Panduan ini akan membahas istilah yang sering ditemukan dalam pengaturan kebijakan Cuti:

Pengaturan Dasar

1. How to Count Days

Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk memilih bagaimana cara menghitung cuti berdasarkan Hari Kerja atau Hari Kalender.

Berikut adalah perbedaannya:

  • Working Days: Hanya hari kerja aktif (operasional bisnis) yang dihitung sebagai cuti, weekend dan hari libur nasional tidak dihitung mengurangi saldo cuti.

  • Calendar Days: Seluruh hari kalender pada bulan tersebut dihitung mengurangi saldo cuti, meskiupn cuti diajukan pada weekend atau hari libur nasional.

______________________________

2. Unpaid Leave

Bila Anda mengaktifkan pengaturan ini, cuti tidak berbayar oleh karyawan akan secara otomatis disinkronisasikan pada modul penggajian.

Cuti tidak berbayar (Unpaid Leave) dihitung berdasarkan formula berikut:

(Gaji Bruto/Total HARI KALENDER pada bulan tersebut) * Jumlah Hari Cuti Tidak Berbayar

Note: Silahkan hubungi tim support kami jika Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut.


Leave Entitlement Settings

1. Leave entitlement increases after a set period (Accrual Leave)

Bila Anda mengaktifkan pengaturan ini, secara otomatis sistem akan menghitung jumlah hak cuti karyawan berdasarkan lama masa kerja (length of service) karyawan tersebut.

Contoh:

Karyawan memperoleh hak cuti tahunan selama 7 hari pada tahun pertama kerja, 14 hari cuti pada tahun kedua (> 24 bulan), 20 hari cuti pada tahun kelima (> 60 bulan) dan seterusnya.

Maka, pengaturan cuti pada HReasily adalah sebagai berikut:

______________________________

2. Use Common Leave Year Period

Bila pengaturan ini diaktifkan, cuti akan diperbaharui berdasarkan tanggal yang dipilih pada bagian ini.

Bila pengaturan ini tidak diaktifkan, cuti akan diperbaharui berdasarkan tanggal bergabung karyawan (join date).

Best practice:

  1. Atur pembaharuan cuti karyawan (common leave year period) per tanggal 1 Januari tahun berikutnya. Anda akan lebih mudah memantau hak cuti karyawan bila cuti diperbaharui pada tanggal yang sama dibandingkan harus menelusuri pembaharuan cuti per tanggal join karyawan.

  2. Pengaturan pembaruan cuti karyawan (common leave year period) tidak harus mengikuti periode pembukuan perusahaan. Pengaturan cuti berdasarkan tahun kalender akan memudahkan karyawan untuk merencanakan cuti tahunan.

______________________________

3. Leave Entitlement Mode

Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur perhitungan saldo cuti bagi karyawan dari pilihan yang tersedia:

  • Employee Receives Full Entitlement Upfront

Bila pengaturan ini diaktifkan, setelah cuti diassign ke karyawan, maka karyawan akan menerima saldo cuti secara penuh (tidak pro-rate) selama tahun berjalan.

______________________________

  • Employee Receives a Prorated Amount according to the Company’s Leave Year Period

Bila pengaturan ini diaktifkan, saldo cuti akan diberikan ke karyawan secara pro-rata berdasarkan tanggal join masing-masing.

Note:

  1. Jika opsi ini diaktifkan, Anda wajib mengatur tanggal saldo cuti akan diperbaharui (Common Leave Year Period).

  2. Jika pengaturan Leave entitlement increases after a set period juga diaktifkan, penambahan saldo cuti hanya akan diberikan setelah karyawan bekerja selama 1 tahun penuh.

  3. Anda dapat mengatur pembulatan saldo cuti pada kolom Rounding Options, bila diperlukan.

Contoh:

Perusahaan mengatur kebijakan cuti dengan asumsi sebagai berikut:

Accrual days (Saldo Cuti disesuaikan tiap tahun berdasarkan masa kerja):


Year 0: 12 hari
Year 1: 14 hari

Tanggal Cuti Diperbaharui: 1 Januari 2022

Tanggal Join Karyawan: 1 Juni 2021

Mulai dari tanggal join karyawan (1 Juni 2021) hingga sebelum tanggal reset saldo cuti berikutnya (1 Januari 2022), sistem menghitung cuti secara pro-rata:

