LA PASSATION
1ïžâŁ avant la passation
faire des frises chronologiques des processus types
centraliser les mots de passe et liens importants
faire un notion avec les temps forts de ma communauté / le rÎle
Demander Ă quelqu'un d'externe de nous poser des questions sur tous les process
Clarifier la timeline de transition de responsabilité
Prévoir les modules de formation
Mettre sur une matrice les choses les plus urgentes, faciles Ă prendre en main VS moins urgentes, plus difficiles - prioriser les quick wins urgents
Prévoir la transition avec la cmté : comment expliquer son éloignement terrain ? comment présenter la nouvelle personne ? comment construire les liens et la confiance avec elle ?
Prévoir de prévenir les partenaires ou parties prenantes et les gens impliqués
2ïžâŁ le Jour J
Passation interne / avec la communauté
Faire appeler Ă la nouvelle personne des membres de la communautĂ© â on fait toujours ça pour ecowork et ça a le triple avantage de
1/ présenter le newbie,
2/ lui permettre de comprendre la communauté
3/ réactiver les membres et leur proposer une next steps
PrĂ©voir une immersion +++ pour la personne dans le programme : ĂȘtre participant, puis mob, supermob, et faire avec toi
Faire des mises en scénarios ensemble type "on a reçu ce message vénÚre de qqn" ou "on est en manque de mobs pour le prochain cycle qui se lance, que ferais-tu ?"
Un petit moment fun chaque semaine
Faire prendre un café à la personne avec les porteurs de fiches pratiques plutÎt que "tiens voilà les fiches pratiques". Comme ça on se rencontre et ça donne vie à la fiche plus concrÚtement Ex : chez ecov ils ont 1000 fiches que personne ne lit à l'arrivée car trop débordés, et ils ont besoin de mentors de vive voix
Exercice pour présenter la communauté
Ex : Lui faire faire des webinars par exemple
Avoir des objectifs mois par mois
Célébrer les petits succÚs de la personne pour lui donner confiance
petit dej surprise pour célébrer les succÚs
Aller sur le terrain Ă la rencontre des gens
Faire lire l'Activity report ?
Transparence sur les points de difficultés de la communauté
Accompagner sur la priorisation des missions et des chantiers
Passation auprĂšs des partenaires :
Anticiper le plus possible, ajouter la / le nouveaux échanges avec le client pour en sortir petit à petit, faire un dej pour apprendre à se connaßtre
Avoir des one des one pour rencontrer les partenaires
3ïžâŁ AprĂšs la passation
Signifier clairement quand la personne est en lead
Un café par semaine voir par mois - rendre clair la disponibilité de l'ancien
Ouverture sur l'inspiration et le métier de responsable de communauté
Finalement, quelques témoignages qui peuvent vous aider!
Les conseils et idĂ©es de Matthieu de CirculâR - en tant que personne sur le dĂ©part
Lors du recrutement : faire faire une Ă©tude de cas : pour recruter un nouveau responsable de communautĂ© chez CirculâR nous avons demandĂ© de travailler la programmation des Ă©vĂšnements et les liens entre les membres Ă 2024 et une projection sur le poste Ă 2030 pour voir comment le candidat projete CirculâR et embarquerait les membres
Lors du premier mois, faire le lien avec la core team puis la communauté plus large et les membres
Pour la passation, profiter des rituels dâonboarding des membres pour prĂ©senter le nouveau. Chez CirculâR : appel de lancement en trinĂŽme deux membres et un CirculâR
Les conseils et idées de Louise de B-Lab - en tant que personne sur le départ
Dans le processus de recrutement, je vous conseille de bien vous faire accompagner. Faire par exemple appel à un cabinet de recrutement thématique comme Birdeo.
Nous faisons aussi un cas dâĂ©tude : plutot orientĂ© sur offre dâaccompagnement
Pour la passation : aller avec la nouvelle recrue dans les bureaux de ses membres pour connecter au mieux
Pour faciliter la transmission du lien avec le nouveau, nous allons faire un tour de France des communautés membres
Les conseils et idĂ©es dâIsabelle de LâEnvol - en tant que personne sur le dĂ©part
Important de sensibiliser la direction sur les attentes quant Ă la nouvelle recrue.
Sensibiliser sur le fait quâil ou elle fera diffĂ©remment, chaque CB est unique et Ă des approches diffĂ©rentes selon sa personnalitĂ©. Il est important pour moi que la direction en ait conscience pour que mon successeur soit dĂ©barrassĂ© de la comparaison. Mettre la personne dans la position la plus confortable possible. Pas faire de rĂ©tention dâinformations. Je suis aujourdâhui la mĂ©moire de la communautĂ©, je connais son historique humain. Pas simple Ă transmettre. Importance de la connaissance des personnes. Je suis lâarchive de ma communautĂ©, je connais mes membres. Important de transmettre le pourquoi : ne perdons pas de vue lâa communautĂ© et ses membres, notre objectif, ce pourquoi nous sommes lĂ ! et que la nouvelle sâapproprie le chemin pour y arriver.
Les conseils et idées de Pauline de Label-Vie - en tant que nouvelle sur le poste
Ne pas faire une passation trop longue et thĂ©orique, 10jours câest bcp sur la thĂ©orie, faire 2-3 jours de thĂ©orie puis passer au collectif rapidement se focaliser sur lâhumain. Le plus important et de faire les liens, lâhumain au centre. Et permettre au nouveau de connaitre les membres.
Lorsque je suis arrivĂ©e aprĂšs quelques jours dâacclimatation thĂ©orique jâavais envie dây aller, mettre ma patte, tester, jâavais envie de faire Ă ma sauce. Le plus important pour moi câetait lâhumain ! Les process, je les prends en main petit Ă petit mais lâhumain jâavais besoin de connaitre les membres, partager mes valeursâŠ