Met de SharePoint-integratie kan je documenten rechtstreeks opslaan op je SharePoint-site in plaats van in IAMD.
Hieronder stel je de koppeling en mappenstructuur stap voor stap in.
1) SharePoint site-URL instellen
Ga rechtsboven naar Instellingen.
Open het tabblad Algemeen.
Zet Documenten bewaren op op SharePoint.
Vul de URL van je SharePoint-site in.
Klik op Bewaren.
Vanaf dan worden documenten op SharePoint opgeslagen.
2) SharePoint-gebruiker koppelen (Office 365)
Ga naar Mijn profiel via het tandwieltje rechtsboven.
Open het tabblad Koppelingen.
Klik op + Koppeling.
Kies Microsoft Office 365.
Log in met je Microsoft-account.
Klik op Accepteren om de toegangsrechten toe te staan.
Na bevestiging is je account gekoppeld.
3) Basis mappenstructuur aanmaken op SharePoint
Maak op je SharePoint-site enkele hoofdmappen aan, bijvoorbeeld:
Prospects
Klanten
Offertes
Projecten
Deze mappen worden gebruikt om documenten per entiteit te bewaren.
4) Tabblad ‘Documenten’ toevoegen aan een entiteit
Wil je documenten kunnen beheren op een entiteit (bv. Projecten)? Voeg dan de sectie Documenten toe.
Ga naar Instellingen > [entiteit] (bv. Project).
Open Velden en secties.
Voeg een nieuwe sectie toe.
Geef deze de naam Documenten.
Sla op.
Er verschijnt nu een tabblad Documenten op deze entiteit.
5) Standaard map koppelen per entiteit
Je kan instellen in welke SharePoint-map documenten standaard terechtkomen.
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
Kies bij Standaard documentfolder voor + Kies folder.
Selecteer de juiste map op je SharePoint-site.
Sla op.
6) Automatisch folders laten aanmaken
Je kan het systeem automatisch submappen laten aanmaken per item (bv. per klant of project).
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
Zet Automatisch nieuwe folders aanmaken aan.
Kies eventueel een vaste naamgeving.
Sla op.
Vanaf dan wordt automatisch een map aangemaakt wanneer je het tabblad Documenten opent.
Wat als je geen automatische map gebruikt?
Dan kan je manueel:
Een bestaande map kiezen
Of zelf een nieuwe map aanmaken vanuit het tabblad Documenten