Dit gaat puur om het beheren van je beschikbaarheid; Wanneer de medewerkers deze afspraak kunnen inplannen, welke reminders er worden gestuurd, etc.
In de agenda tool (Calendar) kun je een eigen agenda inrichten. Per klant kun je een agenda beschikbaar maken, mét eventueel meerdere locaties en verschillende tijden en dagen. Of je nu drie dagen bij een klant aanwezig bent of dat deelnemers een jaar lang afspraken met je kunnen inplannen, dat maakt niet uit.
Om met de inrichting te starten, log je in als beheerder en ga je naar Calendar. Een dropdown menu laat zich zien. Kies voor Locations.
Bij Locations zie je vervolgens alle locaties die je hebt aangemaakt. Heb je nog geen locaties aangemaakt? Dan zie je hier uiteraard nog geen locaties staan. Heb je er heel veel? Je hebt de optie om bij Klant een klant te selecteren en via filter de lijst te specificeren op die specifieke klant.
Wil je een nieuwe locatie aanmaken? Klik op Create location. Hier kun je de gegevens invoeren van jouw locatie:
Naam: Bij naam voeg je de interne naam van de locatie toe. Deze is puur in te zien door beheerders en wordt NIET door deelnemers gezien.
Label: Dit is de naam van de locatie die naar deelnemers wordt gecorrespondeerd. Dit mág hetzelfde zijn als de titel, maar dat hoeft niet.
Omschrijving: Wil je een omschrijving toevoegen aan je locatie? Bijvoorbeeld waar iemand de locatie kan vinden? Doe dit hier. Let op: je kunt maximaal 150 karakters gebruiken.
Address: Vul hier het land, de plaatsnaam, de straat, het huisnummer en de postcode in van de locatie. Dit wordt aan de deelnemer gecorrespondeerd.
Indien je klaar bent, dan sla je jouw locatie op.
Het is ook mogelijk om binnen een hoofdlocatie meerdere locaties aan te maken. Indien dat nodig is, klik achter een locatie op detail locations.
Klik op Create location.
Naam: Bij naam voeg je de interne naam van de locatie toe. Deze is puur in te zien door beheerders en wordt NIET door deelnemers gezien.
Label: Dit is de naam van de locatie die naar deelnemers wordt gecorrespondeerd. Dit mág hetzelfde zijn als de titel, maar dat hoeft niet.
Omschrijving: Wil je een omschrijving toevoegen aan je locatie? Bijvoorbeeld waar iemand de locatie kan vinden? Doe dit hier. Let op: je kunt maximaal 150 karakters gebruiken.
Address: Vul hier het land, de plaatsnaam, de straat, het huisnummer en de postcode in van de locatie. Dit wordt aan de deelnemer gecorrespondeerd.
Indien je klaar bent, dan sla je jouw locatie op.
Het is ook mogelijk om binnen een hoofdlocatie meerdere locaties aan te maken. Indien dat nodig is, klik achter een locatie op detail locations.
Klik op Create location.
Naam: Bij naam voeg je de interne naam van de locatie toe. Deze is puur in te zien door beheerders en wordt NIET door deelnemers gezien.
Label: Dit is de naam van de locatie die naar deelnemers wordt gecorrespondeerd. Dit mág hetzelfde zijn als de titel, maar dat hoeft niet.
Omschrijving: Wil je een omschrijving toevoegen aan je locatie? Bijvoorbeeld waar iemand de locatie kan vinden? Doe dit hier. Let op: je kunt maximaal 150 karakters gebruiken.
Indien je klaar bent, dan sla je jouw locatie op. Wil je nieuwe locaties aanmaken of nieuwe locaties als onderdeel van de hoofdlocaties aanmaken? Herhaal bovenstaande stappen.
Calendar
Wanneer je locaties zijn aangemaakt, dan ga je terug naar Calendar in het uitklap menu. Kies nu voor Calendar.
Hier vind je een overzicht van alle kalenders die je al hebt aangemaakt. Is dit nog niet eerder gedaan? Dan is dit nog leeg.
Via de zoekfunctie of het filteren van klanten, kun je jouw kalenders specificeren.
Klik op Add new calendar en kies voor individual. (De groepsafspraken zijn momenteel nog in ontwikkeling.)
Hier kun je jouw agenda opzet aanmaken:
Titel: Bij titel voeg je de interne naam van de agenda toe. Deze is puur in te zien door beheerders en wordt NIET door deelnemers gezien.
Label: Dit is de naam van de agenda die naar deelnemers wordt gecorrespondeerd. Dit mág hetzelfde zijn als de titel, maar dat hoeft niet.
Omschrijving: Hier kun je eventuele info kwijt over de kalender, maar je mag deze ook leeg laten.
Klant: Kies hier de klant bij wie deze agenda hoort.
