Pré-requisito(s): acesso ao Painel Intelipost (TMS) e já ter sido migrado para versão 2.0.

Ferramenta(s): TMS (https://www.intelipost.com.br/).

Caso queira saber mais sobre sobre Auditoria de Faturas (versão 2.0), clique aqui.

Antes de iniciar verifique se você ou seu transportador compartilharam com sucesso os arquivos via FTP.

Sabia como compartilhar arquivos via FTP

1. Acesse a plataforma do TMS através do link acima e clique em geração de pré-fatura, seguindo o caminho indicado abaixo:

Menu > Conciliação de frete > Geração de pré-fatura

2. Preencha os filtros com os dados desejados. É possível realizar a filtragem de alguns aspectos, sendo eles:

  • Centro de Distribuição: Esse campo é obrigatório o preenchimento

    Filtragem_1.jpg
  • Transportadora: Esse campo é obrigatório o preenchimento

    Filtragem_2.jpg
  • Método de Entrega: Esse campo é opcional o preenchimento

    Filtragem_3.jpg
  • Data de despacho: Esse campo é obrigatório o preenchimento. Você pode escolher o período de tempo ou imputar as datas.

    Filtragem_4.jpg
  • Status do Pedido: Esse campo é opcional o preenchimento

    Filtragem_5.jpg
  • Diferença: Esse campo é opcional o preenchimento

    Filtragem_6.jpg


3. Após colocar os filtros desejados basta apertar em “buscar”, que assim conseguirá analisar com os devidos filtros solicitados:

Filtragem_7.jpg

4. É possível visualizar os pedidos logo abaixo:

Pedidos_1.jpg

Observação 1: Em caso de aparecer a mensagem abaixo após apertar botão de buscas, confira a sua gestão de acessos (se o seu usuário está em um grupo e se o grupo tem as permissões da conciliação de fretes).

Observação 2: Em caso de aparecer a mensagem abaixo após apertar botão de buscas, confira se existem arquivos compartilhados nas pastas FTP; se os arquivos compartilhados dizem respeito aos pedidos tramitados no TMS Intelipost; se você está filtrando adequadamente a data de despacho e centro de distribuição. Em caso de dúvidas, pode acionar o time de suporte.

5. Nessa tela fica visível os valores do frete no TMS e do documento, alertando assim qual pedido está com custos iguais e/ou dentro da margem mínima (apresentado na cor verde para custos iguais e amarelos para dentro da margem configurada) e os pedidos que estão com custos divergentes (apresentado na cor vermelha).

6. Nos casos de envios com divergência, para definir qual o custo correto é necessário realizar uma análise de maneira manual e visualizar o motivo daquela divergência, para isso basta abrir o documento e o pedido, dessa forma:

Pedidos_2.jpg

7. Após realizar a análise, basta selecionar qual o valor do custo correto: o FRETE TMS (custo indicado por você na inclusão do pedido), FRETE DOCUMENTO (custo que retornou no documento fiscal de transporte) ou ainda “OUTRO VALOR” (onde você pode incluir o valor correto e ponderar o motivo).

Pedidos_3.jpg
Pedidos_4.jpg

8. Após esse processo você deve marcar com um “check” todos os itens nos quais deseja gerar a pré-fatura. Tanto os itens com divergência que já foram avaliados por você como os itens que estão dentro da margem ou que não apresentaram divergências.

9. Ao apertar o botão, é gerado um arquivo PREFAT modelo PROCEDA que é compartilhado na pasta FTP com a transportadora. Você pode combinar com o transportador de ele resgatar o documento dessa pasta, informando que você já pontuou sobre as divergências e autorizou o que está ok.

10. Os envios que foram gerados a pré-fatura ficarão com o status abaixo:

11. O transportador após conferir o PREFAT enviado, pode compartilhar o DOCCOB final da fatura via FTP na pasta adequada também. Dessa forma, os envios que forem enviados no DOCCOB ficarão com o status abaixo.

12. É possível realizar a conferência citada acima ou um relatório das divergências pontuadas depois de gerar a PREFAT via excel. É só selecionar no filtro e colocar para "Exportar para Excel. Os arquivos ficarão disponíveis em Meus Arquivos, para download.

Observação 3: Para a auditoria de Correios funciona um pouco diferente. O custo do FRETE DOCUMENTO retorna por meio de uma consulta ao webservice da transportadora. Por isso, para fazer auditoria desses envios é necessário que tenha sido disparada a PLP pelo TMS Intelipost.

Além disso, não é possível selecionar as divergências. O painel já mostra as divergências com o status “PAGO”.

Nesse caso é possível exportar o excel e mandar para os Correios, podendo utilizar do saldo de divergência como um saldo para o próximo mês (compensação em fatura).

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