Vooraleer we proberen een boeking aan te maken in Octopus zal steeds nagekeken worden of de klant/leverancier in Octopus al bestaat. Octopus kent enkel 'Relaties', waarbij een relatie zowel klant als leverancier tegelijk kan zijn. Daardoor is de manier van opzoeken identiek, of het nu voor een klant of een leverancier gaat.
In dit helpdeskartikel kan je lezen welke gegevens we gebruiken om een bestaande relatie op te zoeken in Octopus.
Wij gebruiken alle mogelijkheden die Octopus ons aanreikt om klanten te doorzoeken. Dat is beperkter dan via de user interface van Octopus zelf.
Doorzoeken van relaties
Hieronder staan de stappen beschreven die we doorlopen om een Relatie op te zoeken in Octopus. Enkel indien er geen bestaande relatie gevonden wordt in Octopus zullen we een nieuwe relatie aanmaken.
Stap | Omschrijving |
1. | Op BTW-nummer |
| Enkel als er een BTW-nummer ingevuld is. We houden geen rekening met de geldigheid van het BTW-nummer. |
2. | Daarna op naam van de klant |
| Dit is hoofdletterongevoelig, maar moet wel volledig overeen komen tussen IAMD en Octopus. |
3. | Daarna op de klantnummer / leveranciersnummer uit IAMD. |
| Bijvoorbeeld: K0123. We zoeken hiervoor in het veld "Extern Relatie Nr (Ander Pakket)". Dit is hoofdletterongevoelig. |
4. | Daarna op de klantnummer met enkel de cijfers. |
| Bijvoorbeeld: 0123. We zoeken hiervoor eveneens in het veld "Extern Relatie Nr (Ander Pakket)". |
5. | Daarna op de klantnummer zonder eventuele voorloopnullen. |
| Bijvoorbeeld 123. We zoeken hiervoor eveneens in het veld "Extern Relatie Nr (Ander Pakket)" |
Opgelet
Stel dat er geen Leverancier gevonden wordt, maar wel een klant, dan vinken we automatisch 'Leverancier' bij de gevonden Relatie aan.
Dit werkt ook als we een klant zoeken, maar er een Leverancier met dezelfde gegevens wordt aangetroffen. Dan zetten we het vinkje 'Klant' aan bij deze relatie.