In dit helpdeskartikel vind je meer informatie over hoe je de koppeling met Octopus moet instellen en op wat je allemaal moet letten.

1. Integratie activeren

Voor het opzetten van de integratie met Octopus heb je een gebruikersnaam en wachtwoord uit Octopus nodig. We raden steeds aan om een aparte gebruiker aan te maken die enkel gebruikt wordt voor de integratie. Stel dat je immers een echte gebruiker (bv. je eigen gebruiker) zou gebruiken, dan wordt de koppeling automatisch verbroken indien deze gebruiker zijn of haar wachtwoord wijzigt.
En dan is het meestal even zoeken waarop de integratie niet meer werkt.

Er moet dan via ons systeem aangemeld worden bij Octopus. De gebruikersnaam en wachtwoorden worden niet in IAMD opgeslagen en wij hebben geen toegang tot die gegevens.
Dit doe je via het tandwielicoontje rechts bovenaan, ga naar Instellingen => Verkoopfactuur => Boekhouding

Selecteer 'Octopus' bij 'Boekhoudexport'
Vul alle gegevens aan (behalve 'Administratie') en druk op 'Bewaren'
Na het bewaren krijg je onder de melding dat je nog niet geconnecteerd bent.
Druk op de knop 'Connectie met Octopus maken'
Je zal naar Octopus geleid worden met de vraag om in te loggen
Na aanmelden kom je automatisch terug in IAMD terecht. Je zou de melding moeten krijgen dat je succesvol geconnecteerd bent met Octopus.
Nu moet je opnieuw even naar de instellingen gaan en daar de bijhorende administratie kiezen. Dit is het dossier in Octopus waarmee we koppelen.

2. Aparte vestigingen instellen, indien nodig

Als er meerdere vestigingen geconfigureerd zijn in IAMD en ook een tweede vestiging gekoppeld moet worden met een apart dossier in Octopus, dan kan je dit verder configureren bij de Vestiging zelf.

Ga via Instellingen => Algemeen => Vestigingen => (naam vestiging) => Boekhouding. Hier vink je aan dat er aparte boekhoudinstellingen van toepassing zijn voor deze vestiging. Hier kan je dan het dossier aanpassen naar het juiste dossier en zo komen alle verkoopfacturen van deze vestiging in het andere dossier terecht.

Let op dat de gebruiker die je in stap 1 hebt ingesteld toegang moet hebben tot beide dossiers.

3. Instellingen van de integratie controleren

Ga naar het overzicht van de instellingen voor de integratie via Instellingen => Verkoopfactuur => Boekhouding.
Je hebt hier verscheidene opties, die hieronder allemaal worden toegelicht.
Deze instellingen zijn allemaal ook per vestiging te beheren, indien van toepassing. Je kan dit dus ook per vestiging instellen.

Dagboeken
In welke dagboeken mag IAMD de boekingen wegschrijven?
Meestal zijn dit gewoon A1 en V1, maar dat kunnen ook aparte dagboeken zijn.
Geef daarom op welk dagboek jullie gebruiken voor Verkoopfacturen en creditnota's, Aankoopfacturen en creditnota's daarop.
Je kan voor facturen en creditnota's hetzelfde dagboek gebruiken, maar dat kan afwijken.

Korting voor contante betaling
Wordt er gebruik gemaakt van korting voor contante betaling? Zo ja, stel dan het grootboekrekeningnummer in waarop het bedrag van de korting geboekt mag worden.
Je kan zowel een grootboekrekeningnummer instellen voor aankoop als verkoop.

Kredietbeperking
Wordt er gebruik gemaakt van kredietbeperking? Zo ja, stel dan het grootboekrekeningnummer in waarop het bedrag van de kredietbeperking geboekt mag worden.
Je kan zowel een grootboekrekeningnummer instellen voor aankoop als verkoop.

Betalingsopvolging
Wordt de betalingsopvolging via Octopus gedaan? Zo ja, mogen wij die betalingsinformatie synchroniseren naar IAMD? Zo ja, vink dit dan aan.
M.a.w. : worden betalingen op de bankrekening eerst in Octopus verwerkt en afgepunt? Zo ja, dan kunnen wij die informatie synchroniseren naar IAMD, zodat de statussen van alle facturen hier ook overeen komen. Lees hier meer over hoe die betalingssynchronisatie precies werkt.

Factuurlijnen groeperen per BTW-code
Moeten we factuurlijnen groeperen per BTW code? Zo ja, vink dit dan aan.
Dan schrijven we niet de eigenlijke factuurlijnen weg in Octopus, maar maken we een sommatie-lijn per BTW-%. Dus dan krijg je 1 lijn met het juiste totaalbedrag van alle factuurlijnen die tegen 6% BTW waren, en 1 lijn met het juiste totaalbedrag van alle factuurlijnen die tegen 21% BTW waren, en zo verder ...

4. BTW-codes goed zetten

Het is cruciaal dat je BTW-codes correct instelt in IAMD. Ga hiervoor naar Instellingen => Verkoopfactuur => BTW-codes.

Octopus maakt een onderscheid in verkopen tegen 21% BTW en aankopen tegen 21% BTW. Dit zijn in het boekhoudpakket andere BTW-codes. Deze zelfde opsplitsing moet je ook aanbrengen in IAMD om de koppeling zo vlot mogelijk te laten werken. Maak dus zowel 21% voor verkoop als 21% voor aankoop aan. Dit mag zelfs eventueel nog verder opgesplitst worden tussen verkoop diensten, aankoop diensten, aankoop handelsgoederen, ... Zo kan je het wegboeken van aankoopfacturen al zo veel mogelijk geautomatiseerd op de juiste grootboekrekening terecht laten komen. Op deze manier zal de boekhoudkoppeling automatisch de instellingen van Octopus kunnen respecteren en toepassen, zoals de standaard grootboekrekening waarnaar bedragen moeten geboekt worden.

De overeenkomstige boekhoudkundige code kan je in Octopus vinden via het menu Beheer => BTW-codes. Het veld "code" in Octopus is de "boekhoudkundige code" in IAMD. (Opgelet: voorloopnullen zijn belangrijk. De code voor 6% BTW is dus "06", niet "6". Neem deze dus exact over zoals ze in Octopus staan.