O módulo de despesas manuais permite centralizar o gerenciamento de custos variados dos veículos em nossa plataforma, proporcionando maior controle sobre os gastos operacionais da sua frota. Ao acessar o campo de Despesas na barra lateral à esquerda da plataforma, é possível cadastrar todas as despesas realizadas manualmente, como pedágios, custo com viagens, seguro, ou qualquer outro tipo de custo. Essa funcionalidade garante um registro mais completo das despesas, permitindo uma análise financeira mais precisa e detalhada.
Entrando no módulo
Para entrar no módulo, basta ir até nossa barra lateral e selecionar o campo “Despesas”. Na parte superior da tela, você terá acesso aos indicadores que são calculados conforme as informações são inseridas na plataforma.
IMPORTANTE
Os indicadores exibidos no topo da página são diretamente influenciados pelos filtros aplicados, como período, categoria, veículos e motoristas. Os dados apresentados na listagem abaixo refletem as informações consideradas nos valores dos indicadores, garantindo consistência entre os números exibidos e os detalhes filtrados.
Filtros da página
Como dito anteriormente, temos os filtros de período, categoria, veículos e motoristas. Estes estão disponíveis na parte superior da página, para alterar, basta clicar em cima do desejado e selecionar a opção de visualização.
Além disso, temos a possibilidade de visualização por status da despesa. Dessa forma, você pode optar pela visualização geral, apenas as em aberto e vencidas ou apenas as pagas.
Exportar informações
Para exportar as informações disponíveis no módulo, basta selecionar o botão "Exportar". No canto superior direito.
Adicionando Despesas
Para adicionar uma nova despesa, basta clicar no botão disponível no canto superior direito da sua tela com “Nova Despesa”.
Em seguida, preencha as informações básicas da despesa, como: a categoria; descrição da despesa; veículo originário da despesa; motorista, caso houver um responsável, e; caso tenha necessidade, poderá anexar um arquivo.
Pagamento
As configurações do pagamento irão definir como a despesa aparecerá na sua página inicial e como serão suas informações no relatório. Preste bastante atenção nas descrições para garantir dados consistentes com a realidade da sua frota.
Seguem os tipos de formas de pagamento disponíveis em nossa plataforma:
Despesa Única
Refere-se a um gasto que ocorre uma única vez, sem continuidade ou repetição no futuro. Opção essencial para despesas pontuais. Dessa forma, selecione a opção e preencha o valor integral da despesa.
Despesa parcelada
Trata-se de um gasto único cujo pagamento é dividido em várias parcelas com valores fixos ou proporcionais ao longo de um período determinado. Embora o custo total esteja definido no momento do registro, ele é quitado em partes. Assim, informe a data de início, depois você irá colocar o total da despesa e, em seguida, selecione a quantidade de parcelas e o valor será dividido.
Despesa recorrente
É um gasto que acontece regularmente em intervalos específicos, como semanal, mensal ou anualmente. Essas despesas não têm um prazo de término fixo e representam custos contínuos. Coloque o valor integral que será replicado em todas as outras despesas referente a esse registro, insira a data de início e finalize selecionando a frequência.
Pagar despesa
Para pagar, basta clicar em cima da despesa referente. Irá abrir uma pequena página lateral, selecione o botão "Pagar", disponível no canto superior direito. Ira aparecer uma caixa de confirmação, basta confirmar a ação e a despesa terá o status alterado para "pago".
IMPORTANTE
Com essa ação, a data de pagamento da despesa fica salva como a data do dia em que você alterou o status. Caso queira registrar outra data, você precisará editar a despesa.
Editar despesa
Cada tipo de despesa conta com uma forma diferente de realizar a edição de informações.
IMPORTANTE
Não é possível alterar o tipo de despesa. Caso seja a sua necessidade, recomendamos que opte por excluir a despesa e adicionar uma nova com o tipo desejado.
Despesa Única
Para editar uma despesa única, basta clicar na despesa referente e selecionar a seta ao lado do nome "Pagar". Irá aparecer a opção "Editar", selecione o campo e você será encaminhado para a página, será possível editar as informações: Categoria, Descrição, Veículo, Motorista, Arquivos, Data de vencimento, Valor, Marcar como paga e data do pagamento.
Despesa parcelada
Para editar uma despesa parcelada, basta clicar na despesa referente e selecionar a seta ao lado do nome "Pagar". Irá aparecer a opção "Editar", selecione o campo. Ao editar uma despesa parcelada, as alterações serão refletidas em todas as parcelas. Será possível editar as informações: Categoria, Descrição, Veículo, Motorista e Arquivos. Não é possível alterar a data de pagamento de despesas parceladas. A data ficará salva como a que você alterou o status de "em aberto" para "pago".
Despesa recorrente
Para editar uma despesa recorrente, basta clicar na despesa referente e selecionar a seta ao lado do nome "Pagar". Irá aparecer a opção "Editar", selecione o campo. Você deverá escolher uma das opções de quais serão editadas: Apenas essa, Essa e as próximas ou Todas. Será possível editar as informações: Categoria, Descrição, Veículo, Motorista, Arquivos, Data de vencimento, Valor, Marcar como paga e data do pagamento.
Excluir despesa
Para excluir uma despesa, basta clicar na despesa referente e selecionar a seta ao lado do nome "Pagar". Irá aparecer a opção "Excluir".
IMPORTANTE
Despesa parcelada: Ao selecionar excluir em uma despesa parcelada, você irá excluir todas as parcelas, anteriores e futuras.
Despesa recorrente: Ao selecionar excluir em uma despesa recorrente, você poderá escolher entre excluir: apenas a atual, a atual e as próximas ou todas.
Despesas automáticas
Oferecemos a implementação de um controle automatizado de multas e débitos, possibilitando aos nossos clientes uma gestão muito mais eficiente e estratégica. A automação reduz o risco de erros manuais e otimiza o tempo dedicado ao controle das infrações, ajudando a resolver o problema de falta de tempo ou falta de pessoal para realizar a tarefa.
Conclusão
Nesse artigo você aprendeu a utilizar nosso módulo de despesas e suas atribuições.
Caso permaneça alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato com nosso time e estaremos prontos para ajudá-lo!
