Professionals kunnen zelf een workflow voor een gebruiker opstarten, zelfs als deze nog geen account heeft. Dit betekent dat je altijd de benodigde acties kunt uitvoeren, zonder dat de gebruiker zelf iets in het portaal hoeft te doen.
Wanneer is dit handig?
✔ Vooraf afspraken inplannen – Bijvoorbeeld bij een PMO kun je voor productiemedewerkers afspraken alvast inplannen, zonder dat zij zelf iets hoeven te doen.
✔ Direct ondersteunen bij afspraken – Komt een gebruiker langs zonder geactiveerd account? Geen probleem! Start de workflow direct en begeleid de gebruiker verder.
Hoe werkt dit?
Om gebruik te maken van deze functie, moet het beheer eerst instellen dat professionals workflows mogen opstarten en de juiste professionals koppelen. Zodra dit is ingesteld, verschijnt de optie om een workflow te starten in het takenoverzicht van de professional.
Instellingen vanuit beheer
Als beheerder richt je een project in via de planner. Binnen dit project kun je acties van het type ‘Start workflow’ instellen. Bij het configureren van deze acties zie je bij ‘Visibility level’ drie opties:
Private employee: Beschikbaar voor de gebruiker wanneer deze is ingelogd.
Public employee: Beschikbaar voor de gebruiker vóór het inloggen.
Professional: Beschikbaar voor professionals.
Zet een vinkje bij Professional om ervoor te zorgen dat professionals de workflow mogen starten voor gebruikers.
Daarnaast moet je aangeven welke professionals de workflow mogen starten. Dit doe je via de overzichtspagina van het Scenario door op de knop ‘Professionals’ bovenaan de pagina te klikken. Vervolgens kun je hier professionals koppelen via de knop ‘Add professionals’.
Let er tenslotte nog op dat eventueel benodigde gegevens van de medewerker (zoals geslacht of geboortedatum) al zijn ingevuld bij de medewerker vanuit het beheer.
De workflow starten als professional
Log in als professional.
In je takenoverzicht verschijnt de ‘Start workflow’-actie die voor het project is ingesteld.
Klik op de titel van de taak en druk op de knop om de workflow te starten.
Er verschijnt een pop-up waarin je akkoord moet geven op de bijbehorende privacyverklaring. Zorg ervoor dat je vastlegt dat de gebruiker akkoord is met deelname.
Na het geven van akkoord wordt de workflow gestart.
Eventuele vervolgacties verschijnen onder ‘Gerelateerde taken’, zoals het verwerken van afspraken of invoeren van resultaten voor de gebruiker.
Met deze stappen kun je als professional eenvoudig workflows starten en gebruikers ondersteunen zonder dat zij een account nodig hebben.