👉 Esta actividad te ayuda a cumplir los siguientes controles:
Controles específicos de ISO 27018: A.5.1
Controles específicos de ISO 27701: 7.4.2
¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a establecer un procedimiento adecuado sobre cómo darás el tratamiento a los datos personales para cumplir con las obligaciones que tiene la empresa ante los titulares que te los otorgan.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡 Este procedimiento debe estar alineado a tus operaciones reales, pero sin dejar de considerar la implementación de medidas de seguridad adicionales que te ayuden a tener un procedimiento eficiente y en cumplimiento.
Ahora bien, para documentar tu procedimiento debes definir las actividades relacionadas al tratamiento de datos personales. Y para ello, te recomendamos considerar los siguientes pasos:
Obtención del consentimiento.
El titular de datos personales debe proporcionar su consentimiento sobre el tratamiento que le darás a su información, y para ello, debe estar enterado de cuáles son las finalidades del uso de sus datos. Así como también debe contar con un medio para contactarlos en caso de querer ejercer sus derechos.
Esta información se comunica a través del Aviso de Privacidad que tu organización facilita a los titulares de datos personales con los que trabaja.
Recabación de los datos personales.
En el Aviso de Privacidad también se deben indicar cuáles serán los datos personales que la empresa le va a solicitar al titular. Y al momento de la recabación de datos, debes solicitar solamente aquellos indicados en dicho aviso.
Almacenamiento y conservación de los datos personales.
La organización debe definir cómo va a proteger los datos personales que conserva, cuáles son los sistemas de almacenamiento utilizados, en qué ubicaciones físicas se resguardan (si cuentan con medios físicos), y el rol responsable de asegurar la implementación de las medidas de seguridad pertinentes, incluido un control de accesos adecuado donde solo las personas autorizadas puedan verlos.
Transferencia de datos personales.
Si la organización tiene la necesidad de transferir datos personales, ya sea por medios físicos y/o electrónicos, se debe establecer cómo se llevarán a cabo estos intercambios de información, de manera que se preserve su confidencialidad en todo momento.
Recuerda que debes notificar al titular que tu empresa realiza, o puede realizar transferencias de datos personales, por medio del Aviso de Privacidad.
El cómo realizas estas transferencias debe estar alineado a lo que establezcas en tu Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
💡 Si no realizas transferencias de datos personales, puedes eliminar este paso (si utilizas nuestro template), o simplemente omitirlo en tu procedimiento.
Divulgación de datos personales.
La necesidad de divulgar datos personales puede provenir de aspectos regulatorios o para cumplimiento legal, pero en cualquier caso, la empresa debe notificar al titular de que procederá una solicitud de divulgación que involucra sus datos.
Nuestro template está estructurado con lineamientos para dar cumplimiento, además cuenta con ejemplos y recomendaciones que te servirán para terminar tu procedimiento fácil y rápidamente, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto de tu empresa 💪🏼.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Añade todos los pasos y medidas de seguridad que consideres necesarios para garantizar la confidencialidad y protección de los datos personales.
Revisa este documento periódicamente y aplica cualquier cambio que pueda aportar valor para mantenerlo siempre alineado con las mejores prácticas, y sobre todo, con las regulaciones aplicables a tu empresa sobre protección de datos.
También alinea este procedimiento con lo definido en tu Procedimiento de Acceso, Corrección y Borrado de Datos Personales.
¡Califica este artículo con 😃 si ayudó a resolver tus dudas! Recuerda que también puedes contactarnos por nuestro chat de soporte y te brindaremos la atención que necesites.