Étapes (6–8 minutes max)
Ouvrez Hamilton Meeting > Planning et choisissez la date et la vue (Jour/Semaine/Mois).
Appliquez, si besoin, des filtres (Site/Groupe, Capacité, Équipements).
Sur la grille, cliquez un créneau libre de la salle souhaitée → Réserver.
Renseignez l’Objet de la réunion, début/fin, et vérifiez la salle sélectionnée.
Participants : ajoutez les e‑mails des internes/externes.
(Option) Prestations : choisissez les services (ex. visio/catering) et validez les contraintes (délais de commande).
(Option) Récurrence : définissez la fréquence (hebdo/mensuelle) et le nombre d’occurrences.
Cliquez Valider. Vous voyez la réservation apparaître dans le planning et (si intégré) dans votre calendrier.
Besoin d’alternatives ? Passez par Recherche pour une proposition multi‑salles/horaires selon capacité/équipements.
Modifier / annuler après création
Depuis le Planning, cliquez la réservation → Modifier (horaires, participants, prestations) ou Annuler.
Pour une récurrence, choisissez Cette occurrence ou Toute la série.
Bonnes pratiques
Vérifiez capacité & équipements avant de valider (évite les changements tardifs).
Récurrence : préférez des séries courtes (facilitent les ajustements).
Marges : ajoutez 5–10 min de buffer pour l’installation/départ.
Ajoutez un objet explicite (équipe/sujet) pour faciliter la recherche.
Pré‑requis
Compte avec rôle Utilisateur (ou supérieur).
Salles & groupes créés par l’Administrateur.
Pour invitations/inscription agenda : intégration Microsoft 365/Exchange configurée.
Prestations disponibles si le module a été activé par l’Administrateur.
Dépannage rapide
Conflit détecté : choisissez un autre créneau ou utilisez Recherche pour des alternatives.
Récurrence refuse certaines occurrences : la salle est occupée à ces dates ; modifiez la périodicité ou excluez les dates en conflit.
Participants non invités : contrôlez le format d’e‑mail ; si l’intégration agenda n’est pas active, une notification interne peut suffire.
La salle apparaît “occupée” mais est vide : voir Dépannage : La salle affichée « occupée » est vide (vérifier panneaux/capteurs/libération).
Liens associés
Côté Utilisateur
Trouver une salle disponible
Rechercher par capacité / équipements
Modifier / Annuler une réunion
Outlook / Office 365 — confirmations et calendrier
Dépannage : Réservation impossible / conflit
Dépannage : La salle affichée « occupée » est vide
Côté Admin
Salles & ressources
Groupes de salles & d’utilisateurs
Prestations & fournisseurs
Politiques de réservation (no‑show / libération)
Panneaux de salles & capteurs de présence