1) Pré‑requis
Rôle Administrateur Visitor.
Sites / Guichets créés, modèles de badges disponibles.
SMTP configuré (et SMS si utilisé).
Imprimante de badges déclarée si impression à la borne/au comptoir.
Réseau : accès sortant au service Visitor (SaaS) / résolutions DNS ; heure synchronisée.
2) Préparer la tablette (iPad recommandé)
(Option MDM) Enrôlez l’iPad en mode kiosque (single‑app) et appliquez : Wi‑Fi/Proxy, heure/locale, mise en veille adaptée.
Installez l’app kiosque/portail Visitor (selon votre pack) et désactivez l’auto‑maj pendant la période de recette si nécessaire.
Placez l’iPad sur son support sécurisé (alimentation protégée, anti‑arrachement).
Bonnes pratiques
Compte dédié (périmètre minimal) pour la borne.
Verrouillage matériel (support) et code de restriction côté MDM si disponible.
3) Déclarer la borne dans Visitor
Ouvrez Administration → Visitor → Kiosques / Bornes.
Nouvelle borne : nommez‑la (Site – Hall – Borne n°), associez le Site/Guichet.
Liez, si nécessaire, l’imprimante par défaut et le modèle de badge.
Enregistrez puis affichez le code d’appairage (ou QR) pour connecter l’iPad.
4) Configurer le parcours d’auto‑enregistrement
Langues disponibles à l’écran d’accueil.
Modes d’entrée : QR d’invitation + recherche par nom (si autorisée).
Champs à vérifier : identité, hôte, société, immatriculation (si parking activé).
Consentements & documents : sélectionnez ceux requis par type de visite/site.
Photo : activer la capture via la caméra si liée au badge/politique.
Fin de parcours : message de confirmation + déclenchement notification hôte et impression (auto ou au comptoir).
Les étapes visibles dépendent de vos Types de visite & politiques d’accueil.
5) Impression depuis la borne
Automatique : la borne envoie l’ordre d’impression au modèle associé au guichet.
Au comptoir : la borne enregistre l’Arrivée et l’agent imprime depuis la fiche visite.
Calibrage : testez un badge réel (alignement, lisibilité, QR).
6) Sécurité & conformité
Session dédiée pour la borne, droits limités.
MFA non requis sur la borne (compte technique), mais appliqué aux admins.
Protection des données : n’affichez que le strict nécessaire ; appliquez vos durées de conservation des documents/photos.
Journal d’activité activé pour tracer arrivées, impressions et envois.
7) Recette (checklist rapide)
Parcours complet : invitation → scan QR → consentements/documents → Arrivée → notification hôte → impression.
Bilingue : testez au moins 2 langues si activées.
Erreurs contrôlées : absence réseau, champ manquant, refus consentement → messages clairs.
Accessibilité : taille des boutons, contraste, hauteur de la borne.
8) Exploitation & maintenance
Surveillance quotidienne : connectivité, niveau de batterie, état de l’app.
Mises à jour : planifiez des créneaux de MAJ (iOS/app) et testez sur borne pilote avant déploiement global.
Consommables : ruban/papier badge ; stock tampon.
9) Dépannage rapide
Le QR ne se lit pas : augmenter la luminosité, nettoyer la caméra, reculer/avancer (10–20 cm), basculer en recherche par nom.
Arrivée OK mais pas d’impression : vérifier imprimante/modèle associés au guichet ; imprimer depuis la fiche visite ; voir Dépannage : Mon badge ne s’imprime pas.
Hôte non notifié : contrôler SMTP/SMS et coordonnés de l’hôte ; tester Notifier l’hôte depuis la visite.
Borne hors‑ligne : vérifier Wi‑Fi/Proxy, redémarrer l’app ; si récurrent → IT réseau.
Écran bloqué / orientation : relancer l’app (MDM), contrôler l’orientation verrouillée.
Langue/étapes incohérentes : revérifier les Types de visite affectés à ce site.
Liens associés
Côté Admin
Onboarding (checklist indispensable)
Postes & périphériques d’accueil
Modèles de titres d’accès (badges)
Types de visite & politiques d’accueil
Listes d’accès & règles de notification
Templates d’e‑mail / SMS
Parking (configuration)
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
S’auto‑enregistrer sur borne
Accueillir un visiteur à l’arrivée
Gérer les documents & consentements