Je wilt deelnemers uitnodigen voor jouw programma, bijvoorbeeld een PMO, een coachingsprogramma of een eenvoudig onderzoek. Maar hoe kan je dat het beste doen? De software van Johan.nl biedt vijf flexibele registratie routes. Elke route heeft zijn eigen voordelen zodat dit precies past bij jouw situatie en sluit de ervaring voor je deelnemers ook perfect aan bij jouw programma.
De 5 registratiemogelijkheden voor deelnemers:
Anonieme deelname - Deelnemers starten zonder account via een algemene link, volledig anoniem en direct toegankelijk. Ideaal voor snelle feedback scans (MTO/KTO).
Open registratie - Iedereen met de inschrijflink kan meedoen. Toegankelijk en deelnemers hoeven vooraf (nog) niet bekend te zijn in het systeem.
Gesloten registratie - Alleen vooraf geselecteerde deelnemers kunnen zich registreren en deelnemen. Je kunt deelnemers vooraf tags meegeven zoals afdeling, locatie etc.
Mail vanuit Johan - Deelnemers ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging vanuit Johan per e-mail en kunnen meteen aan de slag. Je kunt ook geautomatiseerde reminders instellen en deelnemen zonder account is mogelijk.
Registratie door professional - Een professional voegt de deelnemer toe en kan direct (vervolg)acties starten binnen het traject. Bijvoorbeeld wanneer onzeker is welke deelnemer wanneer komen.
Om van de verschillende registratie routes nog beter te begrijpen wat de voor en nadelen zijn, leggen wij dit hieronder verder uit:
🕵️ 1. Anonieme deelname
Laagdrempelige dataverzameling en volledig anoniem.
Bij deze route starten deelnemers via een algemene link - zonder noodzakelijk account en zonder registratie. Zij kunnen direct beginnen. Dat maakt deze optie perfect voor anonieme feedback of snelle zelfscans zoals medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), klanttevredenheidsonderzoek (KTO) of bijvoorbeeld korte evaluaties e.d.
Hoe ziet de anonieme registratie route eruit?
Bij het aanmaken van je project krijg je een eigen link
Deze link kan je zelf distribueren via e-mail, QR code of delen via het intranet
Deelnemer klikt op de link en kan direct de scan invullen
De gegevens worden realtime verzameld in een anonieme analytics dashboard
✅ Voordelen van deze registratie route:
Laagdrempelig deelnemen, zij kunnen direct aan de slag
Deelnemers hoeven geen account aan te maken
Deelnemers hoeven niet te worden geïmporteerd
Aanmeldlink kan verspreid worden via bijvoorbeeld QR-codes
Deelnemer kan zichzelf taggen (bijvoorbeeld afdeling of locatie).
⚠️ Mogelijke nadelen van deze route:
Geen mogelijkheid tot account aanmaken / eenmalige actie medewerker
Als deelnemer geen inzage in zijn of haar eigen resultaten
Minder controle op wie zich aanmeldt
🌐 2. Open registratie
Iedereen met de link kan deelnemen.
Met de open registratie route kan iedereen via een inschrijflink deelnemen. Het proces start met het aanmaken van een account door de deelnemer. Iedereen met de link kan deelnemen, er is namelijk geen toegangscontrole. Dit sluit goed aan bij grotere onderzoeken, sociaal domein, burgeronderzoek, onderzoek met willekeurige deelname. Ideaal dus om in te zetten via bredere communicatie zoals intranet, nieuwsbrieven of posters.
Hoe ziet de open registratie route eruit?
Bij het aanmaken van je project krijg je een eigen link
Deze link kan je zelf distribueren via e-mail, QR code of delen via het intranet of print
Deelnemer maakt eerst een veilig account aan
Een deelnemer kan zichzelf desgewenst taggen met de juist functie/afdeling/locatie
Dit account kan ook gebruikt worden voor verder onderzoek of deelname aan toekomstige programma’s.
De data wordt realtime verzameld in het analytics dashboard
✅ Voordelen van deze registratie route:
Deelnemers hoeven niet geïmporteerd te worden
Er is één algemene aanmeld link die gebruikt kan worden
Flexibiliteit door zelf verspreiding deelname link (via bijvoorbeeld QR-codes)
Medewerker kan zichzelf taggen (bijvoorbeeld afdeling, functiegroep, locatie)
⚠️ Mogelijke nadelen van deze route:
Minder controle wie zich aanmeldt, iedereen met link kan deelnemen
Direct starten met account aanmaken
Mogelijk foutieve tagging wanneer deelnemers zelf taggen
🔐 3. Gesloten registratie
Alleen genodigden laten deelnemen.
