Sabemos que realizar la asignación de roles y permisos de todos tus colaboradores dentro de una hoja de excel puede ser una tarea compleja de llevar a cabo, y sobre todo de mantener. Por ello te traemos el módulo de Accesos donde podrás consolidar y gestionar toda la información de manera fácil y rápida 🚀.
Para ir a este nuevo módulo solo debes ir a “Accesos” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma:
💡Es muy importante recordar que puedes usar este módulo una vez que ya hayas cargado a tus colaboradores dentro del módulo de Personal, y hayas generado tu inventario de activos dentro del módulo de Activos.
Con esto, ya tendrás la información lista para hacer la asignación de accesos fácilmente en este módulo 💪🏼.
¿Qué puedo ver en este módulo?
Al ingresar al módulo encontrarás en la primera columna a todos tus colaboradores y su puesto:
Y en la segunda columna encontrarás los activos a los que el colaborador tiene acceso y su tipo de acceso:
💡 Si el registro de tu información en el módulo de Activos lo realizaste por medio de una carga masiva, será importante que selecciones el tipo de activo desde la plataforma para que puedas visualizarlo acá en este módulo de Accesos.
Ahora bien, para comenzar a trabajar en este módulo y hacer la debida asignación de accesos, debes hacer lo siguiente:
Validar que ya cuentes con toda la información necesaria dentro de tus módulos de Personal y Activos.
Registrar los nombres de los roles y permisos que tiene cada una de las herramientas (por ejemplo, administrador, user, viewer, etcétera).
Asignar el rol o permiso correspondiente a cada uno de tus colaboradores con base en los accesos reales que tienen.
¡Sigue leyendo para que conozcas cómo hacer estas tareas!
Registro de roles y permisos
Ya teniendo en este módulo a tus colaboradores y herramientas, debes registrar cuáles son los roles y/o tipos de permisos que maneja cada una de dichas herramientas. Para hacer esto debes seleccionar el botón de "Activo" y dar clic en el ícono de “✏️”:
¡A continuación te explicaremos cómo realizar las diferentes acciones que te permite nuestra plataforma!
Añadir roles
Al dar clic en el ícono de “✏️” del activo, verás un menú lateral donde debes dar clic a “+ Añadir rol”:
Esto te abrirá la siguiente ventana:
Aquí debes ingresar todos los roles y permisos que necesites, colocando el nombre del rol en el campo de texto y luego dando clic en “Añadir”. Los roles se irán guardando y mostrando en forma de lista (como puedes ver en la imagen anterior con los ejemplos de Member y Admin).
Cuando hayas agregado todas las opciones pertinentes, solo da clic en “Añadir roles” y ya los tendrás disponibles en el módulo para asignarlos a tus colaboradores 😎.
Editar roles
Si deseas editar el nombre del rol o permiso, solo debes dar clic en los tres puntitos (...) y te aparecerá la opción de “Renombrar”:
Eliminar roles
Y al igual que para la acción de Editar, si deseas eliminar un rol o permiso debes también dar clic en los tres puntitos (...) y te aparecerá la opción de “Eliminar”:
Asignación de accesos a tus colaboradores
¡Comencemos con la asignación de los roles y permisos de tus colaboradores! Para ello solo debes dar clic en el colaborador que deseas editar y trabajar en el menú lateral que te aparecerá.
Añadir acceso
Para añadirle roles o permisos a este colaborador, solo debes dar clic en “+ Añadir acceso” (opción que se visualiza en la imagen anterior). Esto te abrirá una ventana donde debes:
seleccionar el activo y luego,
seleccionar los roles o permisos correspondientes.
💡 La plataforma te mostrará los activos a los que el colaborador aún no tenga un acceso asignado. Además, el listado de roles y permisos que se despliegue dependerá del activo seleccionado y te mostrará las opciones que hayas cargado previamente para esa herramienta. Desde esta ventana puedes seleccionar uno o más roles, si lo necesitas.
Si cuentas con ella, también puedes subir evidencia del acceso otorgado (generalmente es una captura de pantalla mostrando directamente la herramienta):
Una vez que termines la asignación, solo debes dar clic en el botón “Sí, dar de alta” para guardar los cambios.