Calendar settings:
Annuleren: Kies hoelang van te voren de deelnemer de afspraak nog mag annuleren.
Bijwerken: Kies hoelang van te voren de deelnemer de afspraak nog mag aanpassen.
Short notice bookings: Kies hoe kort van te voren een deelnemer nog een afspraak mag inplannen.
Far away bookings: Kies hoe ver in de toekomst de deelnemer een afspraak mag inplannen. Het is mogelijk om een agenda van een jaar aan te maken, maar dat je vanaf de dag dat je deelneemt bijvoorbeeld maximaal 1 maand gerekend vanaf die datum een afspraak mag inplannen. Met elke dag dat ik later deelneem, schuift de agenda dus een dag op.
Als je alles hebt aangemaakt en ingevuld, klik op Aanmaken.
Je agenda is nu klaar om de beschikbaarheid aan toe te voegen. Klik achter jouw agenda op Availability.
Klik op add availability en kies één van de drie verschillende afspraak mogelijkheden:
- In person meeting: Een fysieke ontmoeting met de deelnemer
- Online meeting: Bijvoorbeeld een video call
- Phone call: Een telefoongesprek
Bestaat jouw agenda maar uit één type afspraak? Dan kies je alleen die. Het is wel mogelijk om meerderen aan te maken voor één klant.
Kies één van de meeting types (meest gebruikte is In person meeting).
Nu kun je jouw agenda aanmaken.
Calendar location: Kies hier de locatie waarbij deze agenda die je gaat aanmaken hoort. Let op: Heb je een hoofdlocatie aangemaakt met meerdere locaties daaronder, dan krijg je een extra tekstveld met detail location. Voeg daar die specifieke locatie toe.
Availability dates: Selecteer hier de data die je beschikbaar bent voor de afspraken. Selecteer zoveel mogelijk dagen waarbij de uren hetzelfde zijn. Ben je op 14, 15, 16 juli aanwezig van 10:00 tot 14:00 en bijvoorbeeld op 17 juli van 14:30 tot 17:00 dan kun je OF tijdsloten dichtzetten, OF kun je voor deze klant een tweede agenda maken. Klik op alle dagen die je dezelfde tijden beschikbaar bent. Gaat het over in een andere maand? Klik op het pijltje naar de volgende maand toe en selecteer daar ook de dagen die je beschikbaar bent.
What hours are you available?: Klik op ‘add time slot en maak hier je agenda aan. Selecteer de timeslots waarin je mensen kan ontvangen. Duurt een afspraak een uur en begin je om 09:00? Stel dan van 9 tot 10 uur in. De type betekent of dit tijdstip al direct open mag staan. Je kunt bijvoorbeeld zeggen ik ben drie dagen op een locatie, maar wil eerst zoveel mogelijk vullen op maandag en dinsdagochtend. Als ik dan een volle agenda heb en zie dat mensen niet meer kunnen registreren straks, dan kan ik snel de rest van de agenda per tijdstip open zetten voor deelnemers om ook op die tijden in te plannen.
Je kunt continu nieuwe timeslots aanmaken via add time slot. Wil je bijvoorbeeld een pauze tusseen 12:00 en 12:30? Dan laat je die tijd gewoon vrij tussen de time slots.
Ook kun je bij het aanmaken van de tijdsloten ook types kiezen:
Available: tijdslot kan geboekt worden door zowel medewerker als professional
Unavailable: tijdslot mag alleen door professionals worden ingepland.
Blocked: op dit tijdslot kunnen geen afspraken worden ingepland. Kan later vanuit beheer worden opengezet om alsnog een afspraak op in te plannen (bv. handig om hiermee het eerste tijdslot van de eerste dag te blokken als je dan nog zaken moet opbouwen).
Als je al je dagen en tijden hebt ingesteld klik je op opslaan. Je komt in de overzichtspagina:
Je ziet hier de data, tijdsloten, locatie, type en details van de kalender. Je kan aan deze dagen niet achteraf nog nieuwe tijden toevoegen bij de availability zelf.
Wil je timeslots open zetten of dicht doen? Klik bij acties op ‘Slots’. Je krijgt een overzicht van deze agenda en de timeslots. Wil je extra dagen toevoegen? Dan dien je dit via add slots in dit menu te doen. Je dient wel de dag en de slots opnieuw in te stellen.
Via bewerk achter een timeslot, kun je een slot openen of juist sluiten door het type aan te passen en op te slaan.
Je hebt nu je agenda aangemaakt! Verzorgt Johan jouw verdere implementatie? Laat weten dat de agenda klaar staat. Johan zal deze implementeren. Heb je een training gevolgd en kun je dit zelf beheren? Dan kun je de agenda koppelen aan je product en project via de gekregen instructies.