Politiques de réservation | Hamilton Apps Help Center

1) Paramètres de base

Durée minimale / maximale : empêche les micro‑réservations et les occupations excessives.
Pas de temps (ex. 15 min) : harmonise les créneaux.
Buffers avant/après : temps de mise en place / retour à l’état.
Fenêtre d’anticipation : horizon max pour créer/modifier, et délai mini avant démarrage.
Horaires d’ouverture : plage autorisée par site (dérogations par salle possibles).

Restreindre la visibilité/réservation par Groupes d’utilisateurs ↔ Groupes de salles.
Appliquer le moindre privilège et séparer les salles sensibles (direction, conseil) dans des groupes dédiés.

Fenêtre de check‑in (ex. −5/+10 min) depuis panneau ou Planning.
Libération automatique : si aucun check‑in ou si salle vide détectée (capteurs) après un délai de grâce.
Prolongation / Fin anticipée depuis le panneau (si autorisé) pour refléter l’usage réel.

Objectif : maximiser l’effectivité d’occupation et réduire les salles « fantômes ».

Fenêtres : définir les délais avant l’événement pour autoriser ou bloquer les changements.
Propagation Outlook : toute modification/annulation faite dans Meeting met à jour Outlook (recommandé).
Prestations : respect des délais de commande/annulation ; sinon, la modification est refusée ou la prestation est retirée.

Modèles autorisés : hebdomadaire/mensuel, jours ouvrés.
Horizon recommandé : 3–6 mois pour éviter l’accaparement.
Exceptions : traiter les occurrences en conflit au cas par cas (Cette occurrence).
Règles de modification : appliquer sur Toute la série ou Occurrence selon besoin ; revoir les prestations associées.

Empêcher la double réservation ; proposer des alternatives (salles proches/horaires voisins).
Priorité d’occupation alignée au statut (réservé > tentative).
Indisponibilités (maintenance) bloquent la création sur la période.

Administration → Meeting → Politiques (niveau site/produit).
Régler durées/pas/buffers, fenêtres, no‑show/libération, récurrences.
(Option) Surcharger au niveau groupe ou salle pour des cas particuliers.
Tester avec un compte pilote (création, modif, annulation, check‑in, libération).

Caler les buffers sur la réalité (catering, nettoyage).
Activer un check‑in concis et visible sur panneaux ; documenter la règle auprès des utilisateurs.
Limiter l’horizon des récurrences et instaurer des revues trimestrielles des usages.
Réaliser les modifications côté Meeting pour garantir la cohérence avec Outlook.
Mesurer no‑show et libérations pour ajuster les paramètres.

Réservation refusée : durée hors bornes, délai dépassé, non‑éligible → adapter la demande ou le groupe d’utilisateurs.
Série impossible : horizon trop long ou occurrences en conflit → réduire la période et corriger les exceptions.
Salle reste “occupée” : fenêtre/no‑show/capteur → check‑in manqué ou capteur à recalibrer ; libérer via panneau.
Prestations bloquantes : délais dépassés → retirer ou changer d’horaire.

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