Aprende como llevar a cabo las cinco acciones de gestión básica, tal y como editar, duplicar, eliminar, convertir y exportar. Estos pasos son comunes para todos tus documentos de ventas: tickets, presupuestos, proformas y ventas rectificativas.
1. Editar una factura
Puedes editar una factura siempre que no esté aprobada. Si ya lo está, no podrás modificarla, pero sí crear una factura rectificativa para corregir la información.
Desde el listado, abre el menú de tres puntos (⋮) a la derecha de la factura
Haz clic en Editar
Modifica los datos necesarios
Guarda los cambios
Modificar datos de categorización
Los datos de categorización de una factura, como la cuenta contable, los tags, la descripción interna o el proyecto asignado, se pueden modificar aunque la factura esté aprobada, siempre que el periodo contable no esté bloqueado.
Selecciona la factura desde el listado
Localiza el apartado de Categorización en la barra derecha y haz clic en Editar
Modifica los campos que necesites:
Cuenta contable: selecciona la cuenta contable. Ten en cuenta que solo podrás seleccionar las cuentas del grupo 7.
Tags: añade o elimina etiquetas para clasificar el documento.
Descripción interna: edita el texto para una mejor trazabilidad interna.
Proyecto asignado: vincula el documento al proyecto correspondiente.
Guarda los cambios
2. Duplicar una factura
Desde el listado, abre el menú de tres puntos (⋮) a la derecha de la factura
Haz clic en Duplicar
Realiza cambios si es necesario
Guarda la nueva factura
La factura duplicada tendrá una nueva numeración.
3. Eliminar o anular una factura
Ten en cuenta que solo puedes eliminar las facturas mientras no estén aprobadas y si ya lo están, siempre podrás anularlas. La diferencia es la siguiente:
Eliminar: se elimina el asiento contable y la factura se almacenará en Configuración > Más> Papeler durante un máximo entre 10 y 30 días dependiendo de tu plan.
Anular: se elimina el asiento contable correspondiente y la factura será visible en el listado como anulada.
Para eliminar o anular una factura:
Desde el listado, abre el menú de tres puntos (⋮) a la derecha de la factura
Haz clic en Eliminar o en Anular según el caso
Confirma la acción
4. Convertir una factura a otros documentos
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Haz clic en el botón Convertir, arriba a la derecha
Selecciona la opción que necesitas entre albarán, venta rectificativa o factura recurrente
5. Exportar tu listado de facturas
Haz clic en el icono de descarga situado en la parte superior derecha de tu pantalla
Selecciona la opción de exportación que más te convenga, entre Excel, PDF, Google Sheets o por item (todas las líneas de una factura).
Si necesitas exportar un solo documento, abre el menú de tres puntos (⋮) y selecciona Descargar. Para descargar facturas puntuales de forma masiva, selecciónalas desde la casilla a su izquierda y en la barra inferior haz clic en Descargar PDF. Si superas el límite de 50, las recibirás por e-mail en la dirección asociada a tu perfil.
6. Compartir el enlace de la factura al Portal del cliente
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Haz clic en el botón Compartir, arriba a la derecha, tal y como en la imagen
Copia el enlace al portal y compártelo para que tus clientes accedan al documento
7. Vincular un archivo a la factura
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Pulsa en Subir archivo, en la barra lateral derecha
Selecciona el file desde tu dispositivo
Confirma la acción
8. Consultar y editar el asiento vinculado a la factura de venta
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
En la sección Asiento contable haz clic en Ver
Consulta los detalles del asiento o edítalo si así lo necesitas