Scenario

Join Date

No. of completed months in Y0

Prorated Leave in Y0

first day mid month

1/6/21

7

7

Mulai dari tanggal reset saldo cuti (1 Januari 2022) hingga tanggal reset saldo cuti tahun berikutnya (1 Januari 2023), sistem menghitung sisa saldo cuti di tahun 2021 (Y0: 12 hari) dan saldo cuti tahun 2022 (Y1: 14 hari) secara pro-rata sebagai berikut:

Scenario

Employee 1 year anniversary

No. of remaining months in Y0

Remaining Prorated leave in Y0

Prorated leave in Y1

Remaining leave in Y0 + prorated leave in Y1

First day mid month

1/6/22

5

5

8.166666667

13.17

______________________________

  • Employee Earns a Portion of The Leave Entitlement after Each Month of Employment (Earned Leave)

Bila Anda mengaktifkan pengaturan ini, maka hak cuti karyawan akan diberikan secara pro-rata berdasarkan formula berikut:

(Total masa kerja / 12 bulan) x Total Hak Cuti

Note:

1. Bila karyawan join pada pertengahan tahun, cuti akan dihitung pro-rata berdasarkan join-date karyawan. Bila pembaharuan cuti (common leave year period) diaktifkan, maka cuti juga akan dihitung secara pro-rata berdasarkan formula di atas pada tahun berikutnya.

2. Anda dapat mengatur pembulatan saldo cuti sebagai berikut:

  • No Rounding (Default)

  • Round to Nearest 1.00

Leave Rollover Settings

1. Allow rollover days to next year

Pengaturan ini umumnya dikenal dengan istilah sisa cuti yang boleh dibawa hingga tahun berikutnya.

Contoh:

PT A menetapkan kebijakan bahwa sisa cuti tahunan karyawan yang boleh dibawa hingga tahun berikutnya adalah maksimal 5 hari cuti dan harus digunakan paling lambat tanggal 31 Maret tahun berikutnya. Maka, pengaturan cuti tahunan pada HReasily adalah sebagai berikut:

Set Rollover Expiry Date [Opsional]

Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur batas waktu maksimal penggunaan sisa cuti tahun lalu. Bila Anda tidak mengaktifkan pengaturan ini, maka sisa cuti tahun lalu akan terus diakumulasikan sepanjang tahun.

Tips:

  1. Atur cuti sebagai rollover leave jika Anda menggunakan sistem cuti pro-rata. Pengaturan ini bertujuan untuk memastikan karyawan mempunyai saldo cuti yang cukup untuk acara-acara penting seperti Tahun Baru Imlek.

  2. Atur tanggal kadaluarsa rollover leave pada kuarter pertama. Pengaturan ini untuk mengurangi over-akumulasi jumlah cuti karyawan sehingga karyawan mengambil cuti yang terlalu panjang hingga berdampak pada kegiatan operasional perusahaan.

Leave Application Settings

1. This Leave can be Applied for

Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur kapan karyawan dapat menggunakan hak cuti yang telah diberikan.

  • Immediately [Default]: Karyawan dapat menggunakan cuti sesegera mungkin, setelah HR Admin assign hak cuti kepada karyawan.

  • Upon Confirmation: Hanya karyawan dengan status kepegawaian 'Confirmed' yang dapat mengajukan cuti.

  • After a fixed period: Karyawan dapat mengajukan cuti setelah bekerja selama periode tertentu (hari atau bulan) sesuai ketentuan perusahaan.

  • After a fixed period or upon confirmation, whichever is earlier: Hanya karyawan dengan status kepegawaian 'Confirmed' atau setelah karyawan bekerja selama periode tertentu (hari atau bulan) sesuai ketentuan perusahaan yang dapat mengajukan cuti.

______________________________

2. Minimum Leave Taken

Kolom ini digunakan untuk mengatur minimal hari cuti yang harus diambil oleh karyawan ketika ingin melakukan pengajuan cuti.

______________________________

3. Minimum Days Notice

Kolom ini digunakan untuk menetapkan maksimal hari pengajuan cuti karyawan.

Contoh:

Apabila Anda mengisi kolom ini dengan angka 10 maka karyawan harus mengajukan cuti tahunan paling lambat 10 hari sebelum tanggal cuti aktualnya. Dengan demikian, jika karyawan mengajukan cuti kurang dari 10 hari sebelum tanggal cuti aktualnya maka sistem akan menampilkan notifikasi error sebagai berikut:


Did this answer your question?