דרך כניסה לאזור הוראות קבע ותשלומים תחת ה-CRM מתוך חשבונכם, תוכלו לצפות ולנהל את התשלומים בהו"ק (הוראת קבע). מאמר זה מסביר כיצד לעבוד איתם בחשבונכם בישראל תורמת. המאמר יכלול את הנושאים הבאים:
שיטות תשלום
אנו מקבלים תרומות בהו"ק הן באמצעות כרטיס אשראי והן בפייפאל.
סוגי תשלומים בהו"ק
אנו תומכים ב-4 סוגי תשלומים בהו"ק:
תשלומים חודשיים בהו"ק
תשלומים שנתיים בהו"ק
מהם ההבדלים בין ארבעת סוגי התשלומים בהו"ק
תשלומים שנתיים בהו"ק יחזרו על עצמם מדי שנה באותו היום. לכן, תרומה שניתנה ב -1 באוגוסט 2021 תחזור על עצמה ב -1 באוגוסט 2022.
תשלומים חודשיים בהו"ק יחזרו על עצמם כל חודש באותו יום בחודש. לכן, תרומה שניתנה ב-1 באוגוסט 2021 תחזור על עצמה ב-1 בספטמבר, 1 באוקטובר וכן הלאה.
אם התשלום החוזר שלכם נופל ב-31, אז בחודשים ללא יום 31, אנו נגבה את החיוב ב -30 בחודש, ולאחר מכן, נחזור ל -31 בחודש העוקב. לכן, תשלום שיבוצע ב -31 במרץ יחויב חודש לאחר מכן ב -30 באפריל, ובחודש אחריו ב -31 במאי.
כאשר תורם מבצע תרומה בתשלומים חכמים, התשלום שלו מתחלק לתרומות חודשיות חוזרות. כך שאם ב-1 בינואר תורם בוחר לתרום ₪10,000 בעשרה תשלומים חכמים, בפועל הוא מבצע תרומה בהו"ק של ₪1,000 למשך 10 חודשים.
כאשר תורם מבצע תרומה בתשלומים רגילים, הוא מחוייב על מלוא הסכום במועד ביצוע התשלום, ולאחר מכן, התשלום משולם לכם מדי חודש על פני מספר התשלומים שנבחרו. לדוגמה, אם ב-1 בינואר תורם מבצע תרומה של 10,000 ₪ בעשרה תשלומים רגילים, הוא יקבל קבלה בסך ₪10,000 מהראשון בינואר, אך הכספים ישולמו לכם רק באופן יחסי לאורך 10 חודשים (₪1,000 בכל חודש) .
שימו לב שבאזור כל התרומות של ה-CRM מתוך חשבונכם אתם תראו רק עסקה אחת, אך ע"י לחיצה על הכפתור הבא באזור הוראות קבע ותשלומים תוכלו לראות את הסכום והתאריכים שבהם תקבלו את התרומות העתידיות שנעשו בתשלומים:
חיפוש וסינון התשלומים בהו"ק
ישנם מספר מסננים בהם תוכלו לעשות שימוש כדי להציג ולנהל את התשלומים בהו"ק:
חפשו את התשלומים לפי שם התורם או כתובת הדוא"ל שלו
סננו לפי סטטוס ההוראה (פעילה, לא פעילה)
סננו לפי אמצעי תשלום (כרטיס אשראי, פייפאל, וכו ')
סננו לפי מטבע התשלום או מדינת התורם
סננו לפי קמפיין
סננו לפי תאריך התשלום האחרון
סננו לפי סוג התשלום (הו"ק חודשית, תשלומים חכמים וכו')
צפייה וניהול התשלומים בהו"ק
בטבלה תוכלו לראות מספר עמודות עם מידע עבור כל תרומה בהו"ק שנעשתה:
סוג התשלום בהו"ק. ואם מדובר בתרומה בתשלומים, תוכלו לראות את מספר התשלומים שנסלקו וכמה עוד נותרו (לדוגמא: 3 מתוך 12)
הסטטוס שלה (בין אם פעילה או הופסקה).
סכום התשלום בהו"ק וסך ההכנסות שקיבלתם מהוראה זו עד כה.
