Pré-requisito(s): acesso ao Painel Intelipost (TMS).
Ferramenta(s): TMS (https://www.intelipost.com.br/).
Caso queira saber mais sobre sobre Auditoria de Faturas (versão 2.0), clique aqui.
1. Acesse a plataforma do TMS através do link acima e clique em geração de pré-fatura, seguindo o caminho indicado abaixo:
Menu > Conciliação de frete > Geração de pré-fatura
2. Preencha os filtros com os dados desejados. É possível realizar a filtragem de alguns aspectos, sendo eles:
Centro de Distribuição: Esse campo é obrigatório o preenchimento
Transportadora: Esse campo é obrigatório o preenchimento
Método de Entrega: Esse campo é opcional o preenchimento
Data de despacho: Esse campo é obrigatório o preenchimento. Você pode escolher o período de tempo ou imputar as datas.
Status do Pedido: Esse campo é opcional o preenchimento
Diferença: Esse campo é opcional o preenchimento
3. Após colocar os filtros desejados basta apertar em “buscar”, que assim conseguirá analisar com os devidos filtros solicitados:
4. É possível visualizar os pedidos logo abaixo:
Observação 1: Em caso de aparecer a mensagem abaixo após apertar botão de buscas, confira a sua gestão de acessos (se o seu usuário está em um grupo e se o grupo tem as permissões da conciliação de fretes).
Observação 2: Em caso de aparecer a mensagem abaixo após apertar botão de buscas, confira se existem arquivos compartilhados nas pastas FTP; se os arquivos compartilhados dizem respeito aos pedidos tramitados no TMS Intelipost; se você está filtrando adequadamente a data de despacho e centro de distribuição. Em caso de dúvidas, pode acionar o time de suporte.
5. Nessa tela fica visível os valores do frete no TMS e do documento, alertando assim qual pedido está com custos iguais e/ou dentro da margem mínima (apresentado na cor verde para custos iguais e amarelos para dentro da margem configurada) e os pedidos que estão com custos divergentes (apresentado na cor vermelha).
6. Nos casos de envios com divergência, para definir qual o custo correto é necessário realizar uma análise de maneira manual e visualizar o motivo daquela divergência, para isso basta abrir o documento e o pedido, dessa forma:
7. Após realizar a análise, basta selecionar qual o valor do custo correto: o FRETE TMS (custo indicado por você na inclusão do pedido), FRETE DOCUMENTO (custo que retornou no documento fiscal de transporte) ou ainda “OUTRO VALOR” (onde você pode incluir o valor correto e ponderar o motivo).
8. Após esse processo você deve marcar com um “check” todos os itens nos quais deseja gerar a pré-fatura. Tanto os itens com divergência que já foram avaliados por você como os itens que estão dentro da margem ou que não apresentaram divergências.
9. Ao apertar o botão, é gerado um arquivo PREFAT modelo PROCEDA que é compartilhado na pasta FTP com a transportadora. Você pode combinar com o transportador de ele resgatar o documento dessa pasta, informando que você já pontuou sobre as divergências e autorizou o que está ok.
10. Os envios que foram gerados a pré-fatura ficarão com o status abaixo:
11. O transportador após conferir o PREFAT enviado, pode compartilhar o DOCCOB final da fatura via FTP na pasta adequada também. Dessa forma, os envios que forem enviados no DOCCOB ficarão com o status abaixo.
12. É possível realizar a conferência citada acima ou um relatório das divergências pontuadas depois de gerar a PREFAT via excel. É só selecionar no filtro e colocar para "Exportar para Excel. Os arquivos ficarão disponíveis em Meus Arquivos, para download.
Observação 3: Para a auditoria de Correios funciona um pouco diferente. O custo do FRETE DOCUMENTO retorna por meio de uma consulta ao webservice da transportadora. Por isso, para fazer auditoria desses envios é necessário que tenha sido disparada a PLP pelo TMS Intelipost.
Além disso, não é possível selecionar as divergências. O painel já mostra as divergências com o status “PAGO”.
Nesse caso é possível exportar o excel e mandar para os Correios, podendo utilizar do saldo de divergência como um saldo para o próximo mês (compensação em fatura).