Wanneer je op projectbasis werkt dan is het bijhouden van de gewerkte uren een essentieel onderdeel om uiteindelijk de juiste facturen te versturen.
Binnen InformerOnline is het mogelijk om te werken met een urenregistratie module.
Urenregistratie
Benodigde gegevens toevoegen
Eenheid aanmaken
Voordat er gewerkt kan worden met de urenregistratie dienen er artikelen met eenheid Uursoort worden aangemaakt. Eenheden kun je aanmaken via Instellingen -> Eenheden. Via 'Nieuw' kun je een nieuwe eenheid aanmaken. Zorg er daarbij voor dat het soort 'Uursoort' is.
Na een eenheid te hebben aangemaakt kies je voor "Opslaan".
Alleen een artikel met eenheid 'Uursoort' is te gebruiken bij de urenregistratie.
Artikel aanmaken
Nadat je een uursoort heeft aangemaakt kun je een bestaand artikel bewerken of een nieuw artikel aanmaken via Instellingen -> Producten. Bij het aanmaken of bewerken van een artikel kun je een eenheid selecteren. Kies daar de zojuist aangemaakte eenheid. Na alles naar wens te hebben ingevuld kies je voor "Opslaan".
Project aanmaken
Nu je een eenheid heeft aangemaakt en een artikel juist hebt ingesteld, kun je beginnen met het aanmaken van een project. Kies links in het menu voor Projecten en vervolgens 'Nieuw'.
Je vult de gevraagde projectgegevens in zoals 'Projectnaam', 'Startdatum' en 'Deadline'. Na alles naar wens te hebben ingevuld kies je voor "Opslaan".
Het opgeslagen project zal nu in het Projectoverzicht staan.
Uren boeken via Uren
Kies links in het menu voor Uren en vervolgens 'Nieuw'. In dit scherm vul je de gevraagde gegevens in zoals onderstaand voorbeeld.
Na te hebben gekozen voor "Opslaan" zullen de 3:30 uur in het urenoverzicht worden getoond en zijn deze uren geboekt op project 2020-0011 'Ondersteuning Inf. Foundation'.
Uren controleren
Alle geboekte uren kun je op 2 manieren terugvinden.
Uren controleren op het project
Op het project kun je de uren terugvinden onder tabblad 'Uren'.
In onderstaand voorbeeld zie je de twee voor dit help item geboekte uren.
Uren controleren via Uren
Links in het menu via Uren vindt je in één oogopslag alle geboekte uren terug. Dus geen overzicht per project, zoals in bovenstaand voorbeeld.
In dit overzicht vindt u alle geboekte uren, op alle projecten terug. Wel gesorteerd op projectnaam en datum.
Uren factureren
Zoals je ziet in bovenstaand voorbeeld is de status van beide geboekte uurstaten nog 'Te factureren'. Om deze uren te kunnen facturen dient u terug te gaan naar het projectoverzicht links in het menu Projecten. Hier selecteer je het project dat je wilt factureren, in dit geval project 2020-0011 'Ondersteuning Inf. Foundation' en daarna kies je rechtsboven voor 'Maak factuur'.
Er zal nu een venster tevoorschijn komen voor het selecteren van de te factureren uren. Zoals je ziet in onderstaand voorbeeld zijn dat de uurstaat die zojuist zijn geboekt.
Nadat je kiest voor 'Maak factuur' zal er voor de uurstaat een factuur worden gemaakt en zullen deze uren de status 'Gefactureerd' krijgen.
Let op: Heb je bij het project gekozen om uren te consolideren zullen alle uren van hetzelfde uursoort op één regel worden gezet. Een afwijkend ingevulde uurprijs zal dan worden vervangen voor de standaard uurprijs.
Wil je na het lezen van dit help item nog eens visueel uitleg over het registreren van de uren? Bekijk dan de tour over het registreren van de uren.