Si cargaste alguna evidencia, podrás visualizarla de la siguiente manera:
Editar acceso
Para editar un acceso debes pasar el cursor por encima del activo y dar clic en el ícono de “✏️”:
Imagen de ejemplo
Esto te mostrará una ventana igual a la que ves cuando deseas añadir nuevos accesos, y desde ahí solo debes aplicar los cambios que necesites y guardarlos. Como tip, recuerda que:
Los roles seleccionados se muestran con un fondo azul y una palomita/check ☑️.
Los roles no seleccionados no tienen color de fondo ni íconos adicionales.
Eliminar acceso
Para eliminar un acceso debes pasar el cursor por encima del activo, dar clic en el ícono de “🗑️”:
Imagen de ejemplo
Y posteriormente confirmar la acción en la ventana emergente:
Bajas incompletas
Es súper importante garantizar que los colaboradores que dejen de ser parte de tu organización sean dados de baja correctamente y que se verifique que sus accesos fueron removidos con éxito en cada uno de los sistemas.
Desde la vista principal podrás filtrar la información para identificar los accesos que deban ser verificados. Para revisar el detalle de esto debes dar clic en el botón de "Estado" y posteriormente en la opción de “Baja incompleta”:
Ahora bien, para completar una baja recomendamos aplicar el siguiente proceso:
Dar clic en el colaborador correspondiente y verificar todos los sistemas a los que tenía acceso.
Solicitar la evidencia de baja a los dueños, administradores o responsables de cada una de las herramientas.
Una vez teniendo la evidencia, debes regresar acá al módulo en la vista de las bajas incompletas.
Dar clic en la opción de “Verificar” en cada uno de los sistemas para subir la evidencia pertinente.
Una vez verificados todos los sistemas y subidas sus respectivas evidencias, la baja se completará automáticamente en el módulo 🎉.
En el siguiente vídeo te mostramos brevemente cómo se realizan estas acciones dentro del módulo:
💡 Los colaboradores que cuenten con bajas incompletas también se mostrarán en el módulo de Personal.
Filtros
Además, puedes realizar búsquedas rápidas utilizando los filtros que te facilitamos dentro del módulo para realizar lo siguiente:
Buscar los accesos de colaboradores inactivos.
Buscar accesos por área o departamento de la organización.
Buscar por activo, es decir por el nombre de cada una de las herramientas cargadas.
Buscar al colaborador, colocando directamente su nombre en el buscador.
Carga masiva de información
¡Ahora ya puedes realizar importación de la información relacionada a los roles y permisos de tus sistemas de manera masiva! 🚀
Para esto, solo debes seguir los siguientes pasos:
1. Descarga la matriz de accesos o la plantilla que se encuentra disponible al dar clic en el botón de “Importar accesos” de la esquina superior derecha del módulo:
2. Dentro de la plantilla, en la columna llamada “Roles”, debes agregar los nuevos roles y/o permisos al usuario correspondiente, siguiendo la siguiente estructura (sintaxis):
nombre-activo: nombre-rol, nombre-rol | nombre-activo: nombre-rol
📃 Ejemplo desde la plantilla:
Ahora bien, si deseas agregar accesos a un colaborador que no se encuentre listado dentro del módulo de Accesos, solo debes:
Colocar en la columna llamada “Personas”, el nombre y apellido del colaborador tal como aparece en el módulo de Personal.
Luego, aplicar nuevamente los pasos 1 y 2 para agregar los roles y/o permisos que tiene a los sistemas.
Por último, en la columna llamada “Estado”, se debe colocar la palabra “Activo”.
Si la persona no se encuentra activa dentro de la plataforma, este registro se ignorará durante la carga.
3. Sube tu documento ya listo a la plataforma desde el botón “Subir archivo”:
¡Así de fácil es controlar la asignación de accesos dentro de tu empresa! Prueba ya este nuevo módulo y olvídate de mantener hojas de cálculo. Verás que la gestión y monitoreo de tus accesos será mucho más sencilla.
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