Standaard doet een werkbon geen voorraadbewegingen. Het materiaal dat gebruikt wordt op de werkbon gaat dus niet automatisch uit de voorraad.
Dat is bewust zo, omdat de meeste bedrijven ervoor kiezen om de magazijn-view te gebruiken om voorraad af te boeken, omdat de magazijnier het materiaal klaarzet nog voor er naar de werf vertrokken wordt.
Het is echter wel mogelijk om via werkbonnen ook voorraadtransacties te kunnen uitvoeren. Dit helpdeskartikel legt uit wat de mogelijkheden hiervan zijn.
Voorraadtransacties via werkbonnen activeren
Standaard veroorzaken werkbonnen geen wijzigingen in de voorraad. Om dit te activeren, volgt u deze stappen:
Veld 'Voorraad afboeken' zichtbaar maken
Ga naar Velden en Secties van de entiteit Werkbon.
Maak het vinkje Voorraad afboeken zichtbaar op de werkbon.
Je kan hier ook een standaard waarde instellen, zodat dit bij nieuwe werkbonnen (indien gewenst) bijvoorbeeld automatisch op 'ja' komt te staan.Zodra dit vinkje zichtbaar is, kunt u het aanvinken op de werkbon om de voorraad af te boeken.
Onder de groene actieknop vindt u nu de optie Voorraad afboeken.
Voorraad afboeken uitvoeren
Door deze optie te selecteren, wordt het materiaal dat op de werkbon staat en nog niet is afgeboekt uit de voorraad, afgeboekt.
Er verschijnt een pop-up waarin u de aantallen kunt aanpassen waar nodig.
Instellen van standaard voorraadlocatie
U kunt ook het veld Voorraadlocatie zichtbaar maken bij de werkbon.
Hiermee kunt u een standaard magazijn instellen van waaruit de voorraad moet worden gehaald, indien dit afwijkt van de vestiging waarop de werkbon is aangemaakt.
Zonder specifieke keuze wordt de voorraad van de vestiging genomen waarop de werkbon is aangemaakt.
Wijzigingen na afboeken
Als u na het afboeken wijzigingen aanbrengt (zoals het wijzigen van aantallen of het toevoegen van extra producten), kunt u de optie Actie > Voorraad afboeken opnieuw gebruiken.
Deze toont dan enkel de nieuwe of gewijzigde items in de pop-up, rekening houdend met wat al is afgeboekt.
Voorraadwijzigingen ongedaan maken
Via de groene actieknop kunt u ook kiezen voor Voorraad afboeken ongedaan maken om eerdere voorraadwijzigingen te annuleren.
Voorraadwijzigingen automatisch afboeken na opslaan
Standaard is het afboeken van voorraad een manueel proces, zoals u hierboven kon lezen. Stel dat u echter toch wil dat dit automatisch gebeurd, dan kan dat. U moet hiervoor via Instellingen > Werkbon > Algemeen onder het kopje Materiaal de instelling Materialen automatisch afboeken na bewaren aan.
Hierbij wordt bij elke keer dat u de werkbon opslaat, de voorraadwijzigingen doorgevoerd die nog niet doorgevoerd zijn. Zet je er dus drie stuks van product A op, dan worden er drie stuks ook onmiddellijk uit voorraad gehaald.
Dit werkt uiteraard in twee richtingen. Stel dat u na het opslaan nog een aantal aanpast, dan zal het systeem automatisch correcties doorvoeren.
Het systeem houdt ook bij welke voorraadbewegingen veroorzaakt werden door welke regel op uw werkbon. Stel dat u die regel alsnog verwijderd, dan worden al deze voorraadbewegingen automatisch ongedaan gemaakt.
Als deze optie aanstaat, dan krijgt u onder de groene actieknop geen mogelijkheden om voorraad alsnog af te boeken of dit ongedaan te maken. U kan dit dan ongedaan maken door de regels te verwijderen op uw werkbon.
Tip van ons
We raden het automatisch afboeken van materialen op deze manier eigenlijk niet toe, omdat dit in de regel veel voorraadbewegingen kan opleveren voor werkbonnen waar veel aanpassingen op gebeuren vooraleer ze definitief afgewerkt zijn. Het is moeilijker om het overzicht te bewaren als deze instelling aanstaat.