Remarque : tous les utilisateurs ont accès à la consultation du planning d'astreinte. Néanmoins, seuls les administrateurs fonctionnels ont accès au paramétrage de ce planning

Pour pouvoir paramétrer les contacts d'astreintes, se connecter à l’url du portail. Vous arrivez sur la page d’accueil du portail.

Ensuite, cliquer sur le bouton en forme de roue crantée en haut à droite de l'écran :

La page d'administration de Io-base s'ouvre.

Aller au menu Administration / Gestion des astreintes.

Remarque : il faut avoir souscrit le module des astreintes, et avoir le rôle Gestionnaire d’astreintes pour avoir accès à cette page.

Le planning d’astreinte vous permet de paramétrer les personnes et numéros de téléphone qui seront appelés, selon les jours de la semaine.

Il présente la ou les semaines d’astreintes mises en place.

Il est possible de définir un schéma pour une ou plusieurs semaines. Lorsque toutes les semaines seront passées, le système reviendra au schéma de la première semaine de la liste.

Une zone vous permet de modifier le numéro de téléphone qui s'affichera pour les personnes recevant un appel d'astreinte. Par défaut, un numéro de bas est renseigné.

Ce numéro doit exister, et doit avoir été enregistré comme numéro valide. N'hésitez pas à contacter le support io-base pour plus de renseignements.

Il est possible de gérer une ou plusieurs semaines d’astreintes. Elles se répètent dans le temps.

Pour ajouter une semaine, cliquer sur le bouton Nouvelle semaine. La nouvelle semaine s'affiche en dessous de celles existants déjà, et peut être paramétrée.

Il est possible de renseigner une ou plusieurs personnes dans le planning d’astreintes. Si un appel d'astreinte se déclenche, les personnes seront appelées dans l'ordre dans lequel elles sont saisies dans le planning. La personne apparaissant en premier est appelée, et si elle n'acquitte pas l'appel la seconde personne est appelée, et ainsi de suite.

Pour modifier, une personne dans le planning, cliquer sur la case souhaitée dans le tableau de la semaine.

Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez sélectionner le contact souhaité.

Remarque : la liste des contacts est paramétrable dans l'onglet Liste des contacts. Pour plus d'information, consulter l'article dédié.

Une fois le contact sélectionné, vous pouvez décider qu'il soit appelé sur son numéro de téléphone en cochant la case Utiliser le numéro de téléphone du contact.

Remarque : si le contact sélectionné n'a pas paramétré son numéro de téléphone au niveau de son profil, un message d'erreur apparaîtra au moment de l'enregistrement. Pour plus d'informations, se référer à l'article dédié aux modifications du profil utilisateur.

A la place du numéro de téléphone de la personne, vous pouvez décider d'appeler un autre numéro, qui correspondrait à un téléphone dédié à l'astreinte par exemple.

Remarque : la liste des autres numéros de téléphone est paramétrable dans l'onglet Liste des contacts. Pour plus d'informations, se référer à l'article dédié.

Une fois vos modifications terminées, vous pouvez cliquer sur Enregistrer.

Remarque : Il n’est pas obligatoire de saisir trois numéros par jour, c’est à vous de décider.

Deux icônes oranges (une sur le numéro de la semaine, l’autre sur le jour) vous permettent de savoir quelle est la journée en cours.

Lorsque plusieurs semaines sont gérées, il est possible de définir manuellement la semaine en cours.

Pour cela, cliquer sur le bouton Modifier la semaine en cours et choisir la semaine en question.

Pour supprimer une semaine, cliquer sur le bouton

.

Une fenêtre de confirmation s’ouvre.

Cliquer sur Oui pour supprimer la semaine.

Cliquer sur Non pour abandonner.

Le bouton Lancer un test permet, pour la semaine en cours et le jour en cours, de tester le fonctionnement du paramétrage de l’astreinte.

En effet, lorsque vous appuyez sur ce bouton, la première personne définie en astreinte reçoit un appel.

“Une alerte est en cours. Déclenchement d’une alerte de test. Merci de cliquer sur une touche de votre clavier pour acquitter cette alerte”.

Si la personne appuie sur une touche du clavier de son téléphone, l’alerte est acquittée et l’appel se termine.

Si la personne ne répond pas ou si elle n’appuie pas sur une touche du clavier, la deuxième personne est appelée et ainsi de suite.

Vidéo tutoriel : Paramétrage du planning des astreintes