שם התורם. אם תלחצו על השם, המערכת תכניס אתכם לרשומת ה-CRM של התורם, שם תוכלו לצפות בכל היסטוריית הנתינה שלו.
שם הקמפיין בו בוצע התשלום (אם קיים).
תאריך תחילת החיוב של התשלום בהו"ק, והתאריך שבו בוצע התשלום האחרון.
תאריך התפוגה של כרטיס האשראי (במידה והתשלום בוצע באמצעות כרטיס אשראי).
אם התשלום בהו"ק נכשל, הסיבה לכך שהוא נכשל, והתאריך שבו נכשל.
תאריך החיוב הבא שנבצע עבור תשלום זה.
ביצוע שינויים בהוראת הקבע
לאחר מכן תראו מספר פעולות שתוכלו לבצע עבור כל תשלום בהו"ק:
 | לחיצה על סמל זה יאפשר לכם לחייב באופן מיידי את התשלום בהו"ק. כך שאם תשלום חודשי בהו"ק התחיל ב-1 בינואר, הוא יופעל לאחר מכן ב-1 בפברואר. אבל נניח שהיום הוא ה -20 בינואר, ואתם מחליטים שאתם רוצים לסלוק את התשלום בהו"ק מוקדם יותר - לחיצה על כפתור זה תאפשר לכם לעשות זאת. שימו לב שהתשלום בהו"ק יחזור על עצמו מדי חודש בתאריך שבחרתם להריץ אותו - בדוגמה זו, ב-20 בכל חודש. |
 | בלחיצה על סמל זה, תוכלו לעצור תשלום בהו"ק. |
 | בלחיצה על סמל זה, תוכלו לאתחל תשלום בהו"ק שהופסק. |
 | בלחיצה על סמל זה, תוכלו לשנות שני דברים:
|
 | בלחיצה על סמל זה, תוכלו לצפות בכל התשלומים שבוצעו עבור תשלום בהו"ק זה (סכום ותאריך). |
החלפה אוטומטית של כרטיסי אשראי שפג תוקפם או בוטלו
תרומות בתשלומים יכולות לעצור בשל מגוון סיבות, אך הסיבה הנפוצה ביותר היא שתאריך התוקף של הכרטיס פג, או שהכרטיס בוטל או הוחלף.
כדי למנוע מהדבר להשפיע על התרומות בהו"ק שלכם, הקמנו מערכת בשם 'תרומות אינסוף' (Infinity Donations), שבה אנו מעדכנים אוטומטית את אמצעי התשלום של התורם באמצעות הכרטיס החילופי החדש, מבלי שאתם או התורם צריכים לעשות דבר.
מה אנחנו עושים כאשר תשלום בהו"ק נכשל
במידה ותשלום בהו"ק נכשל, ננסה לסלוק אותו פעמיים נוספות (כך שאם נסלוק תשלום |
ב-1 בפברואר, ננסה שוב ב-2 וב-3).
אם התשלום החוזר יתחיל לעבוד מחדש באחד הניסיונות הנוספים, נסלוק את התשלום החוזר בתאריך החדש מדי חודש (למשל, ב-3 לחודש).
אם נקבל הודעת שגיאה המצביעה על כך שלכרטיס אין מספיק מסגרת לכיסוי התשלום, ננסה להפעיל את התשלום בהו"ק שוב ב-21 בחודש.
יצירת טופס תרומה ראשון לקבלת תרומות בהו"ק
בעת יצירת טופס תרומה 'מייסייט' (MYSITE), אתם יכולים להוסיף תדירויות תרומה שונות לטופס שלכם. אם תבחרו "חודשית" אז התורמים יוכלו לבצע תרומות חודשיות בהו"ק בטופס התרומה שלכם.
על מנת שטופס התרומה שלכם יפתח אוטומטית עם תדירות תרומה "חודשית" כברירת מחדל, פשוט הוסיפו freq=2 לכתובת (ל-URL) של טופס התרומה שלכם. כך שאם כתובת הטופס שלכם בד"כ היא - https://secureddonation.com/en/pay/leket2
פשוט שנו אותה ל - https://secureddonation.com/en/pay/leket2?freq=2
לחצו כאן כדי ללמוד עוד על הוספת פרמטרים לטופס התרומה.
