PayMatch er en udvidelse til en webshop/regnskab-integration.

PayMatch-produkt har til formål at matche dine udbetalinger fra indløseren med dine salg fra webshoppen, så det ligger klar til, at du kan afstemme beløberne med ét klik.

Ved metoden, beskrevet i denne artikel, kan betalingerne udlignes enkeltvis, så beløberne kan valideres og evt. fejl/mangler kan identificeres.


En forudsætning for, at PayMatch-produktet automatisk kan matche udbetalingen med fakturaen er, at fakturaen er bogført. Dette anbefales derfor kraftigt at anvende auto-bogføring af fakturaer i forbindelse med PayMatch.

Denne artikel beskriver i tre dele, hvordan PayMatch fungerer ved , hvad det forudsætter, og hvordan du selv afslutter afstemningen af betalinger.


Første del: Automatisk bogføring af faktura med registrering af betaling

Integrationen overfører ordrer, kunder, produkter fra din webshop til Visma e-conomic.

Når en faktura oprettes, sættes integrationen op til automatisk at bogføre fakturaen og registrere den som betalt. Her sættes en betalingsbetingelse, der skal gælde for betalinger, der går igennem den specifikke indløser.

Betalingsbetingelsen anvendes til at flytte beløbet over til en kunde-mellemregningskonto, som bruges til at isolere posteringer, hvor betalingen er håndteret af den specikke indløser. Efterfølgende kan posteringerne nemlig matches direkte op med udbetalingerne fra indløseren på en dedikeret konto. Gebyrer fra indløseren håndteres på en særskilt konto, der er tilegnet formålet.

I dybden: Sådan håndteres betaling via betalingsbetingelse og mellemregningskonto

Overordnet håndteres PayMatch i regnskabet ud fra et princip om, at det tilgodehavende beløb ikke ligger hos slutkunden, der har indtastet kortoplysninger og færdiggjort sin betaling. Derimod skal det tilgodehavende beløb findes hos indløseren, hvorfra du afventer udbetalingen. Dette afspejler sig i, hvordan betalingen håndteres i regnskabet med PayMatch.

I denne metode håndteres det tilgodehavende beløb via en "indløser-kunde", der agerer mellemregningskonto for de betalinger, du endnu ikke har modtaget fra din indløser.

Indløser-kunder skal ligge i sin egen kundegruppe, der bør være navngivet efter indløseren. (Evt. andre indløsere skal oprettes på særskilte kundegrupper og kundenumre).

På kundegruppen sættes en balancekonto, som posteringerne automatisk vil blive ført til. Til formålet skal der oprettes en dedikeret tilgodehavende konto i kontoplanen for din indløser.

Ved denne metode til PayMatch-opsætning, skal der bruges en betalingsbetingelse af typen "Kreditkort". Betalingsbetingelser af typen "Kreditkort" opretter en postering på webshop-kunden i Visma e-conomic. Herefter udlignes betalingen, så beløbet står som betalt af kunden. Samtidig oprettes en ny faktura og postering på indløserkunden, der anvendes til at holde overblik over de manglende udbetalinger fra indløseren.

For overblikket over flere indløsere, er det vigtigt at huske, at det er betalingsbetingelsen, der styrer, hvilken tilgodehavende-konto betalingen føres til.

Der kan anvendes specifikke betalingbetingelser ud fra, hvilken betalingsmetode der registreres i ordredataen fra webshoppen. F.eks. kan der opsættes, at typen "dankort" skal anvende [betingelse x], og at typen "visa" skal anvende [betingelse y].

Hvilken betalingsmetode IEX modtager, er afhængig af, hvilken gateway der anvendes i webshoppen, og hvordan den er sat op. Det varierer imellem gateways, om IEX blot modtager navn på gateway som metode, eller om der modtages mere specifik data f.eks. "kort", "visa" eller "mastercard".
(Dette påkræver ikke en direkte integration til betalingsgateway, da IEX modtager data fra gatewayen sammen med ordredataen fra webshoppen.)

Forberende opgaver i regnskabet:

  • Opret balancekonto (Se vejledning nedenfor)

  • Opret konto til håndtering af gebyrer (Se vejledning nedenfor)

  • Opret kundegruppe til [indløser]. Angiv kontonummer for balancekonto.

  • Opret kunde for [indløser] i den tilegnede kundegruppe

  • Opret betalingsbetingelse af typen "Kreditkort". (Se vejledning)

Uddybende vejledninger fra Visma e-conomic:
Webshop og betalinger med kreditkort (Brug af kunde-mellemregningskonto)
Oprettelse af betalingsbetingelse

Anden del: Udligning af betalinger fra din indløser

Selve PayMatch-udvidelsen kommer i spil, når der skal hentes udbetalingsrapporter ind fra din indløser, og betalinger skal matches op til posteringerne på den balancekonto (tilgodehavende-konto), der er oprettet for din indløser.

Det sættes op på integrationen, at alt skal håndteres igennem den tilegnede kassekladde til din indløser (se vejledning til oprettelse af kassekladde nedenfor).

Rapporten for udbetalinger hentes automatisk, når den genereres af indløseren. IEX opretter automatisk posteringer for alle linjer i rapporten. Disse oprettes på balancekontoen, hvori der holdes styr på betalinger fra indløseren.

