completar, como se muestra en el siguiente vídeo:
Para llenarlo correctamente, es muy importante que consideres los siguientes puntos:
Si hay acentos al momento de descargar en formato csv, el formato de encoding debe ser UTF-8 para no tener problemas con caracteres especiales.
Si lo hacen por drive, drive lo hace automático.
Debes completar todos los campos para cada registro, es decir, que no deben quedar celdas vacías.
Los nombres de las columnas no se deben modificar, ya que es lo que permite que la plataforma identifique la información y pueda ser cargada.
Además, no se deben eliminar ninguna de las columnas o cambiar de orden
Si hay algún dato erróneo o que desees modificar, podrás hacerlo desde el módulo una vez que esté cargada la información (más adelante en este artículo te explicamos cómo editar activos) 📝.
Una vez que tengas listo el documento, debes subirlo a la plataforma dando clic nuevamente en el botón de “+ Importar activos” y seleccionar el archivo como se muestra en el siguiente vídeo:
Si el archivo cuenta con algún error, ¡no te preocupes! La plataforma te indicará qué es lo que debes corregir y en dónde 😎:
Añadir activos
Para esto solo debes dar clic en “+ Añadir” que se encuentra en la esquina superior derecha y posteriormente, debes llenar el formulario que te aparecerá en plataforma con la siguiente información:
Nombre del activo: Aquí te mostraremos una lista precargada de algunas de las aplicaciones y sistemas más usados actualmente en empresas de tecnología. Pero si el activo que deseas cargar no se encuentra en el listado, puedes añadirlo manualmente, solo colocando el nombre.
Descripción: Ingresa una breve descripción del activo; puede ser indicando para qué sirve, cómo lo usan dentro de la empresa, detalles sobre él, etcétera.
Seleccionar tipo de activo: Aquí te mostraremos una lista precargada con los tipos de activos más comunes y recomendados.
💡 Te sugerimos que si el activo es un SaaS, lo indiques bajo el tipo Software como Aplicaciones.
Asignar dueño: Debes seleccionar la persona, puesto o área que es o será responsable de proteger el activo. Puede ser directamente el dueño del mismo, el administrador, el líder del área que queda a cargo de la seguridad de dichos activos, etcétera. Aquí te mostraremos el listado de colaboradores que cargaste previamente en el módulo de Personal.
Si la persona, puesto o área a la que deseas asignar el activo no se encuentra en el listado, puedes añadirlo manualmente.
Clasificación de la información: Debes ingresar la clasificación de la información que contiene dicho activo. Aquí te mostraremos una lista precargada con las tres clasificaciones típicamente usadas y que están alineadas a lo que te proponemos en la Política de Seguridad de la Información.
Criticidad: Debes ingresar el nivel de criticidad que tenga dicho activo para tu programa de seguridad. Aquí te mostraremos una lista precargada con los cinco niveles más comunes que se pueden utilizar.
💡 Para establecer esta criticidad te recomendamos considerar el nivel de confidencialidad que tiene la información contenida en el activo, y la importancia que tiene para tus operaciones el mantener su disponibilidad e integridad.
A continuación te mostramos el proceso completo de cómo se vería el llenado del formulario dentro de la plataforma:
El descubrimiento de activos se realiza con base en tu suite de negocios (como un Google Workspace, por ejemplo). Al conectar tu herramienta, podrás ver los activos a los que tienen acceso tus colaboradores por medio de su correo organizacional, permitiéndote tener una visibilidad completa de qué herramientas son las que están usando.
Edición de activos
Para editar la información de un activo solo debes dar clic sobre él y podrás modificar todos los campos que tiene desde el menú lateral.
💡 La columna de ID se genera automáticamente con un código de números consecutivos y el año en el que se carga el activo, pero puedes editarlo si lo deseas.
A continuación te mostramos en un breve vídeo el proceso completo de la edición de todos los campos que tiene un activo:
Importante: En los campos de texto abierto (es decir, sin listas desplegables) debes dar un clic “enter” para que la plataforma guarde los cambios realizados ✅.
Eliminación de activos
Ten cuidado al importar activos cuando ya tengas información cargada, ya que si agregas algún activo previamente registrado, éste se duplicará dentro del módulo. ¡Aunque no hay de qué preocuparse! Puedes eliminar activos de dos maneras:
De forma masiva, seleccionando los que deseas eliminar y luego dando clic al ícono de “🗑️” que aparece arriba:
En la opción dentro del menú lateral que aparece al seleccionar un activo:
Filtros
Para realizar revisiones o consultas más fácilmente, puedes utilizar los diferentes filtros que el módulo tiene para ti. Por ejemplo:
Por criticidad del activo y aquellos pendientes por evaluar. Para esto solo debes dar clic en la criticidad que deseas desde el gráfico de la parte de arriba y la información se filtrará:
Por tipo de activo:
Por clasificación de la información:
O por palabras clave ingresadas directamente en el buscador:
Vista previa como demostración donde se muestran todos los filtros:
Crear columnas
Además, ¡ahora puedes añadir y complementar tu inventario con más información si lo necesitas creando nuevas columnas personalizadas!
Para crear una nueva columna debes seleccionar la opción de “+ Añadir columna personalizada”, como se ve en la siguiente imagen:
Y posteriormente ingresar la información solicitada en la siguiente ventana:
A continuación te mostramos un breve vídeo como ejemplo de cómo se ve crear una nueva columna:
Editar columnas
Para editar columnas solo debes dar clic en los 3 puntitos (...) que se encuentran al lado del nombre de la columna y seleccionar la opción correspondiente:
Te mostramos acá un ejemplo de edición a una columna:
Eliminar columnas
Al igual que para editar columnas, para eliminarlas solo debes dar clic en los 3 puntitos (...) que se encuentran al lado del nombre de la columna y seleccionar la opcióm correspondiente:
Te mostramos acá un ejemplo de eliminación de una columna:
Entonces ¿qué esperas? ¡Registra tus activos dentro de nuestro módulo y olvídate de mantener hojas de cálculo! Verás que la gestión y monitoreo de tus activos será mucho más sencilla 💪🏼.
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