Types de visite & politiques d’accueil | Hamilton Apps Help Center

Pré‑requis

Ouvrez Administration → Visitor → Types de visite.
Cliquez Nouveau type : donnez un Nom et, si utile, une description interne.
Associez le type aux site(s)/guichet(s) concernés.
Enregistrez.

Utilisez une nomenclature claire (ex. Visiteur – Siège, Prestataire – Maintenance, Livraison – Quai A).

Identité visiteur : Nom, Prénom, (option) Société, E‑mail, Mobile.
Détails de visite : Hôte (résident), Site/Guichet, Date/Heure, Motif.
Options : Photo à l’accueil/borne, Immatriculation/Marque/Modèle/Couleur (si parking), Commentaire d’accueil.
Règles : marquez Obligatoire / Optionnel selon la politique du site.

Consentements : textes à lire/valider (ex. politique d’accueil, confidentialité).
Documents : pièces à fournir (ex. consignes sécurité signées, pièce d’identité scannée).
Périmètre : rattachez les éléments par type de visite et par site.
Moment de collecte : pré‑enregistrement (si autorisé) et/ou à l’arrivée (borne/comptoir).

Invitation (au visiteur) : envoi e‑mail (et SMS si activé) avec QR.
Alerte d’arrivée (à l’hôte) : à la mise au statut Arrivée.
Destinataires additionnels : équipes Accueil/Sécurité via listes (site/guichet).
Canaux : e‑mail (SMTP) et/ou SMS selon votre configuration.

Sélectionnez le modèle de badge par défaut pour ce type de visite (site/guichet).
Choisissez quand imprimer : automatique à l’arrivée (borne) ou au comptoir.
Activez la photo sur badge si nécessaire.

Autoriser l’auto‑enregistrement : avec QR (invitation) et/ou recherche par nom.
Fenêtre d’arrivée : tolérance avant/après l’heure prévue (contrôle des retards).
Étapes affichées : langue, vérification des données, consentements/documents, prise de photo.
Fin de parcours : confirmation + instruction d’impression (si activée).

Activer le module Parking pour ce type.
Rendre obligatoires les champs Immatriculation/Marque/Modèle/Couleur.
Afficher les vues Entrée/Sortie Parking et Flux pour les opérateurs autorisés.

Fixer la durée d’utilité des données de visite (période de consultation).
Définir la conservation des documents et journaux selon la politique interne.
Vérifier que les consentements couvrent les finalités et durées retenues.

Limiter les champs obligatoires au strict nécessaire (fluidité d’accueil).
Segmenter vos types (Visiteur / Prestataire / Livraison) pour adapter les documents & consentements.
Tester l’impression sur chaque guichet avant go‑live.
Mettre à jour les modèles d’e‑mail pour préciser les consignes (pièces à apporter, parking, point d’accueil).
Revoir les politiques trimestriellement (journal, incidents, retours accueil).

Consentement non proposé : vérifier l’affectation au type de visite/site.
Badge incorrect : mauvais modèle associé au type/site ; rebasculer le modèle par défaut.
Pas d’invitation : contrôler SMTP / modèle d’e‑mail ; relancer l’envoi depuis la fiche visite.
Auto‑enregistrement inactif : borne non associée au bon site/guichet ou option désactivée dans le type.
Champs parking absents : activer l’option Parking pour le type et le site.

Côté Admin

Côté Utilisateur