Net als bij open registratie start de deelnemer via een inschrijflink en maakt hij/zij een account aan. Het verschil? Alleen mensen die op de “gastenlijst” staan, kunnen deelnemen. Perfect als jij vooraf weet wie je wilt uitnodigen en een doorlopend onderzoek wilt aanbieden.
Hoe ziet de open gesloten registratie route eruit?
Bij het aanmaken van je project krijg je een eigen link, net zoals bij open registratie
Vooraf wordt een bestand met deelnemergegevens ingeladen, zo bepaal jij wie kan deelnemen
Deelnemers maken een account aan (na verificatie) en kunnen eventueel gegevens aanvullen
De deelnemer kan deelnemen aan het programma en met zijn of haar account ook aan toekomstige programma’s
De data wordt uiteraard realtime verzameld en in het analytics dashboard getoond
✅ Voordelen van deze registratie route:
Er is één algemene aanmeldlink die gebruikt kan worden
Link kan zelf verspreid worden via bijvoorbeeld QR-codes
Het is mogelijk om vooraf deelnemers de juiste tagging mee te geven (bijvoorbeeld functiegroep, afdeling, locatie)
Ook is het mogelijk om deelnemers zelf info aan te laten vullen bij de aanmelding.
Alleen deelnemers toelaten die op de gastenlijst staan.
⚠️ Mogelijke nadelen van deze route:
Deelnemergegevens moeten worden geïmporteerd
Na verificatie wordt als eerste gestart met het aanmaken van een acount
📧 4. Mail vanuit Johan
Wij sturen de uitnodiging voor je.
De deelnemer ontvangt automatisch een gepersonaliseerde e-mail vanuit Johan. Die bevat een unieke link waarmee de deelnemer direct kan starten. Een account aanmaken is niet direct nodig - dat kan later nog.
Hoe ziet de open gesloten registratie route eruit?
Deelnemers worden ingeladen in het systeem
Vanuit het Johan systeem ontvangen deelnemers een aanmeld link
Deelnemers kunnen direct starten met de vragenlijst of het onderzoek (of afspraak inplannen)
✅ Voordelen van deze registratie route:
Persoonlijke uitnodiging per mail via Johan
Direct starten zonder eerst account te maken
Vooraf per deelnemer de juiste tagging importeren mogelijk
Ook de mogelijkheid om deelnemer zelf informatie aan te laten vullen
Alleen medewerkers toelaten die zijn geïmporteerd
⚠️ Mogelijke nadelen van deze route:
Mogelijk fouten wanneer persoonlijke links doorgestuurd worden
Medewerker gegevens moeten vooraf worden geïmporteerd
👩⚕️ 5. Registratie door professional
Volledige regie bij de professional.
Via deze route kan de professional (bijvoorbeeld de bedrijfsarts, de coach of de PMO-coördinator) de registratie uitvoeren namens de deelnemer. Dit kan handig zijn wanneer je op zoek bent naar een meer flexibele oplossing waarbij vooraf bijvoorbeeld nog niet duidelijk is wie er gaat deelnemen en er ‘on the spot’ deelnemers komen binnen wandelen (je hebt dan immers niet de mogelijkheid om ze vooraf een uitnodiging te sturen). Ook is het fijn dat de professional dan direct vervolgacties kan inplannen zoals zoals het plannen van een vervolgafspraak.
Hoe ziet registratie door de professional eruit?
✅ Voordelen van deze registratie route:
Professional behoudt de regie
Deelnemers kunnen ‘on the spot’ deelnemer, vooraf uitnodiging is niet noodzakelijk
Combinatie met acties of begeleiding mogelijk
⚠️ Mogelijke nadelen van deze route:
De professional dient te aanmeldactie uit te voeren
Klaar om aan de slag te gaan?
Met deze vijf routes kun je jouw registratieproces helemaal afstemmen op je behoeften, communicatiekanalen én interne werkwijze.
Meer weten? Wij helpen je graag!
Wil je meer weten over de mogelijkheden van deze functionaliteit? Dan helpen onze adviseurs je hier graag mee. Plan eenvoudig een call in via onderstaande link op een tijdstip dat voor jou schikt: afspraak inplannen!