In de meeste gevallen zet u op voorhand een werkbon klaar voor uw technieker, waarbij u de klant en het werfadres al invult. Deze werkbon kan u dan in de planning opnemen, waardoor uw technieker weet naar waar hij moet gaan en welke opdracht hij daar moet vervullen. Deze technieker kan dan later via de mobiele FieldApp zijn tijdregistraties en materiaal aanvullen, waarna u in het systeem dan verder kan met het factureren van de werkbon.

Als je de optie wil om inkooporders aan te maken vanuit een werkbon, dien je dit eerst aan te zetten onder instellingen > project > kostenflow.

Je leest hieronder meer informatie over hoe je een werkbon handmatig invult. We laten ook zien hoe je ook vanuit het platform materialen en tijdregistraties kan toevoegen.

Om een werkbon aan te maken gaat u naar het overzicht van de werkbonnen en maakt u via de blauwe knop + Werkbon onderaan een nieuwe werkbon aan. U kan ook vanuit de klantfiche via de sectie Werkbonnen op dezelfde manier een werkbon aanmaken. Dan wordt de klant alvast voor u automatisch gekozen.

Een werkbon heeft net zoals elk ander item een automatisch volgnummer dat voor u toegekend wordt. Via de korte omschrijving kan u makkelijk aangeven wat de opdracht van de werkbon precies inhoudt. Dit kan bijvoorbeeld "Onderhoud verwarmingsketel" zijn.

Als u via de keuzelijst Project (indien zichtbaar) een project zou kiezen, wordt de klant automatisch mee ingevuld. De velden voor het werfadres worden automatisch overgenomen van ofwel het project (indien gekozen) of anders het klantadres.

Indien nodig kan u een aparte facturatieklant instellen, zodat als u deze werkbon later factureert, dit automatisch aan de juiste klant gebeurt.

Een werkbon heeft ook een startdatum. Hier stelt het systeem automatisch de huidige datum voor.

Het kan gebeuren dat je de benodigde materialen al toevoegt vanuit het platform. Dit doe je vanuit de sectie Materiaal.

Hier kan je, net zoals bij een offerte of een verkooporder bijvoorbeeld meerdere regels toevoegen door gebruik te maken van uw productencatalogus. Zo voeg je via de knoppen + Regel, + Product, ... makkelijk items toe aan het materiaaloverzicht.

Je kan bij het materiaal ook telkens een facturatietype kiezen. Dit bepaalt of het verbruikte materiaal aangerekend wordt op de factuur of niet. U leest daarover meer in het onderdeel over de facturatietypes.
​
Verder kan je per lijn instellen of dit materiaal als projectkost geboekt mag worden.

Als je vanuit een project een werkbon aanmaakt ga je onder materiaal ook de optie zien om '+ kostenlijst' te kiezen. Als je dit doet verschijnt er een pop-up 'projectonderdelen toevoegen' met drie tabbladen.

Hier zie je alle materialen die in de kostenlijst van het project staan. Je ziet de boekingsvooruitgang van het materiaal, rekening houdend met openstaande inkooporders en leveringen die eventueel nog kosten gaan boeken. Vanaf dat je hier een lijn selecteert zal automatisch het resterende aantal ingevuld worden.

Als je met de muis over de vooruitgangsbalk gaat krijg je de onderverdeling te zien van waar de berekening komt.

Materiaal toevoegen via deze tab is automatisch een kostenboeking op je project, maar kan op regelniveau nog handmatig overschreven worden via de kolom kosten boeken ja / nee.

Alle materialen die zijn ingekocht op het project met de voortgang rond ontvangstname.
Als je hier een lijn kiest dan zal automatisch het aantal dat ontvangen is ingevuld worden (min het aantal dat je al op andere werkbonnen hebt toegevoegd). Afhankelijk van de instellingen of inkooporders kosten boeken bij ontvangstname zal de kolom 'project kosten boeken', ja of nee ingevuld worden, zodat er geen dubbele boekingen gemaakt worden.

Dit tabblad is alleen zichtbaar als projectleveringen geactiveerd zijn. Dit tabblad toont alle leveringen die gemaakt zijn op het project. Als je hier een lijn kiest dan zal automatisch het volledige aantal van de levering ingevuld worden (min het aantal dat je al op andere werkbonnen hebt toegevoegd).
Afhankelijk van de instellingen of leveringen kosten boeken bij het in transit plaatsen of verzenden, zal de kolom 'project kost boeken', ja of nee ingevuld worden, zodat er geen dubbele boekingen gemaakt worden.

In de lijst van materialen kan je nu ook zien of de lijn is gekoppeld aan een item uit de kostenlijst of een item uit een levering of inkoop.

Als een regel gekoppeld is aan een item uit de kostenlijst, levering of inkoop, dan kan je het product en project uiteraard niet wijzigen van die lijn. Je kan de lijn wel gewoon verwijderen van de werkbon en andere, nieuwe lijnen toevoegen.

Via de sectie Tijd en transport kan u ook tijdregistraties en transportregistraties toevoegen aan de werkbon.

Bij het registreren van tijd heeft u de volgende keuzes:

Bij het toevoegen van materialen, uurregistraties en transportregistraties, kunt u aangeven hoe deze later gefactureerd moeten worden:

Het is mogelijk dat u nog andere facturatietypes ziet staan, omdat dit per omgeving kan ingesteld worden. Stel dat u nog extra facturatietypes wil, kan u dat via uw projectmanager of via een berichtje naar support via Nova aanvragen.