Via Instellingen > Project > Kostenflow kan je alle instellingen beheren voor het boeken van kosten & de kostenlijst.
Let op! Instellingen voor de kostenflow worden in samenspraak ingesteld bij het opzetten van je omgeving. Nadien kan dit alleen nog gewijzigd worden door jouw project manager. Dit om te vermijden dat verschillende systemen door elkaar gebruikt gaan worden waardoor er mogelijk fouten kunnen ontstaan bij het boeken van kosten.
Dit wordt onderverdeeld in vijf categorieën: inkooporders, leveringen, werkbonnen, aankoopfacturen. Verder kan je nog de waarde van de totaal geboekte kost- en verkoopprijs instellen, net als fases de acties via de kostenlijst en de weergave van de kostenlijst.
Inkooporders
Instellingen voor inkooporders in de kostenlijst
Inkooporders kunnen maken vanuit de kostenlijst
Project op regelniveau kunnen bepalen (link een project per regel van je inkooporder).
Vragen of ontvangst geboekt moet worden op project of eventueel alleen als voorraad toevoegen aan het magazijn: dit toont een pop-up bij het boeken van kosten.
Keuze algemene werkwijze: wat moet er gebeuren bij het in ontvangst nemen van een inkooporder?
Geen voorraad afboeken en geen projectkosten boeken (de ontvangst wordt alleen geregistreerd. Voorraad en projectkosten blijven ongewijzigd).
Onmiddellijk voorraad afboeken zonder projectkosten te boeken (de voorraad wordt bij ontvangst direct afgeboekt, maar er wordt geen kost op het project geboekt).
Onmiddellijk voorraad afboeken en boeken als projectkost (de voorraad wordt bij ontvangst direct afgeboekt en als kost op het project geboekt).
Leveringen
Instellingen voor leveringen in de kostenlijst
Keuze algemene werkwijze:
Geen leveringen (er kunnen geen leveringen gemaakt worden vanuit de kostenlijst).
Leveringen kunnen maken zonder kosten boeken (er kunnen leveringen gemaakt worden, maar er worden geen kosten op het project geboekt).
Leveringen kunnen maken en kosten boeken na verzenden/transit plaatsen (na het verzenden/transit plaatsen van de levering worden de kosten op het project geboekt).
Bij inkooporder 'project levering maken' standaard aangevinkt.
Werkbonnen
Instellingen voor werkbonnen in de kostenlijst
Inkooporders kunnen maken vanuit een werkbon: dit kan je gebruiken als je rechtstreeks materiaal wil bestellen voor een werkbon.
Leveringen maken om voorraad af te boeken: dit gebruik je als je voorraadtransacties wil laten verwerken door het magazijn aan de hand van leveringen.
Materialen automatisch afboeken bij bewaren (zonder pop-up): dit zorgt ervoor dat de voorraad bij de juiste status automatisch wordt afgeboekt en dus ook als werknemers via de app materiaal toevoegen deze ook worden afgeboekt.
Aankoopfacturen
Instellingen voor aankoopfacturen in de kostenlijst
Inkooporder op regelniveau kunnen kiezen (link een inkooporder per regel van je aankoopfactuur).
Keuze algemene werkwijze: hoe moeten aankoopfacturen als projectkost geboekt worden?
Niet boeken (dit is handig als werkbonnen, leverbonnen, inkooporders,... al reeds kosten boeken die je aankoopt. Dus om te voorkomen dat je dubbele kosten zou boeken).
Boek als kost, maar niet mee in de lijst van geboekte kosten (de aankoopfactuur telt als projectkost, maar wordt niet als aparte boeking in de lijst van geboekte kosten verwerkt).
Boek als kost en wel mee in de lijst van geboekte kosten verwerken (de aankoopfactuur wordt wel als aparte boeking mee in de lijst van geboekte kosten verwerkt).
Waarde van geboekte kostprijs en verkoopprijs
Instellingen voor geboekte kost- en verkoopprijs in de kostenlijst
Op basis van prijzen in de kostenlijst (het totaal wordt berekend op basis van de prijzen in de kostenlijst).
Op basis van de werkelijke boekingen (het totaal wordt berekend op basis van de werkelijke boekingen. Het wijzigen van de prijzen in de kostenlijst heeft dan geen invloed).
Fases
Bepaal of je kosten op fases / taken kan boeken
Acties via kostenlijst
Acties via de kostenlijst instellen
Handmatig kunnen boeken (kosten boeken zonder een levering te moeten maken).
Terugnames kunnen registreren (lees hier alles over terugnames via de kostenlijst).
Weergave van kostenlijst
Hier duid je aan welke gegevens je wil tonen in jouw kostenlijst (en geef je eventueel een alternatieve benaming op).
Opgelet!
Vergeet na het wijzigen van deze instellingen niet om uw scherm te herladen met F5.