Pré‑requis
Rôle Administrateur Meeting.
Salles & groupes créés, capacité/équipements renseignés.
(Option) SMTP configuré si vous envoyez des notifications (commande/MAJ).
(Option) Si vous utilisez un outil externe (traiteur, ticketing), prévoyez les contacts/emails ou l’URL de suivi.
1) Structurer les familles de prestations
Administration → Meeting → Prestations → Familles.
Nouvelle famille (ex. Visio, Restauration, Aménagement).
Définissez la visibilité (toutes salles / groupes ciblés) et enregistrez.
Une famille permet de regrouper les prestations et d’appliquer plus facilement des règles communes.
2) Déclarer un fournisseur (optionnel)
Administration → Meeting → Prestations → Fournisseurs.
Nouveau fournisseur : nom, contact (e‑mail/téléphone), informations utiles (horaires, zone desservie).
Associez la famille concernée (ex. Restauration).
(Option) Activez les notifications au fournisseur (copie e‑mail) selon vos règles internes.
3) Créer une prestation
Administration → Meeting → Prestations → Catalogue → Nouvelle prestation.
Renseignez : Nom, Famille, (option) Fournisseur, Description (ce que l’utilisateur verra).
Paramétrez :
Quantités : minimum/maximum, pas (ex. multiples de 5).
Délais : commande avant (ex. J‑1 15h), annulation (ex. jusqu’à H‑2).
Fenêtre horaire : heure de livraison/mise en place relative à la réunion (ex. H‑15 min).
Disponibilité : jours/heures autorisés, sites/groupes éligibles.
(Option) Ajoutez des champs complémentaires (ex. régime alimentaire, disposition de salle).
Activer la prestation.
4) Éligibilité par salle/groupe
Dans la fiche Salle ou depuis la Prestation, associez la prestation aux salles et/ou groupes autorisés.
Vérifiez l’affichage côté utilisateur : la prestation doit apparaître lors d’une réservation de ces salles.
5) Commande — parcours côté utilisateur (rappel)
À la création ou en modification d’une réunion, l’utilisateur ouvre la section Prestations, choisit une ligne, précise quantité et heure (si demandé), ajoute une note et valide.
Les délais et règles s’appliquent automatiquement (blocage si dépassé).
6) Notifications & destinataires
Organisateur : récapitulatif dans la réservation.
Fournisseur / Équipe interne : (option) copie e‑mail à une adresse ou liste selon la prestation.
Changements/Annulations : envoyez des mises à jour selon les délais définis.
Utilisez des adresses fonctionnelles (ex. catering‑hq@…) pour éviter les dépendances individuelles.
7) Contrôles & rapports
Journal d’activité : création/modification/annulation de prestations sur les réunions (qui, quand, quoi).
Rapports d’usage : filtrez par famille/prestation, site/groupe, période pour estimer les volumes et ajuster vos contrats fournisseurs.
8) Maintenance du catalogue
Désactiver temporairement une prestation (indisponibilité fournisseur).
Dupliquer pour décliner (ex. Plateaux repas standard vs végétarien).
Mettre à jour les délais en période d’affluence (événements internes).
Revue trimestrielle : nettoyer les prestations obsolètes.
Dépannage rapide
Prestation non visible : non éligible pour la salle/groupe ou désactivée ; vérifier le catalogue et l’association.
Commande refusée : délais dépassés ou quantité hors bornes ; ajuster les paramètres.
Notification non reçue : contrôler SMTP et l’adresse destinataire configurée ; consulter le journal.
Conflit horaire (livraison pendant une autre réunion) : avancer l’heure de livraison ou déplacer la réunion.
Récurrence : prestation absente de certaines occurrences → appliquer sur Toute la série ou ajuster occurrence par occurrence selon la règle.
Liens associés
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