Uno de los requisitos de la ley Antifraude es garantizar la inalterabilidad de las facturas, es por ello que el modo borrador es obligatorio para todas las cuentas con esquema fiscal español. Esta medida existe porque según la ley, una vez aprobada, una factura no puede eliminarse ni modificarse.
El modo borrador permite crear facturas de ventas y compras sin aprobarlas de inmediato. Así puedes revisarlas, hacer cambios y asegurarte de que todo esté correcto antes de que pasen a ser definitivas.
En resumen, cuando una factura está en borrador:
No genera asientos contables.
No tiene numeración.
No aparece en informes, ni modelos de impuestos.
En caso de que incluya productos, el stock se descuenta igualmente.
Cómo se aplica el modo borrador
El modo borrador no funciona igual en todos los casos. Dependiendo de cómo se genere la factura, se aplicará de una forma u otra:
Facturas creadas manualmente: puedes guardarlas como borrador o aprobarlas directamente.
Facturas importadas: siempre se crearán en borrador
Facturas por e-commerce: siempre se crean en borrador y tendrás que aprobarlas en masa después.
Facturas por API: al crear una factura, puedes usar el parámetro
approveDoc: true/falsepara elegir si aprobarlas al generarlas o si crearlas en borrador.Tickets TPV: tanto los tickets como las devoluciones generadas desde el TPV de Holded se aprobarán de forma automática.
Facturas recurrentes: al crear una factura recurrente, tienes dos opciones:
Marcar la casilla Crear las facturas automáticamente: las facturas se aprobarán directamente en cuanto se generen.
Desmarcar la casilla Crear las facturas automáticamente: las facturas se crearán como borrador para que puedas revisarlas antes de aprobarlas.
Cuentas con el SII activado: de momento no tendrán el modo borrador activado.
Bloquear documentos de venta aprobados
La modalidad Bloquear documentos de venta aprobados asegura que, una vez validada, la factura no pueda modificarse ni eliminarse. Cada vez que apruebes una factura, el botón de aprobación mostrará un icono de candado, señal de que el documento ha quedado bloqueado de forma definitiva.
Modificar o eliminar una factura aprobada
Una vez aprobada, no puedes ni eliminar ni modificar el contenido de la factura directamente. Sin embargo, tienes estas opciones:
Crear una factura rectificativa para corregir la información de la factura original.
Anular la factura y crear una nueva. Al anularla, se eliminará el asiento correspondiente y la factura será visible en el listado marcada como anulada.
Ten en cuenta que los datos de categorización pueden editarse en cualquier momento, siempre que el periodo contable no esté bloqueado.