Empleados
En esta sección podrás visualizar todos los empleados que tienes en Boarding Room.
Podrás crear, editar y eliminar empleados además de asignar documentos y procesos de onboarding. También puedes visualizar los que tienes pendientes para finalizar su perfil y usuario.
Documentos:
Para gestionar la documentación de tus empleados debes encontrarte en la pestaña de “Documentos”. Aquí podrás visualizar cuantos tienen asignados además de ver el estado de cada uno de ellos.
Posees diferentes acciones dentro de esta pestaña para gestionarlos:
Solicitar documentación: Aquí podrás solicitar la documentación a tus empleados. Puedes asignar múltiples documentos a la vez, ten en cuenta deben estar creados con anterioridad en la sección “Documentación” del menú lateral. Una vez asignados, el empleado recibirá un email con el detalle de cada uno de ellos.
A tener en cuenta: puedes modificar la condición (obligatoria / no obligatoria) de cada uno de ellos de forma particular para ese empleado, sin modificar el documento inicial creado en la sección de “Documentación”. Si por lo menos uno de los documentos es obligatorio, el empleado no podrá ingresar a la sección de procesos de onboarding hasta que éste se apruebe por un administrador general.
Ver documentación: Visualiza la documentación solicitada y revisa el estado de cada una. En esta sección podrás aprobar, rechazar, descargar o eliminar los documentos. Al realizar alguna de estas acciones deberás hacer click en el botón “Enviar estado” para comunicar al empleado de esta nueva modificación. Ten en cuenta que si rechazas un documento se activará un campo donde podrás escribir la razón del rechazo.
Onboarding:
Para gestionar los procesos de tus empleados debes encontrarte en la pestaña de “Onboarding”. Aquí podrás visualizar cuántos tienen asignados además de ver el avance de cada uno de ellos y la fecha de caducidad de acceso.
Posees diferentes acciones dentro de esta pestaña para gestionarlos:
Ver procesos del empleado: Aquí podrás asignar procesos de onboarding a tus empleados. Puedes asignar múltiples procesos de forma simultánea. Ten en cuenta de indicar una fecha de caducidad de acceso en el inicio, esto limitará al empleado para que los finalice hasta la fecha indicada. Una vez asignados los procesos, el empleado recibirá un email con el detalle de cada uno de ellos.
A tener en cuenta: Si posees una o más reuniones dentro de los eventos de tus procesos, debes completar los campos faltantes como fecha, hora, participantes, link, etc.
Ver reporte: Visualiza el avance de cada uno de los procesos asignados además de los eventos que se encuentran dentro de éstos. Puedes descargar los resultados para visualizarlos fuera de la plataforma.
Crear empleados
En la sección de “Empleados” puedes crearlos haciendo click en el botón superior derecho “Crear empleados”. En este formulario puedes encontrar todos los campos necesarios.
Ten en cuenta las condiciones de los siguientes campos:
Email corporativo: con este email el empleado podrá ingresar a la plataforma. Si no tiene un email corporativo creado en la empresa, puedes repetir el email personal.
Roles: en boarding room tienes 4 roles diferentes para asignar a tus empleados, cada uno de ellos posee diferentes accesos y acciones:
Administrador general: podrá acceder a todas las secciones y gestionar tanto empleados, documentos y procesos de onboarding.
Administrador de área / subárea: podrá visualizar el avance de los empleados y procesos que hayan sido asignados a su área / subárea. No podrá realizar ninguna acción de gestión.
Empleado: Puede visualizar los documentos y procesos asignados. Además podrá completar y adjuntar lo que se le haya solicitado.
Contraseña: es muy importante asignarle una contraseña a tus empleados para que luego puedan ingresar a la plataforma.
Mensaje de correo automático: Este mensaje se mostrará en el email de bienvenida que reciba el empleado.
Luego de completar los campos necesarios y dar click en “Crear empleado”, éste se generará dentro de la plataforma y podrás comenzar a solicitar los documentos y procesos necesarios. Además el empleado recibirá vía email (tanto al email corporativo como personal) un correo de bienvenida con las credenciales necesarias para el ingreso a la plataforma.
Empleados pendientes
Los empleados que hayan sido enviados desde Hiring Room se reflejarán como empleados pendientes dentro de la plataforma. Podrás distinguirlos ya que poseen un icono de reloj rojo en la tabla.
Estos empleados todavía poseen su perfil incompleto por lo que su usuario no ha sido creado. Para finalizarlo debes hacer click en el botón de editar empleado y completar los campos necesarios. Una vez realizado, recibirán el email de bienvenida con sus credenciales y podrás comenzar su proceso de onboarding.
Ante cualquier duda o consulta puedes contactarnos en soporte@hiringroom.com 😊