סכומי תרומה חודשיים מוצעים
באפרותכם להציע סכומי תרומה ספציפיים עבור התרומות החודשיות.
כך שבעוד שאתם בוחרים סכומים גבוהים יותר כמו 100, 200, 500 ,1000 ו - 5000 כסכומים המוצעים לתרומות החד-פעמיות עבורכם, תוכלו לבחור סכומים קטנים יותר כמו 20, 50, 75, 100 ו-200 כסכומי התרומה שיוצעו עבור התרומות החודשיות.
שימו לב שאם לא תציעו סכומי תרומה, אנו נציג את סכומי ברירת המחדל הקיימים במערכת.
שימו לב ש'סכומי תרומה חכמים' (SmartSums) אלגוריתם הבינה המלאכותית שלנו שיוצר סכומי תרומה מוצעים המבוססים על היסטוריית התרומה של התורם שלכם, ייצור סכומי תרומה המותאמים לתורם שלכם.
יצירת קמפיינים לאיסוף תשלומים בהו"ק
יש לנו שתי דרכים ליצור קמפיינים שמטרתם לגבות תשלומים בהו"ק. לחצו כאן כדי ללמוד עוד.
קבלות על תשלומים חוזרים
כאשר תורם מבצע את תרומתו לראשונה, נשלח לו אישור תרומה בדוא"ל בהתאמה אישית, וקבלת מס בקובץ PDF בשם ארגונכם. לאחר מכן, כאשר התרומה תועבר אליכם מדי
חודש, ניצור קבלה חדשה, אך לא נשלח אותה לתורם.
אנו עושים זאת מסיבות אסטרטגיות - אנחנו לא מאמינים כי גיוס תרומות טוב "מזכיר" לתורם בכל חודש שהוא עדיין תורם - אלא שעדיף לתת לתרומה להפוך לחלק מהשגרה החודשית שלהם.
התורמים יכולים לגשת אל כל הקבלות שלהם בכל עת ( או בבוא הזמן לתשלומי מיסים) דרך חשבונם בישראל תורמת. באופן דומה, עותקי קבלות מופיעים תמיד בחשבונכם, כך שתוכלו בכל עת לייצא את קבלות התורם לכל תקופה מוגדרת ולשלוח לו בדוא"ל את קובץ ה- ZIP.
עם זאת, אם אתם מעדיפים שהתורמים יקבלו את הקבלות שלהם באמצעות דוא"ל על בסיס חודשי, עדכנו אותנו ונוכל להגדיר זאת עבורכם.
הגבלת מספר התרומות בהו"ק (חדש!)
אם תרצו, תוכלו לאפשר לתורמים שלכם להגביל את מספר החודשים שהוראת הקבע שלהם תימשך. למרות שזה עשוי לעודד אותם לעשות זאת כאשר הם אולי לא מודעים לכך, תמיד תיהיה לכם את האפשרות לעודד אותם להמשיך את הוראת הקבע שלהם לתקופה נוספת.
הוסיפו את הפיצ'ר הזה בשלב האחרון של אשף MYSITE בטופס התרומה שלכם.
אם במועד מאוחר יותר תרצו להאריך או לשנות את מספר החודשים שבהם הוראת הקבע תימשך, תוכלו לעשות זאת על ידי לחיצה על סמל העיפרון בדף הוראת הקבע של ה-CRM:
לאחר מכן יעלה החלון הזה, שבו תוכל לשנות את מספר הוראות הקבע:
מעקב לאחר עסקאות בתשלומים רגילים
כפתור זה ייצא רשימת אקסל של כל התשלומים העתידיים שניתנו בתשלומים קלאסיים. כאן תראו עמודות שכוללות את:
שם התורם
מספר התרומה
תאריך העסקה המקורי
"הסכום המלא" (סך כל התשלומים)
מספר התשלומים (לדוגמא 5 מתוך 12)
סכום כל תשלום שישולם
מתי בוצע החיוב המקורי
מתי יועבר התשלום האינדיוידואלי הזה
האם התרומה בתשלומים הופסקה באופן פתאומי על ידי התורם.