👉 ¿En qué casos es necesario contar con un aviso de privacidad y quién está obligado a emitir y ponerlo a disposición?
R: Todo responsable que trate datos personales, sin importar la actividad que realice o si se trata de una persona física o moral, requiere elaborar y poner a disposición un aviso de privacidad.
👉 ¿Para qué sirve el aviso de privacidad?
R: Su propósito principal es establecer y delimitar el alcance, términos y condiciones del tratamiento de los datos personales, para que el titular pueda tomar decisiones informadas. Además, como responsable este aviso te permite transparentar el tratamiento o uso que le darás a los datos personales que recabes, así como también para disponibilizar un punto de contacto donde los titulares puedan realizar cualquier tipo de solicitud relacionada a sus datos.
👉 ¿En qué momento se debe poner a disposición el aviso de privacidad?
R: El aviso de privacidad siempre se debe poner a disposición del titular antes de obtener sus datos personales. O si los datos fueron obtenidos de manera indirecta (de una fuente de acceso público, por medio de un tercero a través de una transferencia, etcétera), se debe disponer del aviso de privacidad en el primer contacto que se tenga con el titular.
👉 ¿Se puede utilizar un único aviso de privacidad para distintas actividades?
R: No hay una restricción de la cantidad de avisos de privacidad que debe tener un responsable de datos personales, pero recomendamos considerar la creación de diversos avisos para los siguientes casos:
Existen diferentes finalidades y/o tratamientos a los datos personales dentro de la empresa.
Se recopilan datos de diferentes tipos de titulares, como por ejemplo de clientes, colaboradores, proveedores, etcétera.
No se recomienda utilizar un mismo aviso de privacidad cuando:
Existen tratamientos en los que la información involucrada sea distinta entre sí.
Existen finalidades, tipo de datos tratados o transferencias para diferentes escenarios dentro de la empresa.
No es posible, o muy complejo, expresar con claridad la diferencia entre cada escenario.
👉 ¿Cómo se puede difundir el aviso de privacidad?
R: El aviso de privacidad puede ser difundido de las siguientes maneras:
En un formato impreso.
A través de la página web de la empresa.
Proyectado en pantallas.
A través de carteles o anuncios.
Grabación vía llamada telefónica.
Cualquier otra tecnología.
👉 ¿Cuáles son las características generales más recomendadas que debo considerar, en cuanto a diseño y presentación, para generar mi aviso de privacidad?
R: Para que el aviso de privacidad sea eficaz, práctico, entendible y que cuente con toda la información necesaria, se recomienda considerar lo siguiente:
No uses frases inexactas, ambiguas o vagas, como “entre otros”, “como por ejemplo” o “de manera enunciativa más no limitativa”, ya que se debe ser lo más específico posible.
Ten en cuenta el perfil de los titulares o público a quien va dirigido, por ejemplo, el lenguaje que se utilizaría en un aviso dirigido a universitarios tendría que ser distinto al que va dirigido a menores de edad.
No incluyas textos o frases que induzcan al titular, de manera engañosa o fraudulenta, a seleccionar una opción en específico, por ejemplo: “Le recomendamos que nos autorice el uso de su información personal sin restricción alguna, para ser más eficientes en nuestro servicio”.
No incluyas casillas u otros mecanismos similares que estén marcados por defecto, que obliguen al titular a desmarcarlos manualmente para modificar las opciones establecidas.
No lleves al titular a textos, documentos o hipervínculos que no estén disponibles.
👉 ¿Cuáles son las categorías de los datos personales?
R: Existen principalmente los datos personales “normales”, por llamarlos de alguna manera, y los datos personales sensibles. A continuación te explicamos un poco de cada una de las categorías:
Datos personales
Datos de identificación: Nombre, estado civil, firma autógrafa o electrónica, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía, edad, entre otros.
Datos de contacto: Domicilio, correo electrónico, teléfono, etcétera.
Datos laborales: Desempeño laboral, experiencia profesional, puesto, domicilio de trabajo, correo electrónico institucional, teléfono institucional, referencias laborales, fecha de ingreso y salida del empleo, entre otros.
Datos sobre características físicas: Color de piel, color de ojos, color de cabello, estatura, peso, complexión, cicatrices, tipo de sangre, entre otras.
Datos académicos: Trayectoria educativa, títulos, cédula profesional, certificados, reconocimientos, entre otros.
Datos patrimoniales o financieros: Inmuebles, información fiscal, historial crediticio, ingresos y egresos, cuentas bancarias, seguros, datos de tarjetas, entre otros.
Datos biométricos: Iris, huella dactilar, palma de la mano, entre otros.
Datos personales sensibles
Datos ideológicos: Posturas ideológicas, religiosas, filosóficas o morales de una persona.
Datos sobre opiniones políticas: Opinión de una persona con relación a un hecho político o sobre su postura política en general.
Datos sobre afiliación sindical: Pertenencia de una persona a un sindicato y la información que de ello derive.
Datos de salud: Información relacionada con la valoración, preservación, cuidado, mejoramiento y recuperación del estado de salud físico o mental, presente, pasado o futuro, así como información genética.
Datos sobre vida sexual: Información relacionada con su comportamiento, preferencias, prácticas o hábitos sexuales, entre otros.
Datos de origen étnico o racial: Información relacionada a la pertenencia del titular a un pueblo, etnia o región que la distingue por sus condiciones e identidades sociales, culturales y económicas, costumbres, tradiciones, creencias, etcétera.
💡 Pero es importante mencionar que estas son las categorías comúnmente utilizadas, sin embargo las entidades regulatorias u otros organismos podrían aplicar otros criterios, dependiendo el contexto en el que se trata la información.
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