LA PASSATION
1️⃣ avant la passation
faire des frises chronologiques des processus types
centraliser les mots de passe et liens importants
faire un notion avec les temps forts de ma communauté / le rôle
Demander à quelqu'un d'externe de nous poser des questions sur tous les process
Clarifier la timeline de transition de responsabilité
Prévoir les modules de formation
Mettre sur une matrice les choses les plus urgentes, faciles à prendre en main VS moins urgentes, plus difficiles - prioriser les quick wins urgents
Prévoir la transition avec la cmté : comment expliquer son éloignement terrain ? comment présenter la nouvelle personne ? comment construire les liens et la confiance avec elle ?
Prévoir de prévenir les partenaires ou parties prenantes et les gens impliqués
2️⃣ le Jour J
Passation interne / avec la communauté
Faire appeler à la nouvelle personne des membres de la communauté → on fait toujours ça pour ecowork et ça a le triple avantage de
1/ présenter le newbie,
2/ lui permettre de comprendre la communauté
3/ réactiver les membres et leur proposer une next steps
Prévoir une immersion +++ pour la personne dans le programme : être participant, puis mob, supermob, et faire avec toi
Faire des mises en scénarios ensemble type "on a reçu ce message vénère de qqn" ou "on est en manque de mobs pour le prochain cycle qui se lance, que ferais-tu ?"
Un petit moment fun chaque semaine
Faire prendre un café à la personne avec les porteurs de fiches pratiques plutôt que "tiens voilà les fiches pratiques". Comme ça on se rencontre et ça donne vie à la fiche plus concrètement Ex : chez ecov ils ont 1000 fiches que personne ne lit à l'arrivée car trop débordés, et ils ont besoin de mentors de vive voix
Exercice pour présenter la communauté
Ex : Lui faire faire des webinars par exemple
Avoir des objectifs mois par mois
Célébrer les petits succès de la personne pour lui donner confiance
petit dej surprise pour célébrer les succès
Aller sur le terrain à la rencontre des gens
Faire lire l'Activity report ?
Transparence sur les points de difficultés de la communauté
Accompagner sur la priorisation des missions et des chantiers
Passation auprès des partenaires :
Anticiper le plus possible, ajouter la / le nouveaux échanges avec le client pour en sortir petit à petit, faire un dej pour apprendre à se connaître
Avoir des one des one pour rencontrer les partenaires
3️⃣ Après la passation
Signifier clairement quand la personne est en lead
Un café par semaine voir par mois - rendre clair la disponibilité de l'ancien
Ouverture sur l'inspiration et le métier de responsable de communauté
Finalement, quelques témoignages qui peuvent vous aider!
Les conseils et idées de Matthieu de Circul’R - en tant que personne sur le départ
Lors du recrutement : faire faire une étude de cas : pour recruter un nouveau responsable de communauté chez Circul’R nous avons demandé de travailler la programmation des évènements et les liens entre les membres à 2024 et une projection sur le poste à 2030 pour voir comment le candidat projete Circul’R et embarquerait les membres
Lors du premier mois, faire le lien avec la core team puis la communauté plus large et les membres
Pour la passation, profiter des rituels d’onboarding des membres pour présenter le nouveau. Chez Circul’R : appel de lancement en trinôme deux membres et un Circul’R
Les conseils et idées de Louise de B-Lab - en tant que personne sur le départ
Dans le processus de recrutement, je vous conseille de bien vous faire accompagner. Faire par exemple appel à un cabinet de recrutement thématique comme Birdeo.
Nous faisons aussi un cas d’étude : plutot orienté sur offre d’accompagnement
Pour la passation : aller avec la nouvelle recrue dans les bureaux de ses membres pour connecter au mieux
Pour faciliter la transmission du lien avec le nouveau, nous allons faire un tour de France des communautés membres
Les conseils et idées d’Isabelle de L’Envol - en tant que personne sur le départ
Important de sensibiliser la direction sur les attentes quant à la nouvelle recrue.
Sensibiliser sur le fait qu’il ou elle fera différemment, chaque CB est unique et à des approches différentes selon sa personnalité. Il est important pour moi que la direction en ait conscience pour que mon successeur soit débarrassé de la comparaison. Mettre la personne dans la position la plus confortable possible. Pas faire de rétention d’informations. Je suis aujourd’hui la mémoire de la communauté, je connais son historique humain. Pas simple à transmettre. Importance de la connaissance des personnes. Je suis l’archive de ma communauté, je connais mes membres. Important de transmettre le pourquoi : ne perdons pas de vue l’a communauté et ses membres, notre objectif, ce pourquoi nous sommes là ! et que la nouvelle s’approprie le chemin pour y arriver.
Les conseils et idées de Pauline de Label-Vie - en tant que nouvelle sur le poste
Ne pas faire une passation trop longue et théorique, 10jours c’est bcp sur la théorie, faire 2-3 jours de théorie puis passer au collectif rapidement se focaliser sur l’humain. Le plus important et de faire les liens, l’humain au centre. Et permettre au nouveau de connaitre les membres.
Lorsque je suis arrivée après quelques jours d’acclimatation théorique j’avais envie d’y aller, mettre ma patte, tester, j’avais envie de faire à ma sauce. Le plus important pour moi c’etait l’humain ! Les process, je les prends en main petit à petit mais l’humain j’avais besoin de connaitre les membres, partager mes valeurs…