Der oprettes en linje for hver faktura på det matchende beløb for fakturaen. PayMatch-udvidelsen matcher automatisk posteringer op med de tilknyttede fakturaer og disse udlignes automatisk.

Dertil oprettes en linje, hvor det reelle beløb, der er udbetalt, føres til banken, og en linje for de gebyrer, som indløseren har trukket.

Eksempel:

Der er lagt 3 ordrer på 500 kr. i alt.

IEX modtager en udbetalingsrapport fra din indløser. 450 kr. modtages i den rigtige bank. Der er trukket 50 kr. i gebyr af indløseren.

PayMatch matcher de fakturaer, der er dækket af udbetalingen og sætter disse til udligning.

Faktura 1 - 100 kr.

Faktura 2 - 200 kr.

Faktura 3 - 200 kr.

Der oprettes følgende linjer i kladden:
Én linje for faktura på 100 kr.
Én linje for faktura på 200 kr.
Én linje for faktura på 200 kr.
Én linje til 450 kr. "bank"

Én linje på 50 kr. til gebyr

De fakturaer, der matches, sættes til udligning, dvs. der registreres en betaling for faktura på indløserkunden. Evt. fejl skal gennemgåes manuelt.

Tredje del: Udlign fakturaer og afstem betalingen med banken (Manuel opgave)

De forudgående to trin sættes op til at blive håndteret automatisk af IEX PayMatch. I denne del beskrives den sidste udligning og afstemning, som du eller din bogholder skal varetage manuelt.

Udlign posteringer og afstem betalinger:

Det er nu tid til at tjekke kassekladden igennem for at færdiggøre de åbne posteringer.

Når linjerne bogføres vil tilgodehavende-kontoen løbende blive nedskrevet.

Vi anbefaler, at der afstemmes med banken, inden man bogfører linjerne ind. Dvs. man bør gå til bankafstemningen og tjekke, at beløbet fra indløserens rapport stemmer med det, man har fået udbetalt i banken.

De fakturaer, der ikke er udlignet, skal manuelt tilrettes. Dvs. det skal findes ud af, hvorfor de ikke er bogført. Måske de ikke kunne identificeres, eller også stemmer beløbet ikke. Fejl-årsagen skal findes og rettes, så det virker til næste gang. Her kan der muligvis være tale om et spørgsmål til opsætning.

Bilaget i kassekladden tjekkes igennem. Og de linjer hvor der ikke har et nummer tildelt i "Faktura" ud for linjen er ikke afstemt, og skal manuelt afstemmes.

Her kan du blot sætte flueben ved de posteringer, der er korrekte, og trykke "Bogfør posteringer".

Konto til håndtering af fejl:

Det anbefales, at fakturaer der ikke kan udlignes, håndteres via dedikeret fejlkonto for indløser, som IEX angiver på de linjer, der skal rettes. Dvs. hvis PayMatchen ikke kan matche, så sættes linjen til at postere på fejlkontoen. Kommer man til at bogføre ved en fejl, så ved man, hvad der skal rettes, da linjen vil fremgå af den konto.

Checkliste: Forbered dit Visma e-conomic-regnskab til PayMatch:

  • Opret balancekonto (Se vejledning nedenfor)

  • Opret konto til håndtering af gebyrer (Se vejledning nedenfor)

  • Opret kundegruppe til [indløser]. Angiv kontonummer for balancekonto.

  • Opret kunde for [indløser] i den tilegnede kundegruppe

  • Opret betalingsbetingelse af typen "Kreditkort". (Se vejledning)

  • Opret kassekladde til PayMatch [indløser] (Se vejledning nedenfor)

Sådan oprettes balancekonto/tilgodehavende-konto:

  1. Log ind i Visma e-conomic og gå til: Regnskab -> Søgning og lister -> Kontoplan -> Ny konto

  2. Angiv typen "Balance" og tildel et nummer mellem 5600 og 5980, f.eks. 5815. Giv navn "Tilgodehavende [indløser]" og sæt nøgletalskode til "Øvrige omsætningsaktiver". Tryk gem.

Sådan oprettes konto til håndtering af Indløser-gebyrer

  1. Gå ind i Regnskab > Kontoplan > Ny konto

  2. Her skal du oprette en konto til håndtering af gebyr. Har du en standard kontoplan i Visma e-conomic anbefaler vi, at du kalder den "Gebyrkonto [indløser]".

  3. Type sættes til "Drift". Debet/Kredit sættes til "Debet". Den skal oprettes under "Administrationsomkostninger", dvs. den kan f.eks. oprettes på nr. 3630. Tryk gem.

Sådan oprettes kassekladde til PayMatch

  1. Gå til Alle indstillinger > Regnskab > Kassekladder > Ny kassekladde

    Giv den et sigende navn, f.eks. PayMatch [indløser]

  2. Gå ind på kassekladden under Regnskab > Kassekladder > PayMatch [indløser]

    Vælg Andre muligheder > Opsætning af kassekladde > Bilagsnumre og vælg et nr. den skal starte fra, så den ikke starter fra 1.

Fandt du dit svar?