Iteras gør det let at fakturere dine abonnenter eller medlemmer, fordi de fleste processer er automatiserede. Hvis du er ny i bogføring, hjælper det at få et par nøglebegreber på plads først.
Fakturaer og kreditnotaer
Iteras holder styr på abonnementer og det, der leveres til hver abonnent. Når en kunde skal opkræves, genererer systemet en faktura - hvilket betyder, at nogen skylder dig penge.
Hvis du senere opdager, at du har faktureret for meget - fx fordi et abonnement blev annulleret - udsteder du en kreditnota. En kreditnota nedskriver den oprindelige faktura (i Iteras kan kun fakturerede beløb krediteres).
Eksempel: Du fakturerede 100 kr. og indser, at 50 kr. var for meget. Du udsteder en kreditnota på 50 kr. knyttet til den faktura. Den forfaldne saldo på fakturaen er nu 100 kr.− 50 kr. = 50 kr.
I praksis kan der så ske det, at kunden modtager kreditnotaen på 50 kr., og selv finder ud af regnestykket. Det foretrækker mange virksomheder. Private forbrugere, som i almindelighed er mindre bekendt med begreber som faktura og kreditnota, vil som regel bare gerne vide, hvad de skal betale. Derfor udsender Iteras som standard ikke kreditnotaer, men opdaterede betalingsanvisninger, hvor det krediterede beløb er fratrukket totalen, så man nederst kan se, hvad man nu skal betale.
Hvis du har faktureret for lidt, udsteder du en ny faktura for restbeløbet. Alternativt kan du kreditere den oprindelige faktura fuldt ud og udstede en erstatningsfaktura med det korrekte totalbeløb.
Rent teknisk ændrer vi ikke eksisterende fakturaer. Det er vigtigt at bevare en korrekt historik af hensyn til revision.
Indbetalinger og udbetalinger
Det er ikke nok at holde styr på, hvad der skyldes - pengene skal også komme ind. Hvis du fakturerer en kunde 100 kr., forventer du en indbetaling på 100 kr. kort efter.
Fordi Iteras er bygget til skalering, holder systemet indbetalinger adskilt fra fakturaer.
Hvis der findes en faktura på 100 kr., og du modtager 100 kr., allokerer Iteras betalingen til fakturaen og markerer den som fuldt betalt.
Hvis du senere krediterer 50 kr. på fakturaen, forbliver fakturaen fuldt betalt, men 50 kr. frigøres tilbage til betalingen som uallokeret. Du kan refundere de 50 kr. til abonnenten eller lade dem stå som tilgodehavende. Udstedes der et par måneder senere en ny faktura på 150 kr, vil de 50 kr. automatisk blive modregnet, så der resterer 100 kr..
Vigtigt: Allokering af en betaling udligner gælden på den konkrete faktura, men ændrer ikke fakturaens beløb. Den eneste måde at nedskrive en faktura på er via en kreditnota. En ny faktura på 200 kr. vil derfor stadig lyde på 200 kr., men kan vise, at 50 kr. allerede er betalt, så 150 kr. resterer at betale.
Nogle økonomisystemer viser ikke, hvilke konkrete fakturaer der er betalt - kun kundens samlede saldo. Iteras giver faktura-niveau præcision, fordi nogle kunder forventer, at en bestemt faktura står som betalt, når den er udlignet, og fordi det gør opfølgning på konkrete restancer nemmere. På hver kundes kontooversigt kan du se den samlede saldo, og på hver faktura og betaling kan du se, hvordan pengene er allokeret.
Fejl i indbetalinger (kun indbetalingskort)
Hvis der er fejl i en abonnents betaling, bliver det ofte løst automatisk.
Ved overbetaling viser Iteras et tilgodehavende, som automatisk modregnes i fremtidige fakturaer.
Ved underbetaling sender systemet en rykker på restbeløbet.
Hvis en betaling er foretaget på en anden faktura for samme abonnent, omfordeles beløbet automatisk. Om nødvendigt kan du manuelt frigive og genallokere beløbet.
Ubetalte fakturaer
Hvis en kunde slet ikke betaler, har du grundlæggende to muligheder:
Stop leverancen for at begrænse tabet.
Send en rykker for at få kunden til at betale.
Iteras gør automatisk begge dele. Rykkere i Iteras udstedes når vi når den dato fakturaen skulle være betalt på (forfaldsdatoen) plus en margen på nogle dage for at tage højde for at det på nogle betalingsformer kan tage nogle dage inden betalingerne er registreret automatisk i Iteras.
Med rykning opstår en masse interessante tilfælde så der er en del automatik i Iteras til at håndtere dette gnidningsfrit. Hvad f.eks. hvis en kunde er kommet til at betale 200 kr. i stedet for 205 kr.? Måske er det så bedre at eftergive, dvs. kreditere, de resterende 5 kr. i stedet for at sende en rykker på beløbet. Under indstillingerne kan man tilpasse automatikken efter hvad man synes er passende.
Rent teknisk behandles rykkerskrivelser i Iteras næsten som fakturerede ydelser; konceptuelt er det nemmest at tænke på dem sådan.
Økonomirapporter
Iteras har rapporter der viser de aggregerede fakturerede beløb, krediteringer, indbetalinger og udbetalinger. De kan bruges internt (fx til lønsomhedsanalyse) og til skat-/moms-rapportering.
Omsætning - viser, hvad der er faktureret og krediteret i en periode. Den viser også periodiseret indtægt, dvs. den del, der svarer til leverancer i perioden.
Eksempel: Fakturer 120 kr. den 1. januar for et års digitalt abonnement: det fakturerede beløb i januar er 120 kr., men den periodiserede (leverede) indtægt i januar er cirka 10 kr. (cirka, fordi januar har 31 dage, så det ikke er præcis 1/12). Det hjælper dig med at følge forudbetalte beløb, hvor leverancen endnu ikke er sket, hvilket også svarer til din leveringsgæld til abonnenten.
Fakturaer - viser fakturaer. Kan vise debitorer, dvs. fakturaer der endnu ikke er betalt.
Betalinger - viser alle indbetalinger og udbetalinger registreret i systemet; nyttig til at verificere pengestrømme og finde specifikke transaktioner.
Tilgodehavender - viser betalinger med overskydende beløb, der endnu ikke er allokeret.
Abonnentsaldi - viser en klassisk opstilling af abonnenters saldi opdelt i fh.t. tid.