Sobald sich ein Auftrag in Produktion befindet kann dieser auch abgerechnet werden. Egal in welchem Status sich das produkt befindet, Du startest deine Abrechnung immer bei der Nachkalkulation.
Unter Buchhaltung/Abrechnung kannst Du direkt nach Aufträgen, Produkte oder Schlagwörter suchen und direkt die Nachkalkulation erstellen.
Rechnung werden an die allgemeine Emailadresse gesendet. Wenn ein zusätzlicher Ansprechpartner angegeben ist wird die Rechnung direkt an den Ansprechpartner gesendet und eine Kopie an die allgemeine Emailadresse Die Adresse kannst du unter "Organisationen" hinterlegen.
Bei Buchhaltung/Ausgehende Rechnungen findest Du nicht nur alle fakturierten Rechnungen, Du kannst hier auch den CSV-Export für Deine Buchhaltung durchführen.
Keyline exportiert Dir immer alle vorgefilterten Datensätze.
Du kannst also nach Zeitraum oder nach z.B. Kunde einen Filter setzen und exportierst Deinen ausgewählten Bereich.
Wenn Du ein ganz individuelle Datum wählen willst, kannst Du dieses oben in der URL auch manuell anpassen.
Du kannst jederzeit auch ohne Auftrag Rechnungen in Keyline erstellen. Hierfür einfach auch Buchhaltung/Ausgehende Rechnungen klicken und eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellen.
Sämtliche Daten, Parameter und Rechnungspositionen mit Beschreibungstext und Buchungskategorien können manuell ausgefüllt werden.
Alle Rechnungen aus Keyline entsprechen dem X-Rechnung bzw. ZugFerd-Standard.
Du kannst über über das Userinterface dierekt die XML runterladen, oder auch das PDF, welches auch das XMP eingebettet hat.
Damit eine XML erstellt werden kann, musst Du im Adminbereich einige Angaben wie USt-IdNr.-Nummer, Geschäftsführer, etc hinterlegen.
Auch über die API kannst du das XML abfragen:
https://app.keyline-mis.com/api/v2/accounting/customer_invoices/{invoice_ID}Header:
Accept application/xml
Beachte, dass der Organisationsname der korrekten Firmierung entspricht. Dies ist auch Bestandteil der der XML. Außerdem werden pro Produkt und Order jeweils nur eine Referenz unterstützt. Keyline schreibt die jeweils erste Referenz mit in die XML hinein.
🚨 Besonderheiten für E-Rechnungen/ ZugFerD:
Bei jeder Organisation kannst Du die Elektronische Rechnungsadresse hinterlegen.
Das Feld wird auch als BT-10 bzw. Leitweg-ID bezeichnet.
Du kannst auf Orderebene Referenzen mitgeben, die dann automatisch in das XML reingeschrieben werden:
Die Referenzen können optional natürlich auch direkt bei der Rechnung eingegeben werden.
BT-13 – Purchase Order Reference (Bestellnummer)
Definition: Dieses Feld enthält die vom Käufer vergebene Bestellnummer.
Verwendung: Es dient der eindeutigen Zuordnung der Rechnung zu einer vorherigen Bestellung oder einem Auftrag.
Pflichtfeld: Wenn der Auftraggeber bei der Bestellung eine Bestellnummer bereitstellt, muss diese in der E-Rechnung im Feld BT-13 angegeben werden.
BT-19 – Buyer Accounting Reference (Buchungsreferenz des Käufers)
Definition: Dieses Feld gibt an, wie die Rechnung in den Finanzkonten des Käufers verbucht werden soll.
Verwendung: Es ermöglicht dem Käufer, die Rechnung intern korrekt zuzuordnen, beispielsweise zu einer Kostenstelle oder einem Projekt.
Pflichtfeld: Die Angabe in BT-19 ist optional und wird verwendet, wenn der Käufer spezifische Buchungsinformationen bereitstellt.
✅ Gültige Beispiele:
key = "BT13" # kein Bindestrich, Zahl 13
key = "BT-13" # mit Bindestrich, Zahl 13
key = "bt13" # kleingeschrieben, erlaubt durch `i` (case-insensitive)
key = "Bt-13" # gemischt groß/klein
key = "BT19" # kein Bindestrich, Zahl 19
key = "bt-19" # mit Bindestrich, klein geschrieben
key = "Bt19" # gemischt, kein Bindestrich
key = "BT-19" # klassisch
❌ Ungültige Beispiele
key = "BT-20" # 20 ist nicht erlaubt
key = "BT1319" # keine exakte Zahl, sondern Kombination
key = "XBT-13" # beginnt nicht mit exakt BT
key = "13BT" # Reihenfolge falsch
key = "BT-13abc" # endet nicht genau nach Zahl
key = " BT-13" # Leerzeichen am Anfang
key = "BT--13" # doppelter Bindestrich
Hier findest Du noch eine PDF-Datei mit der ausführliche Beschreibung der einzelnen Felder. Die Datei kannst du gerne deinem Buchhalter zur Verfügung stellen, damit der Import definiert werden kann.