Koppel eenvoudig een keuring, herstelling of onderhoud aan een installatie en stuur uw technieker op pad om de interventie uit te voeren. Zij voeren de actie ter plaatse uit, registreren hun gewerkte uren én gebruikte materialen, waarna je dit zo nodig eenvoudig factureert aan de klant.

Hieronder zetten we de verschillende methodes op een rij om een werkbon voor interventies voor te bereiden: vanuit de installatie, het adres of een onderhoudscontract, of door manueel een werkbon aan te maken.
Indien je met onze planning werkt, kan je de interventie inplannen door middel van het inplannen van de werkbon (lees hier hoe je werkbonnen kan plannen).

Ga bij je installatie naar het tabblad 'Werkbonnen'. Hier zie je een overzicht van alle gelinkte werkbonnen en kan je er eenvoudig een nieuwe toevoegen via '+ werkbon'.
​

Er komt dan een pop-up van de installatie, waar je kan kiezen welke handeling je wil uitvoeren.
​

Via het tekstvak-icoontje kan je nog extra informatie meegeven en met het + icoontje achteraan kan je nog een extra handeling toevoegen.

In de volgende stap kan je uit de lijst van alle betrokkenen kiezen wie de klant is en wie de facturatie klant is voor deze werkbon. In de meeste gevallen is dit dezelfde klant, maar dat hoeft niet zo te zijn. Voor een reparatie kan de klant met wie je afspreekt de huurder zijn, terwijl de werkbon nadien aan de eigenaar gefactureerd moet worden.

Tot slot kan je de korte omschrijving van de werkbon verder aanvullen en een uitgebreide omschrijving meegeven.

Klik op 'Toevoegen'. De werkbon wordt aangemaakt en automatisch gekoppeld aan de installatie met de correcte handeling.

Een andere mogelijkheid is om een onderhoud in te plannen via het adres. Dit geeft de mogelijkheid om meteen op meerdere installaties tegelijkertijd een onderhoud in te plannen (bijvoorbeeld op een site met (meerder gebouwen en) meerdere installaties).

Ga naar adressen > kies het adres > ga naar het tabblad werkbonnen > + werkbon. Er verschijnt een pop-up met alle installaties die aan dit adres gelinkt zijn. Selecteer de installaties waarop je een onderhoud, herstelling, of andere handeling wil uitvoeren. Degenen die geen onderhoud of reparatie nodig hebben vink je uit.
​

Daarna volgt de pop-up dezelfde stappen zoals hierboven bij 'via installatie'. Als resultaat krijg je een werkbon waarbij één of meerdere installaties van dat adres met één of meerdere uit te voeren handelingen per installatie. Dit maakt het voorbereiden van werkbonnen voor meerdere installaties een stuk gemakkelijker.

Ga bij je werkbon naar het tabblad 'Installaties' via '+ installatie' kan je er dan voor kiezen om een installatie toe te voegen aan de werkbon. Zo ziet uw technieker in zijn app ook ineens alle relevante informatie over de installatie zelf (merk, type, serienummer, locatie in het gebouw, ...). De werknemer kan dan eventueel nog opmerkingen toevoegen aan zijn werkzaamheden en opslaan.

​​Via de keuzelijst "Handeling" kan de technieker kiezen uit verscheidene opties, zoals "Herstelling", "Onderhoud uitgevoerd", "Defect", ... Dit komt rechtstreeks in het overzicht van de handelingen terecht bij de installatie zelf, waardoor u een historiek opbouwt van de handelingen die op deze installatie werden uitgevoerd.

Bij een keuze voor "Keuring" of "Onderhoud" wordt zelfs de datum van het laatste onderhoud of de laatste keuring bij de installatie bijgewerkt en wordt de datum van de volgende keuring of onderhoud ook automatisch opnieuw bepaald.

De datum van het volgend onderhoud of de volgende keuring wordt automatisch berekend. Als u daar graag meer informatie over heeft, kan u terecht in dit helpdeskartikel over het automatisch bijwerken van de volgende datum.

Zoek eerst het onderhoudscontract in kwestie op. Vaak is er een lijst die hierbij helpt, zoals een lijst met onderhoudscontracten die binnen de maand moeten gefactureerd worden. Open het onderhoudscontract eens je het gevonden hebt.

Controleer hierna even of je bij de sectie 'Regels' alle materialen en/of werkuren hebt gezet die je standaard voorziet bij dit onderhoudscontract.

Controleer daarna bij de sectie 'Installaties' of de juiste installatie(s) gekoppeld zijn

Als alles in orde is gebruik je de groene actieknop en kies je voor 'Werkbon aanmaken'. Hierna volgt een stappenplan in een pop-up.

Als eerste stap kiest u een standaard facturatietype. Je krijgt hier de keuze tussen verscheidene opties, maar de belangrijkste opties zijn Offerte en Regie.

Je zou voor Offerte kiezen als de materialen en/of werkuren inbegrepen zijn in het bedrag dat de klant betaalt als deel van het onderhoudscontract. Je kiest voor Regie als deze materialen en/of werkuren wel doorgerekend moeten worden. Of wanneer je ook interventies die volgen uit een onderhoudscontract factureert via werkbonnen.

Je zou voor Garantie kiezen als het om een herstelling gaat binnen de garantieperiode.

Daarna krijg je een overzicht van alle materialen en werkuren die op het onderhoudscontract via de regels voorzien zijn. Je kan hier nog wijzigingen aan doen, of eventueel bepaalde materialen of werkuren tegen een ander facturatietype voorzien.

Als u hiermee klaar bent gaat u naar de volgende stap.

Hier kan u aangeven welke installatie(s) mee aan de werkbon gekoppeld moeten worden. Standaard staan ze allemaal aangevinkt. U kan ook ineens het type handeling kiezen dat moet toegevoegd worden aan de historiek van de installatie(s). Standaard is het type ingesteld op 'Onderhoudscontract'.

Als u nog een opmerking zou opgeven bij een installatie, dan komt deze opmerking mee terecht bij de handeling in de historiek van de installatie.

Daarna opent de werkbon automatisch. U zal zien dat bij de materialen alvast de materialen uit het onderhoudscontract zijn overgenomen en dat ook eventuele werkuren vanuit het onderhoudscontract al zijn overgenomen.

U hoeft nu enkel nog de werkbon in te plannen en wachten tot deze is uitgevoerd vooraleer u deze factureert.